Serviceutförande, eller leveransstyrning, är avgörande när företag behöver omvandla sina kreativa, rådgivande eller strategiska projekt till konkreta resultat. Det handlar om att ha kontroll över hur rådgivning, projekt eller tjänster levereras.
Företag som är skickliga på serviceutförande undviker i högre grad omarbete, överskridna deadlines, misskommunikation med kunder eller interna missförstånd.
Men hur blir ni skarpa på allt som gör era projektleveranser bättre? Det kan du fördjupa dig i i denna artikel.
Du kan också ta en genväg och lyssna på podcasten om samma ämne med TimeLogs Kasper Kosack.
Leveransstyrning, även känt som serviceutförande, är när professionella tjänsteföretag (konsulter, rådgivare och kunskapsföretag) omsätter sina idéer, strategier och planer till verklighet och effektivt levererar tjänster såsom rådgivning, koncept eller projektleveranser till kunder.
Leveransstyrning omfattar aktiviteter från projektledning och resursallokering till kvalitetskontroll och kunskapsstyrning.
Med andra ord är det här där intäkterna genereras och företagets rykte byggs upp.
Leveransstyrning fokuserar främst på tre dimensioner:
Dessa dimensioner säkerställer att ni konsekvent kan leverera tjänster och uppfylla kundens förväntningar samtidigt som ni kan optimera era interna processer.
Konsult- och rådgivningsföretag kan delas in i fem mognadsnivåer. Ju mer mogen företaget är, desto mindre intern friktion, bättre ekonomisk prestanda och högre medarbetarprestationer upplevs.
Företag som opererar på mognadsnivåer 1 till 3 lyckas ofta inte utnyttja sina tillgängliga resurser för att skapa maximalt värde. Dessa organisationer saknar standardiserade leveransmetoder, projekt kvalitetskontroll och praktisk kunskapsstyrning.
Resultatet blir ineffektivitet, överskridna milstolpar och minskande projektmarginaler.
Dessutom leder lägre mognadsnivåer ofta till att man missar intäktsmöjligheter. Bristande harmoni mellan försäljning, HR, projektorganisationen och t.ex. ekonomiavdelningen kan innebära att ni inte fångar upp eller vidarebefordrar avgörande information relaterad till projekt, vilket i sin tur kan leda till utebliven fakturering eller förbättringsinsatser.
Men vad kännetecknar de olika mognadsnivåerna när det gäller leveransstyrning?
Nivå 1: Ingen planering, beroende av kalkylblad, reaktivt arbete, ingen standardiserad projektleveransmetod, bristande kvalitetskontroll och begränsad kunskapsstyrning för projekt.
Nivå 2: Centraliserad resursstyrning, påbörjade projektledningsprocesser och en ökad betoning på att mäta projektuppfyllelse och kunskapsdelning mellan team och avdelningar.
Nivå 3: En mogen organisation med en integrerad systemlandskap som inkluderar projektstyrningsverktyg och system för resursplanering. Kvalitetsgranskningar och omfattande projektinformation används aktivt i hela organisationen.
För de flesta konsultföretag är det en utmaning att optimera sin serviceutförande. Kanske ser ni ert verksamhetsområde som unikt? Det kan göra det svårt att standardisera eller konceptualisera leveranserna.
Många fokuserar på att locka nya kunder och försummar att optimera de interna arbetsprocesserna. Resultatet? Instabila och mindre lönsamma leveranser.
Om du vill påbörja förbättringen av leveransstyrningen är det viktigt att prioritera en rad ekonomiska nyckeltal - inte bara omsättningsmål. Ett robust systemlandskap, från tidsregistrering till fakturering, är avgörande för att kunna samla in tillförlitlig data.
Det är viktigt att komma ihåg att resan mot högre mognadsnivåer inte bara handlar om att nå den slutgiltiga destinationen. Det är också en resa där alla små förbättringar och framsteg som ni upplever längs vägen är en viktig del av processen.
Dessa små segrar och justeringar i er tillvägagångssätt för leveransstyrning är med till att skapa grunden för en stark och effektiv projektorganisation.
Resursplanering är en effektiv strategi när det gäller leveransstyrning. Genom att använda resursplaneringsverktyg kan företaget hantera sina totala kompetensprofiler och kapacitet och därigenom enklare möta kundernas behov.
Börja med att identifiera vilken tillvägagångssätt för resursstyrning som passar bäst för er organisation.
Data utgör grunden för att kunna fatta informerade beslut på en välgrundad grund. Ni behöver etablera system för att samla in relevant data och identifiera centrala KPI:er, både hårda och mjuka. Dessutom bör data inte vara förbehållen en utvald grupp - de bör vara brett tillgängliga och användas i hela organisationen.
För att se omedelbara förbättringar måste ni börja analysera kvaliteten och effektiviteten av era serviceleveranser: Prata med kunder och kollegor efter genomförda projekt, granska data som tidsregistreringar och jämför de ursprungliga planerna med det som faktiskt levererades. Strukturerade insikter kan ge er en mängd värdefull information, och det är avgörande för evidensbaserade beslut att ni har tillräckligt med pålitlig data.
Kasper Kosack är Head of Sales och har varit en del av TimeLog sedan 2015.
"Jag strävar efter att ge alla runt omkring mig de bästa förutsättningarna för att lyckas - oavsett om det är en kund som behöver hjälp med en affärsplan eller en kollega som behöver input i en given situation," säger Kasper.
Anslut med Kasper på LinkedIn.
Du hittar alla fem avsnitt av Beyond the Benchmark där du normalt sett hittar dina podcasts. Du kan även få en översikt här!