Resurshantering är en avgörande aspekt av ditt företags verksamhet när det gäller att driva affärsframgång. Och det kan vara en viktig vändpunkt för företagets lönsamhet om du kan hantera dina resurser på ett effektivt sätt.
Det innebär att identifiera resurskrav, fördela resurser effektivt, optimera resursutnyttjandet, hantera resursbegränsningar och övervaka resursanvändningen.
Det finns olika typer av resurser som krävs för varje företag - från finansiella resurser till lager, produktionsresurser, mänskliga resurser, informationsteknik och naturresurser.
Enkelt uttryckt är det ditt företags Tetris-spel.
Många organisationer har en gemensam syn på resursplanering och antar att det kommer att leda till effektiv resursfördelning och framgångsrika projektresultat. Och det ser ofta ut så här:
I praktiken misslyckas dock detta tillvägagångssätt ofta, vilket leder till över- eller underutnyttjande av resurser, missade deadlines och kostnadsöverskridanden. De tre främsta orsakerna till dessa fallgropar är följande:
Detta är vanligtvis den största utlösande faktorn. Teamen prioriterar ofta brådskande uppgifter framför viktiga men inte brådskande uppgifter, t.ex. kapacitetsplanering.
Brådskande uppgifter kräver omedelbar uppmärksamhet och åtgärder, medan viktiga men inte brådskande uppgifter kan skjutas upp. Kapacitetsplanering är dock en viktig komponent i resursplanering som inte bör förbises.
Kapacitetsplanering innebär att man prognostiserar resursbehovet och ser till att det finns tillräckligt med resurser för att slutföra projekt inom den angivna tidsramen, inklusive:
Om kapacitetsplaneringen förbises kan resurserna bli överbelastade med arbete eller inte ha tillräckligt med arbete att utföra, vilket leder till ineffektivt resursutnyttjande och missade projektdeadlines.
Teamen kan skapa en kapacitetsplan som beskriver de resurser som behövs för varje projekt och den förväntade utnyttjandegraden. Denna plan bör regelbundet ses över och uppdateras för att återspegla förändringar i projektkrav eller resurstillgänglighet.
Verktyg för resursplanering kan vara mycket effektiva för att optimera resursutnyttjandet och säkerställa att projekten slutförs i tid. Dessa verktyg måste dock integreras med projektledningsverktyg och tidrapporteringssystem för att vara effektiva.
Utan integration kan resursplaneringen bli en fristående och tidskrävande process som leder till fel och inkonsekvenser i data.
Dessutom kanske teamen inte har en tydlig översikt över resurstillgänglighet och utnyttjandegrad, vilket leder till suboptimal resursallokering.
Med rätt integrationer på plats har ni tillgång till realtidsdata om resurstillgänglighet, utnyttjandegrad och projekttidsplaner, vilket gör att teamen kan fatta välgrundade beslut om resursfördelning.
Resursplanering är inte bara projektledarens eller resursansvarigs ansvar. Det är ett teamarbete som involverar alla intressenter i projektet, inklusive:
När resursplaneringen inte är en laginsats kan det leda till:
Till exempel kanske teammedlemmarna inte kommunicerar sina resursbehov på ett effektivt sätt, eller så kanske avdelningscheferna prioriterar sin avdelnings resurser framför andra.
Regelbunden kommunikation och samarbete mellan teammedlemmar, avdelningschefer och högre chefer kan bidra till att resursplaneringen blir ett lagarbete som bidrar till att projektet blir framgångsrikt.
Bristen på uppdaterade och tillförlitliga data kan leda till att man inte litar på informationen, vilket i sin tur leder till att processen stannar upp och att man förlitar sig på e-postkommunikation. Vad händer då?
Vanligtvis kan det leda till att processer blir ineffektiva och i slutändan misslyckas på grund av bristande medvetenhet om behovet av att upprätthålla flexibilitet i resursplaneringen.
När man måste ägna mer tid åt manuellt arbete blir det extremt tidskrävande och man får mindre tid över till viktigare uppgifter. Dessutom kan det leda till fel och felaktigheter, vilket kan få en dominoeffekt på resten av projektet eller processen.
Men dessa fallgropar stannar inte där.
En ineffektiv resurshantering kan vara skadlig för teammedlemmar som kan känna att deras färdigheter inte utnyttjas till sin fulla potential.
Att förlita sig på manuellt arbete hämmar i slutändan produktiviteten och effektiviteten, vilket kan ha en negativ inverkan på ett projekts eller företags framgång.
Med ett välintegrerat resurshanteringssystem kan du snabbt identifiera om projektplanen är realistisk och varna kunderna om det behövs mer resurser eller om det finns några problem.
Det är också viktigt att ha ett CRM-system (Customer Relationship Management) för att spåra kundinteraktioner och identifiera möjligheter till affärstillväxt. Dessutom kan tidsregistrering och individuella kalendrar göra planerat arbete synligt och hålla alla på samma sida när det gäller projektets tidsramar.
När dessa system fungerar tillsammans kan du skapa en process för intäktsprognoser som stöds av data, vilket möjliggör välgrundade beslut om projektval och resursallokering för maximal lönsamhet.
Prioriterad resurshantering säkerställer effektiv resursanvändning, vilket leder till större framgång och affärstillväxt
Många konsultföretag står inför utmaningen att säkerställa att deras projekt är lönsamma på grund av verksamhetens natur.
Det arbete de utför är vanligtvis projektbaserat, och varje projekt har en unik uppsättning krav och begränsningar. Det kan vara svårt att göra en korrekt uppskattning av de resurser som krävs för varje projekt och att hantera dessa resurser på ett effektivt sätt för att leverera projektet i tid och inom budget.
Dessutom arbetar konsultföretag ofta med kunder som har sina egna mål och prioriteringar, vilka ibland kan stå i konflikt med företagets lönsamhetsmål. Alla dessa faktorer gör det svårt för konsultföretag att konsekvent leverera lönsamma projekt.
Enligt vår senaste SPI Industry Benchmark visade det sig att resurshantering används mest av företag som befinner sig på nivå 3 i SPI:s mognadsmodell.
Effektiv resurshantering har en direkt koppling till och är mycket viktig för följande nyckeltal (KPI:er):
Detta nyckeltal ger insikter om projektens storlek, omfattning och varaktighet, vilket kan vara användbart för att utvärdera organisationens resultat.
Resurshantering i sig ökar inte intäkterna direkt. Det ger dock en översikt och verktyg för att öka intäkterna per projekt.
Genom att ha en bättre förståelse för tillgängliga resurser kan en organisation fatta mer välgrundade beslut om vilka resurser som ska allokeras till ett projekt.
På så sätt kan man undvika att använda de dyraste resurserna för varje projekt och därmed maximera intäkterna för projektet.
Genom att använda en blandning av resurser med olika kompetens och erfarenhetsnivåer kan en organisation se till att projektet slutförs effektivt samtidigt som kostnaderna minimeras. Detta tillvägagångssätt kan leda till högre intäkter per projekt och större lönsamhet för organisationen.
Förmågan att leverera projekt i tid är avgörande för alla serviceorganisationers framgång, särskilt för dem som fakturerar sina kunder för det utförda arbetet.
Projektförseningar kan ha en negativ inverkan på både lönsamhet och kundnöjdhet, och att mäta andelen projekt som levereras i tid är därför en viktig KPI.
När ett företag ökar sin processmognad minskar det manuella arbetet och automatiseringen ökar, vilket gör att teammedlemmarna kan fokusera på att leverera arbete i stället för att hantera administrativa uppgifter.
Med bättre resurshantering på plats kan teamen fördela resurser effektivt och planera projekt mer ändamålsenligt, vilket leder till ökad sannolikhet för att projekten levereras i tid.
Genom att konsekvent hålla deadlines för projekt kan ett företag bygga upp ett rykte om tillförlitlighet, vilket kan leda till återkommande affärer och positiva rekommendationer från nöjda kunder. Att mäta och förbättra andelen projekt som levereras i tid är därför en viktig aspekt för att driva företagets tillväxt och framgång.
Att ha en standardiserad leveransmetodik på plats säkerställer konsekventa projektresultat och kvalitet. Denna KPI mäter andelen projekt där en strukturerad leveransmetodik används, som införlivar bästa praxis och kunskap i projekten.
Ett standardiserat ramverk inkluderar vanligtvis:
Detta effektiviserar inte bara projektleveransprocessen, utan säkerställer också att samma kvalitetsstandarder tillämpas på varje projekt.
Att implementera standardiserade processer är ett viktigt steg mot att uppnå processmognad inom ett företag. Genom att ha konsekventa förfaranden och metoder på plats kan organisationer lättare identifiera förbättringsområden och optimera sin projektleveransmetod.
I slutändan leder detta till en mer effektiv resursanvändning, projektresultat av högre kvalitet och ökad kundnöjdhet.
Allt detta innebär att vinsten i sig ökar med effektiv resurshantering. Men resurshantering är mer än att bara öka vinsten.
Effektiv resurshantering kan också ha en indirekt positiv inverkan på medarbetarnas välbefinnande, eftersom det kan minska den stress och oro som är förknippad med att missa deadlines eller vara överbelastad med arbete.
När projekten levereras i tid och det finns en tydlig förståelse för vilka resurser som behövs för att slutföra dem kan medarbetarna få en mer balanserad arbetsbelastning, vilket leder till ökad arbetstillfredsställelse och allmänt välbefinnande. Detta kan också leda till att fler medarbetare stannar kvar och till en positiv företagskultur.
Slutsatsen är att om ett företag vill blomstra är det avgörande att göra resurshantering till en topprioritet.
Tyvärr har många företag en strategi för resursplanering som passar alla, men som inte fungerar eftersom de inte tar hänsyn till följande:
När resurshanteringen inte håller måttet kan det orsaka en mängd olika problem, till exempel:
Den goda nyheten är att ett gediget resurshanteringssystem som integreras väl kan vara svaret på bättre resursanvändning i utbyte mot effektivitet och starkare affärstillväxt.