Telefonen ringer.
Säljaren i luren försöker en stund senare övertyga dig om att just deras lösning kommer att lyfta din verksamhet till nya höjder.
Dina medarbetare knackar på dörren för att de vill lägga pengar på ett smart program.
Du kommer kanske på dig själv att tänka att ”det måste det finnas en digital lösning för” när planeringen går snett eller du står inför en utmaning som inte bara löser sig själv.
Det har aldrig funnits så många olika program som kan hjälpa dig att driva en ännu bättre verksamhet.
Men enormt många digitala lösningar blir aldrig någon riktig succé för de företag som köper dem.
Det finns det många skäl till.
Kanske passar lösningen inte till medarbetarnas arbetsrutiner. Kanske har det inte funnits uppbackning i organisationen. Eller så har det inte funnits ett tydligt syfte med att investera i programvaran.
Med andra ord har det varit ett dåligt digitalt affärsfall.
I slutet av artikeln kan du hämta en checklista om hur man köper affärsprogram.
För att slippa sitta med skägget i brevlådan är det bra om du flyttar bort ditt beslutsunderlag från den goda relationen med säljaren eller din magkänsla.
Du behöver ha något som ser ut som ett objektivt och nyktert underlag. För att skapa ett sådant är det viktigt att handla strukturerat. Men du behöver inte göra det svårare än det behöver vara. Samtidigt är det viktigt att du tänker in de faktorer som avgör om din nya programvara blir en succé eller hamnar i högen med kasserade initiativ.
Guiden hjälper dig att få koll på om det finns något bra affärsfall när man ska köpa program.
Du kan använda guiden om du står i ett dilemma om huruvida du ska investera i ett konkret program eller inte.
Du kan också använda den om du bara vill arbeta in ett strukturerat synsätt när du ska digitalisera din verksamhet. För det är det många som kämpar med.
Om du går igenom guiden blir det även lättare för dig att skapa en strategi för er framtida digitalisering. För den tar upp några av de frågor som belyser din organisations grundläggande arbetsrutiner och behov.
Guiden kan även fungera som hjälp för dig som har hittat ett program som du tror skulle vara en god investering, men som du behöver övertyga styrelsen, ledningen eller dina kolleger om.
Den kan hjälpa dig att strukturera ett väl underbyggt projekt.
För att hjälpa dig att bedöma om ett program är rätt för ditt företag har vi sammanställt fem användbara frågor.
Var och en av dem belyser viktiga överväganden som du bör ha med i din beslutsprocess.
Det är en god idé att involvera flera medarbetare eller kolleger när ni besvarar guiden. De kan ofta ge dig de olika perspektiv du behöver.
I översikten nedan kan du enkelt navigera mellan de olika delarna.
Det låter kanske banalt, men första ledet i dina överväganden bör vara att ta reda på vilket problem programvaran ska lösa.
Om din medarbetare tittar in på kontoret för att visa dig ett jättesmart program som inte löser ett eller flera av era konkreta problem bör de röda varningslamporna börja blinka.
När du funderar på att köpa ny programvara är det problemet som ska kalla på en nödvändig lösning – inte tvärtom.
Eftersom vi dras till allt som skiner och eftersom vi också har en tendens att efterrationalisera de val vi gör måste företagen ofta leva med program som de aldrig borde ha köpt in.
Och det gör de alldeles för länge.
När programmet inte löser ett problem utan bara ”skiner” upplever medarbetarna i själva verket det som en börda. För det löser inte deras faktiska problem.
Du får alltså inte något värde av ditt nyinköpta program.
När du står i köpsituationen kan det vara svårt att ta reda på om det är vettigt ekonomiskt sett.
Och många blir osäkra när de ska sätta ett konkret pris på programvara.
Men du gör dig själv en björntjänst om du inte fastställer kostnaden för din investering. Det är ingen som vill ha en programvarulösning som slår botten ur ekonomin.
Men i många fall är det just det som händer.
Det är förnuftigt att involvera tre centrala siffror i den finansiella delen av dina överväganden:
En sak måste stå helt klart: Program löser inga problem i sig själv.
Om du tycker det är svårt att fakturera dina kunder för att konsulterna inte skickar in sina timmar till dig eller för att fakturor försvinner under bergen av interna mejl, kommer ett nytt program inte lösa dina problem.
En del av problemet ligger kanske i att ni inte har ett intelligent program som gör att medarbetarna kan kommunicera ordentligt och snabbt expediera fakturor.
Men en annan del av problemet ligger kanske också i att ni inte heller jobbar så smart med fakturor internt.
Du måste ta en titt på det här:
Om ni inte vill ändra processerna så att programmet funkar ordentligt är det nog inte någon bra investering att köpa.
Har du någon gång köpt programvara som dina medarbetare aldrig använt?
Det är du inte ensam om.
Ofta köps programvara in med de allra bästa avsikterna, men beslutstagarna har inte involverat medarbetarna.
Det kan leda till att medarbetarna tycker att programmet hindrar dem i deras dagliga arbete. Och därför så använder de det inte.
Om du köper program på samma sätt är sannolikheten stor för att:
Med andra ord är risken jättestor att du förlorar dina pengar om du hoppar över det här steget.
Eller ännu värre – att medarbetarna tvingas jobba på ett sätt som gör dem mindre effektiva.
Ett IT-system står sällan ensamt.
De flesta små och mellanstora företag har en blandad kompott av digitala verktyg för projekthantering, intern kommunikation, fakturering, löneutbetalning och så vidare.
Väldigt ofta är de inte integrerade med varandra och ibland stöder de samma arbetsprocesser. Det ökar risken för dubbelarbete.
TimeLog levererar t.ex. Professional Services Automation (PSA-program) som stöder processer från tidrapportering, fakturering, projekthantering, resurshantering och lönehantering m.fl.
Det innebär att potentiella köpare måste ta ställning till om de redan har något annat program som stöttar upp processerna. Om det finns risk för att det uppstår dubbelarbete om man har flera digitala verktyg för samma arbetsprocess.
De måste även titta på om systemen kan integreras med varandra så att data kan delas på olika nivåer. Det är t.ex. inte så bra om tidrapporteringen inte kan föra över data till löne- och ekonomisystemen.
Därför är det klokt att du tar ställning till hur era övriga IT-ekosystem ser ut.
Om du är inne på den här bloggen för att du vill kolla in TimeLog eller vill se om Professional Services Automation kan vara relevant för ditt företag, uppmanar vi dig att boka en tid för ett ej bindande samtal hos en av våra duktiga konsulter.
Vi kan gå igenom dina arbetsrutiner och hjälpa dig att skapa ditt digitala affärsfall – antingen på telefon eller ute hos er.
På TimeLog vägleder vi enligt principen om brutal ärlighet. Om vår lösning inte är rätt för ditt företag informerar vi dig om lösningar som passar bättre.
Fyll i formuläret nedan och få ett informativt och utforskande snack med oss – det kommer du att uppskatta.