Her er den store udfordring du skal løse, hvis din virksomhed tidsegistrerer.
Er du leder, bogholder eller projektleder bruger du sikkert alt for meget tid på at prikke folk på skulderen for at få dem til at indlevere deres ugesedler til tiden.
Samtidig er dine medarbejderne ikke særligt motiverede for at få det gjort, fordi det reelt set ikke gør en forskel for dem.
Derfor udskyder de det til absolut sidste øjeblik.
Og når de registrerer hele ugens timer på vej ud ad døren fredag eftermiddag – eller værre endnu, sidst på måneden – så bliver de tvunget til at sjusse sig frem. Du kan sikkert nemt forestille dig, hvilken betydning det har for datakvaliteten, hvis du har et team på 30, der tidsregistrerer på denne måde.
En yderligere udfordring ved at medarbejderne sjusser sig frem er, at mange vil lade evt. tvivl komme jeres kunder til gode. Det betyder helt konkret, at de vil være mere tilbøjelig til at sætte timer på intern tid end på et kundeprojekt, hvis man ikke lige kan huske om en opgave tog 2,5 eller 2 timer.
Et studie i Harvard Business Review viser, at det koster virksomheder store summer, når medarbejderne ikke prioriterer tidsregistreringen højt på daglig basis.
Men hvad nu, hvis du kunne motivere dine medarbejdere til ligefrem at konkurrere om at blive bedst til at tidsregistrere?
Det er hele grundidéen bag konceptet gamification af tidsregistrering.
Før jeg viser dig, hvordan gamification kan afhjælpe problemet med tidsregistrering, er det værd at se på, hvorfor ellers ekstremt kompetente mennesker ikke kan finde ud af noget så simpelt som at registrere tid ordentligt.
For ingen af dine medarbejdere indsender forsinkede og upræcise ugesedler af ond vilje, fordi de er ubegavede, eller fordi de ikke ved, hvorfor det overordnet set skal gøre det.
De gør det, fordi tidsregistrering for langt de flestes vedkommende er en pligt – og ingen gider egentlig pligter.
Tidsregistrering konkurrerer med alt det andet, der motiverer og interesserer dine medarbejdere –kunderne, projekterne og de faglige udfordringer. Og det giver ikke den øjeblikkelige payoff, der er helt afgørende for, om aktiviteter giver mening og får prioritet midt i en travl hverdag.
Når du har 50 e-mails i indbakken og kunder i røret, er motivationen til at prioritere tidsregistreringen lille.
Med det kan du vende på hovedet, hvis du tilføjer et element af gamification.
Hvis der er noget, der interesserer mennesker – så er det andre mennesker.
Vi vil gerne være en del af fællesskabet, vi elsker konkurrence, og vi får et lille kick, hver gang vi belønnes eller performer godt i forhold til vores kolleger.
Gamification-konceptet udnytter vores medfødte hang til fællesskab, leg, konkurrence og belønning til at gøre umiddelbart sure opgaver sjove og appellerende.
I sammenhæng med tidsregistrering, går det ud på at ændre det fra at være en pligt til at være en konkurrence med et stærkt, socialt element.
Og i vores test kan vi se, at det virker.
I TimeJam har vi nu testet gamification i adskillige virksomheder, og det har vist meget positive resultater.
For eksempel har hver medarbejder i Frankly – et digitalt bureau i København – i gennemsnit registreret 30 timer mere om måneden.
Hos NoA Ignite har det betydet, at stort set alle timer er lukkede, når de møder ind mandag morgen.
Hos Kolme Group oplevede de en omsætningsstigning på 9% i månederne umiddelbart efter at de begyndte at bruge TimeJam, fordi der blev registreret flere fakturérbare timer.
Og hos tidsregistreringsnørderne i TimeLog kunne de se, at præcisionen i timeregistreringen steg med 53%.
Samtidig er tilbagemeldingen fra medarbejderne, at de synes, det er blevet sjovt at konkurrere mod deres kolleger. Og der bliver registreret flere timer over hele linjen.
Du kan lave gamification på mange måder, når du vil ændre dine medarbejderes vaner i en positiv retning.
I TimeJam har vi lavet en bot vi kalder TimeBotto, som automatiserer en intern konkurrence blandt virksomhedens medarbejdere.
Men hvis du selv vil give dig i kast med at tilføje gamification til tidsregistreringen, får du her 5 principper, du kan bruge til at komme i gang.
De langsigtede fordele ved tidsregistrering vil uvægerligt tabe til de umiddelbare ulemper, hvis tidsregistreringen er besværlig.
Derfor skal belønningen ved at gøre det rigtigt være næsten lige så umiddelbar.
Kan jeres tidsregistreringssystem give umiddelbar positiv feedback, så slå det til.
Kører I en intern konkurrence så sørg for, at præmierne kommer hyppigt, og du fejer vinderne på ugebasis – ikke sidst på året.
De fleste gode tools til tidsregistrering kan godt trække statistik på, hvor præcist du registrerer tid.
Men tidsregistrerings-statistik, medarbejderne ikke kan se, virker ikke motiverende.
Statistik der bliver delt med fællesskabet i en konkurrence, kan derimod sagtens være det. Især hvis du opdeler medarbejderne på hold, som kæmper mod de andre hold.
Det ligger nemlig i vores natur at give den en ekstra skalle for fællesskabet.
Skift meget gerne hold og præmier regelmæssigt, så du holder dynamikken frisk, og legen ikke bliver rutine.
Hvorfor bliver spillere af spil som Candy Crush eller Fortnite ved med lige at spille 5 minutter mere?
Eller hvorfor hopper brugerne af Nikes løbeapp oftere i løbeskoene?
Det er fordi skaberne bag spillet har forstået, at når folk har udsigt til et nyt badge eller ny titel, bliver de ved indtil de opnår det.
Nu skal dine medarbejdere jo ikke bruge unødvendig tid på tidsregistrering. Men hvis du er kreativ med badges og titler til dem – og gør det lidt sjovt -, når de tidsregistrerer og indleverer ugesedler til tiden, bliver du måske overrasket over, hvor stor indflydelse det har på deres adfærd.
Og det uanset størrelsen på den månedlige løncheck.
Gør jeg det godt nok? Vinder jeg spillet?
Hvis medarbejderne ikke kan svare på de to spørgsmål, kan du med fordel få skærpet målsætningerne for jeres tidsregistrering.
Opsæt klare mål for timeregistreringen – f.eks. at den gennemsnitlige tid? mellem arbejdet bliver udført til tiden bliver registreret skal ned på under 1 dag (og jo lavere jo bedre).
Det ligger i gamifications natur, at det skal være sjovt og en leg.
Selvom leg er noget forskelligt for alle, elsker vi alle at lege.
Så når du vil tilføje gamification til jeres tidsregistrering, så må det aldrig lugte af sur pligt eller være fyldt med slet skjulte reprimander.
Det kan være, at du bruger GIF’er eller sjove budskaber, når du giver hurtig feedback. Eller indfør en vinderdans, når man vinder konkurrencen. Hvad end der skal til.
Hvis du synes det er for svært, kan du altid teame up med en kollega eller inddrage medarbejderne selv i udformningen.