Overvejer du at få et system til tidsregistrering i din virksomhed? Det kan der være mange – gode – grunde til. Den bedste grund er, at et overblik over medarbejdernes tidsforbrug fordelt på opgaver giver et overblik over økonomien. Så simpelt kan det siges.
Men hvilket system skal du vælge?
Hvis du synes, det er uoverskueligt at gennemskue udbuddet, er du ikke alene: It’s a jungle out there.
Der er rigtig mange måder at tidsregistrere på, og rigtig mange løsninger på markedet. Lige fra det mest simple til ret avancerede systemer. Og her er det vigtigt at gøre sig klart, at størst ikke nødvendigvis er bedst. Det afgørende er, at systemet passer til dine behov.
Først gælder det om at danne sig et overblik. Overordnet set falder metoderne til tidsregistrering i tre kategorier, som vi kan kalde excel-arket, online stopur og online projektstyring. Se, om du kan genkende din virksomheds behov i en af de tre metoder:
Den simpleste, mest basale tidsregistrering og løsningen, mange starter med. Medarbejderne kan skrive deres tidsforbrug ind i et ark med projekter og underopgaver og et faneblad til hver uge. Arket kan være mere eller mindre intelligent med beregning af flex, diæter og kørselsrapporter. Når projektet er afsluttet, kan timerne regnes sammen.
Fordele: simpelt og gratis.
Ulemper: upræcist, kun til tidsopsamling, ingen værdisætning på timerne, kan ikke samkøres med andre systemer.
For virksomheder i udvikling. I denne type elektroniske tidsregistreringsprogrammer kan der oprettes projekter og underopgaver, som medarbejderne registrerer tid under, mens de arbejder. Stopuret kører, indtil man stopper det. Man kan trække rapporter om tidsforbrug på projekter og på medarbejdere.
Fordele: billigt og ret præcist.
Ulemper: kun til tidsregistrering og simpel projektstyring, ingen værdisætning på timerne, kan ikke samkøres med andre systemer.
Til den moderne projektorienterede virksomhed i den digitale tidsalder. I dette system er medarbejdernes elektroniske tidsregistrering koblet til økonomisk projektstyring som fx værdisætning på tidsforbruget og kalender- og kontraktstyring. Her kan du trække rapporter løbende, på tværs af alle parametre, og har på den måde overblik over alle aspekter af et projekt: til estimering, planlægning, omkostningsstyring, ressourcetildeling, kommunikation, kvalitetsstyring og rapportering på nøgletal.
Fordele: præcist, giver overblik over nøgletal, har kroner og øre på hver enkelt tidsregistrering, kan dokumentere og analysere, kan samkøres med andre systemer, mulighed for tillægsmoduler efter behov.
Ulemper: koster noget, kræver lidt tid at sætte sig ind i.
Der findes også økonomisystemer, der har en lille smule tidsregistrering indbygget.
Det gælder bl.a. for ERP-systemer, men her skal man være regnskabsmedarbejder for at kunne trække data ud. På evolutionens stamtræ for tidsregistreringssystemer er dette et sideskud og hører mere under økonomi-arterne.