Sådan blander du faktureringskriteriet med produktionskriteriet

I konsulentvirksomheder er det konsulenterne, der er produktionsapparatet, og således grundlaget for virksomhedens virke og indtjening.

Derfor er det selvfølgelig også alle konsulentvirksomheders drøm at engagere konsulenter, som kan udfakturere alle producerede timer med den maksimalt opnåelige timepris! Sådan er det selvfølgelig bare meget sjældent i virkeligheden.

For at opnå en høj omsætning på den enkelte konsulent, er det afgørende, at konsulenterne og ledelsen altid har opdateret viden:

• Hvor stor værdi skaber konsulenten per time på de enkelte projekter?
• Og er værdien per time truet på projekter som følge af overforbrug?

I mange danske virksomheder er det konsulenterne selv, der prioriterer deres opgaver og i et vist omfang også opgavernes leveranceomfang.

Derfor kan det være af stor betydning, at konsulenterne har adgang til egne nøgletal, for at kunne opnå gode resultater. Eksempelvis kan rækkefølgen af opgaverne påvirke omsætningen dramatisk, og leveranceomfanget kan påvirke timeprisen dramatisk.

Fokus på værdien af løbende kommunikation

Så hvorfor er det så kun de færreste konsulentvirksomheder, som struktureret og løbende kommunikerer værdiskabelse og dækningsbidrag på igangværende opgaver til den enkelte konsulent?

Det er fordi, det ofte både er tidskrævende, dyrt og komplekst at indsamle og formidle de nødvendige informationer om projekter, økonomi og værdiskabelse - før informationen er i økonomisystemet - og før projektet er afsluttet.

Ofte er økonomistyringen i den mindre konsulentvirksomhed baseret på følgende tre kriterier:

1. Omsætning = faktureret værdi. I regnskabsverdenen siger man, at virksomheden drives efter faktureringskriteriet.
2. Bonus beregnes, når projektet er slut.
3. Den værdimæssige fremdrift på igangværende projekter bestemmes en gang årligt, når revisor beder om det til årsregnskabet (og hvor omsætningen følger den fakturerede værdi).

Denne model er enkel at praktisere for økonomimedarbejderen men ofte ubrugelig som dagligt styringsværktøj for ledelse og medarbejdere. Den er for grov og for langsom.

Du kan sige, at økonomifunktionen har lettest ved at praktisere faktureringskriteriet (mindst tidskrævende), mens virksomheden egentligt har bedst af at blive ledet efter produktionskriteriet, hvor virksomhedens omsætning på projekter og konsulenter ikke er bestemt af, hvornår der faktureres men derimod af, hvornår der arbejdes.

Så hvorfor ikke tænke nyt og blande principperne og lade økonomisystemet køre efter faktureringskriteriet, mens virksomheden indadtil ledes efter produktionskriteriet?

Med TimeLog har flere af vores kunder gode erfaringer med netop denne model - hvor den løbende rapportering om det udførte arbejde beregnes ud fra produktionskriteriet med tal hentet fra TimeLog.

For nogle bogholdere vil dette måske være en vanvittig tanke, for det vil betyde, at der kommer difference mellem økonomisystemets omsætning, som kommunikeres udadtil, og tidsregistrering/projektstyrings-systemets ditto, som kommunikeres indadtil.

Men denne ulempe opvejes klart af, at den enkelte projektleder, konsulent og leder øjeblikkeligt kender værdiskabelsen af hver eneste timeregistrering under hensyntagen til om projektet er:

• På fastpris og budgettet er overskredet
• Et klippekort hvor timerne er brugt
• På medgået tid hvor man ved, at kunden ikke vil betale

Og differencen mellem den skabte værdi og den fakturerede ditto - ja det er jo bare det igangværende arbejde, som revisoren så kan aflæse direkte ved årets udgang.