Infozone har drygt 50 anställda och kontor i Stockholm, Örebro, Lund och USA. Innan företaget bytte till TimeLog i början av 2021 sköttes tidrapporteringen i en annan välkänd online-lösning.
"Men vårt tidigare system kunde inte hantera våra nya prismodeller, och det kunde knappt hantera vanliga abonnemang heller – det var bökigt att fakturera samma pris varje månad eftersom fakturaunderlagen inte skapades automatiskt", säger Olga Baradzinskaya.
[Testa riktigt smart tidrapportering gratis – kom i gång direkt]
Infozones huvudsakliga prismodell är löpande timmar, men konsultföretaget använder även bland annat timbanker, abonnemang och fasta åtaganden där X antal konsulttimmar ingår i priset och resterande timmar faktureras löpande.
"Med TimeLog kan vi separera så att exempelvis de första tio timmarna inte är faktureringsbara och resten blir faktureringsbara. Med vårt tidigare system blev det trubbel när vi blandade fasta åtaganden och löpande timmar på det här sättet. Vi bytte till TimeLog eftersom systemet är väldigt anpassningsbart – flexibiliteten gör att vi kan hantera alla nya prismodeller på ett tidseffektivt sätt", säger Olga Baradzinskaya.
Hon uppskattar även att TimeLog tydligt flaggar när timmarna i en timbank är slut så att nya timmar kan faktureras.
"En annan grej jag verkligen gillar är att TimeLog är modernt och användarvänligt. Och man kan enkelt ändra om man gjort något fel. I det gamla systemet kunde man exempelvis inte ändra själv om man gjort något fel och sedan skickat faktureringsunderlaget till bokföringsprogrammet."
Det är även mycket smidigare att flytta felrapporterade timmar mellan projekt i TimeLog, enligt Olga Baradzinskaya.
"Den funktionen är väldigt uppskattad. TimeLog har även bra rapporter. Vi använder vår egenutvecklade BI-lösning för analyser, men TimeLogs rapport 'Intern/extern analys' använder vi jättemycket. Den ger en bra överblick över nuläge vid varje tidpunkt. Och semesterkalendern är också superbra och används flitigt. Över lag är det mycket enklare nu att få de rapporter och den data vi behöver."
Infozone använder TimeLog för tidrapportering, utgiftsredovisning, lönehantering, faktureringsunderlag och rapporter. TimeLog är integrerat med lönesystemet Visma Lön samt ekonomisystemet Fortnox.
"Vi är jättenöjda med automatiseringen som integrationen mellan TimeLog och Fortnox medför. Det var enkelt att koppla upp båda systemen med hjälp av API:t. All faktureringsinformation – inklusive kund, projekt, kostnadsställe – följer med från TimeLog, vilket innebär tidsbesparingar vid hantering av fakturautskick från Fortnox", säger Olga Baradzinskaya.
[Boka personlig genomgång av hur TimeLog funkar och vad du kan vinna på att använda lösningen]
Funktionen för överföring av kostnadsställe – det säga vilken medarbetare som utfört jobbet – har utvecklats av TimeLog efter önskemål av Infozone och finns nu tillgänglig för alla TimeLogs kunder.
"Den här funktionen är viktig för oss eftersom vi följer upp kostnadsställe med vårt BI-verktyg. TimeLog lyssnar på kundernas åsikter och behov – man får väldigt bra respons. TimeLogs system är under utveckling hela tiden, och det är viktigt för oss", säger Olga Baradzinskaya.