Infozone har godt 50 ansatte og kontor i Stockholm, Örebro, Lund og USA. Før virksomheden skiftede til TimeLog i begyndelsen af 2021 tidsregistrerede de i en anden, velkendt online-løsning.
”Men vores tidligere system kunne ikke håndtere vores nye prismodeller. Og samtidig kunne det knap nok håndtere almindelige abonnementer. Det var bøvlet at fakturere den samme pris hver måned, da fakturabilagene ikke blev dannet automatisk,” siger Olga Baradzinskaya.
Infozones primære prismodel er medgået tid. Men konsulentselskabet bruger også blandt andet klippekort, abonnementer og faste opgaver, hvor et fastsat antal konsulenttimer indgår i prisen og resterende timer faktureres løbende.
”Med TimeLog kan vi skille dem ad, sådan at eksempelvis de første ti timer ikke er fakturerbare og resten bliver fakturerbare. Med vores tidligere system fik vi problemer, når vi miksede faste opgaver og medgået tid på den måde. Vi skiftede til TimeLog fordi systemet er meget let at tilpasse. Fleksibiliteten gør, at vi kan håndtere alle nye prismodeller på en tidseffektiv måde,” siger Olga Baradzinskaya.
Hun er også glad for, at TimeLog tydeligt markerer, når timerne i et klippekort er sluppet op, så yderligere timer kan faktureres.
”En anden ting jeg virkelig kan lide er, at TimeLog er moderne og brugervenligt. Og man kan nemt rette hvis man gjort noget forkert.
I det gamle system kunne man ikke selv rette, hvis man havde lavet en fejl og derefter havde sendt faktureringsbilaget til bogføringsprogrammet.”
Ifølge Olga Baradzinskaya er det også meget hurtigere at flytte fejlregistrerede timer mellem projekter i TimeLog.
”Den funktion er meget værdsat. TimeLog har også fine rapporter. Vi bruger vores egenudviklede BI-løsning til analyser. Men TimeLogs rapport ”Intern/ekstern analyse” bruger vi rigtigt meget. Den giver godt overblik over nuværende status på ethvert
tidspunkt. Og feriekalenderen er også super god, og vi bruger den flittigt. Generelt er det meget nemmere nu at oprette de rapporter og få de data, vi har brug for.”
Infozone bruger TimeLog til tidsregistrering, udgiftsregnskaber, lønstyring, faktureringsgrundlag og rapporter. TimeLog er integreret med lønsystemet Visma Løn samt regnskabsprogrammet Fortnox.
”Vi er meget tilfredse med den automatisering som integrationen mellem TimeLog og Fortnox medfører. Det var nemt at tilslutte begge systemer til hinanden ved hjælp af API'et. Alle faktureringsoplysninger – inklusive kunder, projekter og kostcenter – kommer med fra TimeLog. Det betyder, at vi sparer tid når fakturaer skal sendes fra Fortnox,” siger Olga Baradzinskaya.
Funktionen for overførsel af kostcenter – det vil sige hvilken medarbejder, der har udført arbejdet – er udviklet af TimeLog på forespørgsel fra Infozone, og er nu tilgængelig for alle TimeLogs kunder.
”Denne funktion er vigtig for os eftersom vi følger op på kostcenter med vores BI-værktøj. TimeLog lytter til kundernes meninger og behov – man får meget fin respons. TimeLogs system er konstant under udvikling og det er vigtigt for os,” siger Olga Baradzinskaya.