IT-avdelningen på Chalmers tekniska högskola har nästan 90 medarbetare och är en så kallad resultatavdelning.
"Det innebär att vi fungerar som ett internt konsultbolag och tar betalt för våra timmar från de andra avdelningarna på Chalmers. Därför måste vi ha koll på hur mycket tid vi lägger på saker och ting, trots att vi bara jobbar för Chalmers anställda och studenter", säger Maral Alaghi.
[Testa riktigt smart tidrapportering gratis – kom i gång direkt]
Innan IT-avdelningen bytte till TimeLog år 2018 använde organisationen ett annat välkänt system för tidrapportering.
"Men det systemet var krångligt att använda och det var jättejobbigt att ta ut rapporter. Tre gånger per år skickar jag underlag för faktureringen till våra ekonomer, och med det gamla systemet tog det nästan två dagar eftersom det krävdes så mycket manuellt jobb. Med TimeLog tar det mindre än två timmar."
Beslutet att byta system togs gemensamt av Maral Alaghi och resten av IT-avdelningens ledningsgrupp.
"Vårt tidigare system blev bara krångligare och krångligare, och det blev dessutom dyrare och dyrare. Vi använder skattepengar så kostnaderna är viktiga, och eftersom vi dessutom inte var nöjda med systemet började vi kika runt på olika system."
Efter en rigorös beslutsprocess föll valet till slut på TimeLog.
"Det som fällde avgörandet är användarvänligheten. TimeLog är väldigt enkelt och logiskt, och man behöver inte klicka på 100 ställen för att komma någonstans. Och upplevelsen är bra rent utseendemässigt också. Vi pratar om UX hela tiden i vår bransch – det är så viktigt."
Medarbetarna gillar även mobilappen, berättar Maral Alaghi.
"Nu kan de tidrapportera på bussen på vägen hem om de vill. Tidigare var det mycket gnäll och kritik när det gällde tidrapporteringen, men nu är folk väldigt nöjda."
Maral Alaghi uppskattar även att medarbetarna kan lägga till sig själva på projekt så att administratörerna slipper det extrajobbet.
"Och jag gillar behörighetshanteringen också. I vårt gamla system kunde man bara ha administratörer och användare, men i TimeLog kan man ge fler rättigheter till medarbetarna så att de exempelvis kan få ut projektrapporter utan att de är administratörer. Nu har vi bara ett par personer som är administratörer men tidigare behövde vi göra fler till administratörer och om alla sitter och petar och gör på sitt eget sätt blir det rörigt till slut."
Andra TimeLog-funktioner Maral Alaghi uppskattar är att det är enkelt att skapa nya projekt och att det är smidigt att få ut olika typer av rapporter.
"Vi missade massa timmar tidigare eftersom det var svårt att få ut rapporter. Det är mycket enklare och bättre med TimeLog", säger Maral Alaghi.
Hennes bästa råd till andra är att börja med att specificera organisationers behov och krav och sedan välja det system som passar bäst.
"Så gjorde vi när vi skulle byta tidrapporteringssystem, och vi fick ett riktigt bra system vi är jättenöjda med", säger Maral Alaghi.