Nyt PSA system? Se funktioner og fordele ved 5 systemer nu

Hvorfor bruge et PSA system? 

Et PSA system hjælper dig med at holde styr på dine projekter, ressourcer, tid og økonomi mere effektivt og med større præcision. Men ved du sikkert allerede. Hvis ikke, så læs vores introduktion til PSA software.

Her går vi i dybden og sammenligner 5 PSA systemer: 

• TimeLog PSA
• EazyProject
• Harvest  
• Milient
• QBIS business system

Tidsregistrering: En nødvendighed for dit kommende PSA system

Med tidsregistrering kan I holde styr på arbejdstimerne - både på interne timer og kunderelaterede opgaver. Det giver overblik over timeforbrug, hvad I har af faktureringspotentiale og om der er fx er nogle opgaver, der overskrider tidsbudgettet. Men som konsulent- eller rådgiver, hvilke funktioner indenfor tidsregistrering, skal du så kigge efter? 

Apps til tidsregistrering: Med en tidsregistreringsapp integreret i PSA-systemet er det nemt og hurtigt at registrere tid. Brugere, der kun skal registrere tid uden at skulle bekymre sig om fx projektstyring eller fakturering, slipper for besværet med et kompliceret setup. De kan let registrere tid direkte på en opgave eller et projekt fra deres yndlingsenhed, hvad enten det er en desktop-app eller en mobil.

Det betyder, også at man ikke er bundet til en computer, men kan registrere tid løbende og når det passer ind. Bemærk, at alle de nævnte systemer har en webversion tilgængelig.

Integrationer til tidsregistrering: Arbejder I med andre systemer, der også indeholder tidsregistrering i en eller anden form, eller bruger I fx kalenderen til at planlægge dagen? Så kan I muligvis spare tid ved at vælge et system, der integrerer til den type af platforme - og ikke bare fx økonomi- eller lønsystemer - men programmer som Outlook og lignende.

Tidsstempler Start/Stop: Tidsstempler samt start/stop-funktionen giver brugerne mulighed for nemt at registrere deres arbejdstid ved at aktivere og deaktivere en timer. Det sikrer en nøjagtig opgørelse af den tid, der er anvendt på bestemte opgaver eller projekter.

Tidsstempler gør det lettere at overholde regler som 11-timers-reglen, der er en del af EU's arbejdstidsdirektiv ved at give klare og præcise tidsintervaller for opgaver. De tilbyder en automatiseret og præcis tilgang til overvågning af arbejdstiden, hvilket sikrer gennemsigtighed og overholdelse af arbejdstidsdirektiver.

Tidregistrering på projekter: Når I registrerer tid på projekter, og i det hele taget arbejder projekt-orienteret, så kig efter værktøjer, der fx gør det nemt at registrere og analysere, hvordan timerne bruges på hver enkelt opgave. Det giver jer overblik over, hvordan timerne bruges og alle kan følge med i den resterende tid pr. opgave og være med til at sikre, at projekter overholder deadlines og estimater. Øget transparens og indsigt i hvordan et projekt skrider frem i forhold til planen, er også med at skabe ejerskab i projektteamet og gør det nemmere for projektlederen hvis der skal kommunikeres eller gives mere dokumentation til kunden.

Kig derudover efter funktioner som muligheden for at tilføje kommentarer til en opgave eller kategorisere opgaver som fakturerbare eller ikke-fakturerbare.

Læs også: De 7 essentielle processer PSA løfter for jeres forretning

Integrationer: Hænger jeres IT-landskab sammen? 

For de fleste virksomheder er det afgørende for overblik og agilitet, at kernesystemer integreres. Det kan være integrationer mellem PSA-systemet og CRM, BI (Business Intelligence), HRM (Human resource management) eller mere traditionelt integrationer til virksomhedens økonomi- og lønsystem.

Heri ligger nøglen til bedre udnyttelse af virksomhedens mange data samt automatisering af processer indenfor fx fakturering, rapportering og ressourcestyring.

Finansintegrationer: Et PSA system, der integrerer til økonomisystemer hjælper med at strømline finansielle processer, gøre driften mere fleksibel ved at reducere manuel dataindtastning og potentielle fejl. Ved at centralisere finansielle oplysninger får brugerne et klarere og mere omfattende overblik over økonomien, hvilket understøtter bedre beslutningstagning og økonomistyring.

Integration til lønsystemer: Når PSA-systemet integreres med lønsystemet, får I et samlet overblik over medarbejdernes arbejdstimer, fravær, kørsel og udgifter på ét sted. Medarbejderne registrerer fx deres tid i PSA-systemet, og takket være integrationen er disse oplysninger automatisk tilgængelige i jeres lønsystem, hvor bogholderen nemt kan fortsætte arbejdet med dem.

Denne strømlinede tilgang sikrer nøjagtige lønberegninger og forenkler håndtering af udgifter og bilag med mere. Et spørgsmål, du kan stille dig selv, er, om du kun har brug for at overføre løn, eller også kørsel og udgifter?

Andre integrationer: PSA systemer integrerer typisk til mange typer af systemer; det kan være fra specialiserede værktøjer til projektstyring som fx Jira, til ERP-systemer som Business Central, systemer til fildeling såsom OneDrive, Dropbox mv. eller måske et system til Business Intelligence for mere avancereret rapportering.

I tvivl om I skal have en ERP eller PSA-løsning? Bliv klogere i artiklen: Derfor kommer PSA-platforme til at overhale ERP-systemer.

Rapportering og KPI'er (Key Performance Indikatorer)

Når I skal vælge et PSA system, så er fleksibel rapportering, hvor I kan filtrere efter jeres behov, samt real-tids indsigt i jeres forretningskritiske KPI'er afgørende. I skal ikke vente 30 dage på at få opdaterede, valide data, men have konstant adgang til dem.

Gerne i form af brugervenlige rapporter, der gør nøgletal let tilgængelige. Manuel dataindsamling - som fx at tidsregistrere på post-its eller i regneark - gør det nærmest umuligt at holde sig opdateret på virksomhedens performance og sundhed.

Rapportering: Rapportering er en essentiel del af PSA-systemet, da det giver indsigt i projektresultater samt ressource- og projektstyring. Det skaber tryghed, at have pålidelige data til rådighed for både kort- og langsigtede beslutninger. 

Præcise og opdaterede rapporter gør det også muligt at finde forbedringsområder og -potentiale, forudsige fremtidige tendenser og optimere driftseffektiviteten.

Nogle af de vigtigste rapporter i et PSA-system inkluderer tidsregistrering pr. projekt/medarbejder, projektporteføljeanalyser samt analyser af intern/ekstern performance og medarbejdernes faktureringsgrad.. 

KPI: Forretningskritiske Key Performance Indikatorer (KPI'er) er som et kompas, der guider jer mod jeres strategiske mål. Før virksomheder investerer i et PSA system, kan det være omfattende eller besværligt at følge nøgletallene. Nogle virksomheder arbejder med KPI'er via Excel og Pivot, hvilket sagtens kan give mening, men desværre også typisk er "låst" hos en eller flere medarbejdere. Med et PSA system får du real-tids rapportering på de vigtigste KPIer - uden at du skal løfte en finger eller få grå hår over eventuelle regnefejl. 

Er du interesseret i at læse mere om KPI'er, og hvad du måske skal overveje for at drive en sund virksomhed? Se vores rapport om konsulenter og rådgivere, hvor de benchmarkes på 150 forskellige KPIer.  

Ressourcestyring og projektstyring

Ressourcestyring og det klassiske projektstyringsværktøj hænger perfekt sammen! For mange virksomheder er koordinering og allokering af ressourcer stadig lidt "håndholdt". Det kan fx foregå ved, at projektlederne internt forsøger at få overblik over ledig kapacitet på et ugemøde, via telefonen eller mail. Derfor er der ikke noget at sige til, at man kan mangle overblik eller ikke får afklaret interne afhængigheder.

Når ressourcestyring er en del af jeres PSA system, kan I fx se ledig kapacitet (måske en kollega, du ikke lige har tænkt på), se om nogle medarbejdere er overbookede ifht. timer/opgaver og så kan du nemt tildele medarbejdere på et projekt.

En ressourceplanlægger kigger frem i tiden og bruges ofte som en "scenarie-bygger", der analyserer potentielle bemandingsmuligheder, før den endelige projektplan udfærdiges. 

Ressourceplanlægger: Med ressourceplanlægning får I en raffineret tilgang til at visualisere og organisere allokering af arbejdsstyrken. Selvom det ikke er en grundlæggende nødvendighed, tilføjer denne planlægningsfunktion dybde til et PSA-system og gør det muligt for virksomheder at planlægge projekter og bemanding mere præcist.

Fakturering og økonomi: Forbedring af nøjagtighed og økonomisk overblik

Det kan være komplekst at bevare overblikket over økonomien, når I arbejder med flere forskellige systemer. De fleste virksomheder har behov for at integrere de fakturerings- og økonomifunktioner, der ofte findes i flere forskellige systemer. Når jeres IT-landskab er bedre integreret kan I fx nemmere følge udgifter i realtid, strømline jeres fakturering og de økonomiske prognoser bliver mere præcise. 

Håndtering af valuta: Har I brug for at arbejde med, rapportere eller fakturere i flere valutaer? Det er ikke nødvendigt for alle virksomheder, men for dem, der opererer internationalt er et system, der gør det nemt at håndtere flere valutaer, en game-changer.

Et par ting, du skal kigge efter i en valutahåndteringsfunktion, er muligheden for at have en valuta, der er forbundet med juridiske enheder, fx DKK til Danmark og SEK til Sverige, om du kan få rapportering baseret på forskellige valutaer, og hvorvidt du får fleksibilitet til enten at få valutakursen opdateret automatisk en gang om måneden eller kan vælge din egen valutavekslingsperiode.

Flere juridiske enheder: Når jeres PSA-system gør det muligt at håndtere flere juridiske enheder, giver det jer fleksibilitet og mulighed for at have forskellige lokale systemer, styret gennem et enkelt fælles PSA-system. I kan fx have forskellige løn- og økonomisystemer. Det forenkler opgaven med at føre tilsyn med forskellige filialer eller datterselskaber og sikrer problemfri drift og klar rapportering.

Automatiseret projektfakturering: Funktionen Automated Project Invoicing i et PSA-system er designet til at automatisere arbejdsgange i forbindelse med projektfakturering. Med denne funktion kan I fx producere hundredvis af fakturaudkast med få klik. I stedet for manuelt at konstruere hver enkelt faktura, skifter fokus til at styre dataene i de kladder, der automatisk genereres af systemet.

En funktion som denne kommer typisk med forskellige skabeloner, der kan tilpasses, og kan knyttes til specifikke kunder eller projekter. Når de er forbundet, vil systemet automatisk udfylde disse kladder med de nødvendige oplysninger. Implementeringen af denne funktion giver flere fordele, herunder at strømline faktureringsprocessen, forbedre fakturakvaliteten og spare tid.

Onboarding, support og datasikkerhed

Det kan være en smule skræmmende at skulle igang med et nyt system. Derfor er brugervenlige onboarding guides, godt undervisningsmateriale og en lydhør og tilgængelig kundesupport guld værd. Det kan sikre, at brugerne hurtigt lærer systemet at kende, så I maksimerer udbyttet af jeres nye investering fra start af.

Chat, e-mail og telefonsupport: Det kan være en fordel hvis jeres samarbejdspartner (og system) tilbyder både chat-, e-mail- og telefonsupport. Selvom du måske foretrækker én kanal frem for andre, sikrer brugen af alle tre kanaler, at du og dine kolleger selv kan vælge, hvad der passer bedst til jeres specifikke udfordring og hvor meget det haster. 

Vejledninger i systemet: Et PSA-system med interaktive guides in-system (tutorials inde i systemet) er en intuitiv måde at sikre, at alle, uanset deres tekniske færdigheder, nemt kan navigere i systemet. De trinvise instruktioner, sikrer, at du får hjælp præcis hvor og når du har brug for det. 

Knowledge base og hjælpeunivers: Hvis det er vigtigt for jer, at brugerne selv kan uddanne sig indenfor systemet og dets koncepter, så er et hjælpeunivers, deciderede kurser, knowledge base eller læringsserier vejen frem. Der er stor forskel på hvor omfattende træning, der tilbydes i hvert system og det er naturligvis en afvejning hvor vigtigt det er for jer.

GDPR & ISAE: Det er alfa omega, at jeres fremtidige PSA-system overholder GDPR. Kig blandt andet efter muligheden for at anonymisere brugerdata for tidligere medarbejdere, den geografiske placering af datacentre samt generel dokumentation af IT-sikkerhed og -procedurer. 

ISAE står for International Standard on Assurance Engagements, og ISAE-rapporter udstedes af en uafhængig certificeret revisor, der reviderer relevante og aftalte processer og procedurer hos en serviceudbyder. Dermed er ISAE-rapporter en gennemgang af fx IT-processer, databehandling og overholdelse af GDPR, og en tjenesteudbyder, der har opnået en ISAE-rapport viser, at vedkommendes tjenester er troværdige. 

Konklusion

Der findes mange PSA-løsninger på markedet, hver med sine egne unikke funktioner og fordele. Vi håber, at denne gennemgang hjælper jer med at træffe den beslutning, der bedst understøtter jeres forretning samt at I er blevet skarpere på jeres behov. 

Få overblik over alle features i TimeLog PSA nu.