Tåga har 14 konsulenter, der arbejder med opgaver inden for fortrinsvis økonomi og arbejdsmiljø i Norrbotten i det nordlige Sverige.
Inden virksomheden skiftede til TimeLog blev tidsregistreringen varetaget i en anden velkendt online-løsning.
”Men vores tidsregistreringssystem kunne ikke snakke med vores økonomisystem, Fortnox. Det betød, at der var et meget stort arbejde at fakturere konsulenttimerne. Jeg måtte printe alt ud fra tidsregistreringssystemet i papirformat. Derefter sad jeg med papirlisterne og lavede alle fakturaer manuelt i Fortnox,” siger Jessica Nilsson.
Lønningerne blev håndteret i en søsterløsning til tidsregistreringssystemet. Og selv om løsningerne var integrerede med hinanden måtte Jessica Nilsson bruge en hel del manuelt arbejde, fortæller hun.
”Jeg oplevede at jeg var nødt til at kontrollere lønningerne hver måned, da de ikke altid blev korrekte. Desuden syntes jeg, at programmet var komplekst og omstændigt. Og der var brug for utroligt mange klik hele tiden.”
Da hun begyndte at arbejde for Tåga i 2019 havde virksomheden 12 konsulenter. Faktureringen af deres konsulenttimer tog mere end en hel dag pr. måned, og lønafregningen mere end to timer.
”Især faktureringsdelen var uacceptabel. Og da vi desuden planlagde at vokse og ansætte flere, var vi nødt til at gøre noget ved situationen. Man kan godt tidsregistrere i Fortnox, men det handler mest om at registrere fravær og tilstedeværelse. Vi havde brug for flere detaljer og dybere indsigt,” siger Jessica Nilsson.
Tåga ville gerne blive ved med at bruge Fortnox, og havde desuden besluttet sig for at begynde at bruge løsningen - også til lønadministration. Så det var vigtigt, at det nye tidsregistreringsprogram kunne integrere med Fortnox.
”Vores ejere gav mig frie hænder til at vælge den mest hensigtsmæssige løsning. Og til sidst valgte jeg TimeLog. Det var mange småting, der ledte frem til den beslutning. Blandt andet at programmet er nemt, tydeligt og pænt,” siger Jessica Nilsson.
Tåga har nu brugt TimeLog siden efteråret 2020, og løsningen overgår allerede Jessica Nilssons forventninger.
”Tidsforbruget for fakturering og lønstyring er mindsket med mere end 75% med TimeLog, selv om vi er blevet flere ansatte. Desuden synes vores konsulenter, at programmet er smidigere at håndtere end vores tidligere løsning. Og vores controller siger at den økonomiske rapportering til vores ejere og personalemøder går meget hurtigere og nemmere end før.”
Den månedlige fakturering er nu stort set automatiseret og tager kun to timer om måneden for Jessica Nilsson.
”Og når jeg siger to timer så indregner jeg alt. Fra at gennemgå at alle ansatte har oplyst deres tid korrekt, at projekterne ser rigtige ud, og til at jeg overfører fakturabilagene til Fortnox, hvor jeg sender og bogfører dem. Nogle af vores kunder vil gerne, at vi specificerer, hvad vores konsulenter har lavet dag for dag. Så henter jeg den rapport i TimeLog og vedhæfter den til fakturaen. Det indgår også i de to timer. Så TimeLog har mindsket tidsforbruget helt enormt.”
En anden vigtig fordel er at alle konsulenttimer rent faktisk bliver faktureret nu, fortæller Jessica Nilsson.
”Man kommer nemt til at glemme at skrive en værdi, som man glemmer at fakturere, når man laver faktureringen manuelt. Med TimeLogs integration til Fortnox kommer alt med automatisk, så vi ikke misser at fakturere timer mere.”
Også lønstyringen er nu i stort set blevet automatiseret og Jessica Nilsson skal kun bruge omkring en halv time om måneden på den.
”Jeg henter bare lønbilagene i TimeLog og indlæser dem i Fortnox. Og så gennemgår jeg dem, så det ser korrekt ud. Derefter er lønningerne færdige. Det er meget smidigt.”
Automatiseringen har ført til reduceret brug at papir - både i forhold til lønstyring og fakturering.
”Før TimeLog printede jeg masser af papirer ud, som desuden skulle opbevares et sted. Det slipper jeg for nu.”
At komme godt i gang med TimeLog gik nemt og smertefrit, fortæller Jessica Nilsson.
”Vi havde tre workshops med TimeLogs konsulenter for at gennemgå de indstillinger, der var brug for, og så var vi i gang. Og efter det har jeg kun brugt supporten én gang. TimeLog er tydeligt og nemt – man behøver ikke være et computergeni for at klare det.”
Det var også hurtigt og nemt at integrere TimeLog og Fortnox takket være det standardiserede API.
”Vi integrerede faktureringen og lønningerne sammen med TimeLogs konsulenter, og det var meget nemt – nogle få klik og så var det klart. Og integrationen har fungeret perfekt siden. Det er jo ikke ualmindeligt at integrationer giver bøvl. Men TimeLogs integration har fungeret fantastisk."
Jessica Nilsson er meget tilfreds med TimeLog og kan ikke se en eneste ulempe ved løsningen.
”Og jeg har kun et eneste forbedringsforslag. Det er, at der skal være muligt at indstille sådan, at de bilag som nogle kunder vil have vedhæftet til deres fakturaer skal medfølge automatisk fra TimeLog til Fortnox.”
TimeLog udvikler løsningen fortløbende og har for nyligt investeret i en endnu større udviklingsafdeling, og det der styrer hvilke nye funktioner, der bliver lavet, er kundernes feedback. Jessica Nilsson håber derfor at hendes ønsker vil blive tilgodeset inden for kort tid.
Det bedste råd Jessica Nilsson har til økonomer på andre konsulentfirmaer er at skifte til TimeLog.
”TimeLog er et meget godt program. Den tidsbesparelse jeg har fået er enorm, og der er ingen grund til ikke at få den. Hvis man har ti ansatte eller flere, kan administrationen tage meget lang tid. Jeg arbejder ikke kun med vores interne økonomi, jeg er også konsulent. Og nu hvor jeg har fået frigjort tid betyder det at vi kan tage flere kunder ind,” siger hun.