Vi bliver tit spurgt, hvordan best practise er når du vil investere i et nyt forretnings- eller IT-system, og mange vil gerne høre, hvordan andre virksomheder bærer sig ad.
Der kan gå år imellem, at du investerer i et større forretningssystem - så hvordan var det nu lige du gjorde sidst?
I TimeLog er vi tit i dialog med en "intern projektleder". Det vil sige én, der har ansvaret for at lave research på et nyt system, men som ikke er den endelige beslutningstager eller den, som har det største behov for systemet.
Derfor har vi samlet de råd og erfaringer, som vi har gjort os gennem tiden, til dig.
Der er selvfølgelig forskel på, hvornår i købsprocessen, vi møder virksomhederne. Men de kan overordnet deles ind i tre grupper:
Alt efter hvor seriøst (eller akut!) du leder efter et nyt system, er der selvfølgelig også forskel på, hvor meget du researcher. Men hvis du er uklar på, hvad du er på udkig efter, er det svært at få den rigtige hjælp.
Det er en god ide at lave en kravspecifikation, hvor du skriver jeres krav til og formål med systemet.
Detaljegraden kan varierer alt efter, hvilket stadie du er på i købsprocessen. Men du gør dig selv en tjeneste ved at skabe overblik over, hvad jeres minimumskrav til et nyt system er.
Er du længere i købsprocessen - og har du en deadline for, hvornår det nye system skal implementeres - er det ikke nok med en kravspecifikation. Her vil jeg anbefale, at inddrager alle relevante interessenter. Det kan fx være i form af en intern workshop hvor I kortlægge de forskellige behov i den optimale løsning.
Sørg altid for, at den ansvarlige projektleder hjælper med at definere "need to have" og "nice to have" i forhold til det overordnede mål med løsningen. Hvis alt er "need to have", bliver det svært at finde et system.
Husk på, at alle systemer har deres speciale, og med mindre du vil implementere en kæmpe SAP-løsning, skal du være klar over, hvilke krav du kan leve uden.
Ved at have et indledende møde internt, slipper du også for slemme overraskelser senere hen, når I er i gang med at implementere det valgte system. Der er ingen, som kan komme efterfølgende og bebrejde, at projektlederen ikke havde taget højde for en specifik situation, da alle interessenter har været med til at definere listen af krav.
Ved at have en kravspecifikation, sikrer du også, at leverandøren forstår, hvad behovene er - i hvert fald dem du har beskrevet. Og hvis du afleverer jeres kravspecifikation til leverandøren, som svarer på den skriftligt, har begge parter et godt ståsted for videre dialog.
Der er ingen krav til, hvor lang en kravspecifikation skal være. Vi har set kravspecifikationer, der fylder én side og andre der fylder 30 sider. Det vigtige er at den er præcis og fokuserer mest på "Need to have".
Når disse punkter er beskrevet, kan du altid liste "nice to have"-punkterne.
Vi oplever ofte, at kunder der leder efter et system er tilbageholdende med at få en personlig præsentation af produktet.
Mange vil "ose" og selv få en fornemmelse af, om systemet kan det, de leder efter. Men hvis du går efter en mere kompleks løsning, anbefaler vi at du tager en dialog om hvilke behov, du skal have dækket - også selvom du "bare" vil sondere markedet og inspireres.
I en præsentation kan du sparre om, hvad du skal lægge vægt på i den ønskede løsning. Ofte sparer du også tid fordi du få svar på sine spørgsmål direkte - i stedet for at du selv skal lede efter svarene på hjemmesider og eller i diverse prøveversioner af systemerne.
Husk at mange sælgere også er gode rådgivere, som har snakket med andre i lignende situation. Derfor kan de fortælle om best practise. Vi oplever tit at, når vi først er i dialog med kunderne, dukker der flere behov op. Simpelthen fordi kunderne opdager, at der er mange flere ting, der kan lade sig gøre end de havde troet.
Er du stadig beklemt ved direkte kontakt med en sælger, tilbyder de fleste leverandører en online demo, hvor der også er videoer, som beskriver processerne.
I 2018 kom der forordningen om GDPR som virksomheder, der opererer med kunder i Europa skal overholde. Samtidig skaber virksomheder i dag langt flere digitale data end tidligere. Derfor skal du i forhold til din kravspecifikation og afsøgning af markedet være opmærksom på,
Når din kravspecifikation er færdig, og du har fået en præsentation af de forskellige systemer, som valget står mellem, kan du lave en overordnet evaluering.
Er du ikke den endelige beslutningstager - og er der forskellige interessenter - er det måske en god idé at I sætter jer sammen og diskuterer fordele og ulemper ved de forskellige løsninger.
Er der steder, hvor du er i tvivl om, hvorvidt leverandøren kan løse dette eller ej, er vores erfaring, at det hjælper at sætte et kort møde op med den interessent, som har den største viden omkring dette emne og leverandøren.
Det kan for eksempel være en projektleder, der har specifikke spørgsmål til milepæle eller projektfaser i et projekt, eller regnskabsafdelingen, der har spørgsmål til integrationsmulighederne.
Et afklaringsmøde er med til at give interessenter "ro i maven", så de stoler på systemet lever op til deres behov. Det skal stadig styres af projektlederen, som har det overordnede mål for øje, så en enkelt interessent ikke pludselig laver sin egen dagsorden og kører projektet ud på et sidespor.
1. Lav en kravspecifikation
2. Gå i dialog med forskellige leverandører
3. Evaluer de forskellige leverandørers løsning
Hvis forarbejdet er gjort godt, så er du klædt på til at finde den bedste løsning for ens virksomhed - og sandsynligheden for at have overset fundamentale behov er meget lille.