IT-afdelingen på Chalmers tekniske universitet har næsten 90 medarbejdere og er en såkaldt resultatafdeling.
”Det betyder, at vi fungerer som et internt konsulentselskab, og vi fakturerer vores timer til de andre afdelinger på Chalmers. Derfor skal vi have styr på hvor meget tid vi bruger på vores ting, selvom vi kun arbejder for Chalmers ansatte og studenter,” siger Maral Alaghi.
Inden IT-afdelingen i 2018 skiftede til TimeLog, brugte organisationen et andet velkendt system for tidsregistrering.
”Men det system var bøvlet at bruge, og det var meget svært at trække rapporter ud. Tre gange om året sender jeg bilag til fakturering ud til vores økonomiafdeling. Med det gamle system tog det næsten to dage, da vi måtte lave store dele af arbejdet manuelt. Med TimeLog tager det mindre end to timer.”
Beslutningen om at skifte system blev taget i fællesskab af Maral Alaghi og resten af IT-afdelingens ledelsesgruppe.
”I vores tidligere system var alt mere bøvlet, og systemet blev desuden dyrere og dyrere. Vi bruger skattepenge, så omkostningerne er vigtige. Og da vi desuden ikke var tilfredse med systemet, begyndte vi at kigge på forskellige alternative systemer.”
Efter en grundig beslutningsproces faldt valget til sidst på TimeLog.
”Det som afgjorde sagen, var brugervenligheden. TimeLog er meget nemt og logisk, og man skal ikke klikke 100 steder for at komme nogen vegne. Den visuelle oplevelse er også meget fin. Vi taler om UX hele tiden i vores branche. Det er enormt vigtigt.”
Medarbejderne synes også godt om mobilappen, fortæller Maral Alaghi.
”Nu kan de tidsregistrere på bussen på vej hjem, hvis de vil. Tidligere var der meget brok og kritik med anledning af tidsregistreringen. Men nu er folk meget tilfredse.”
Maral Alaghi sætter også pris på, at medarbejderne kan tilføje sig selv på projekter. Så skal administratorerne ikke lave det som ekstraarbejde.
”I vores gamle system kunne man kun have administratorer og brugere. Men i TimeLog kan man give flere rettigheder til medarbejderne, så de fx kan trække projektrapporter - uden at være administratorer. Nu har vi kun nogle få personer, som er administratorer, mens vi tidligere måtte give flere administratorrettigheder.”
Andre TimeLog-funktioner som Maral Alaghi påskønner er, at det er nemt at oprette nye projekter, og at det er hurtigt at trække forskellige typer af rapporter ud.
”Vi mistede en masse tid tidligere, da det var svært at trække rapporter ud. Det er meget nemmere og bedre med TimeLog,” siger Maral Alaghi.
Hendes bedste råd til andre er at begynde med at specificere organisationers behov og krav og derefter vælge det system, der passer bedst.
”Sådan gjorde vi da vi skulle skifte tidsregistreringssystem. Og vi fik et meget godt system som vi er meget tilfredse med,” siger Maral Alaghi.