De fleste organisationer arbejder projektorienteret og med projektstyring i en eller anden udstrækning. De fleste oplever også udfordringer med fx deadlines, kommunikation og videndeling. Derfor er det oplagt at undersøge, hvordan it projektstyring kan hjælpe.
Men projektstyring kan være svær at understøtte med it. Det skyldes, at projektarbejdet involverer de fleste medarbejdere, at projekter går på tværs af afdelinger og at processer er komplekse.
Derfor er det en udfordring at finde et system, der favner og understøtter den brede, fælles kommunikation og giver projektlederne de specialiserede redskaber, de har brug for. Alt for ofte skyder virksomheder over målet og investerer i et system, der er for avanceret i forhold til behov og modenhed.
Målet med denne artikel er at få dig til at reflektere over, hvor moden din projektorganisation er, og hvilket ambitionsniveau I bør have for et kommende IT-system.
Vi har implementeret TimeLog PSA i virksomheder med 100% styr på projektstyring. Og vi har kunder, hvor projektstyringsprocessen bedst kan beskrives som forlæns rullefald - bare man lander med livet i behold, er alle glade.
Første skridt til succes med et nyt projekstyringsværktøj er implementeringen. Vi har set det gå galt, fordi ambitionsniveauet var for højt eller fordi rækkefølgen af, hvilke processer der implementeres var forkert.
Før vi springer til de tre modenhedsniveauer, så lad mig slå fast at modenhed hverken handler om alder eller størrelse. Der kan være sammenhæng mellem virksomhedens størrelse og modenhed, men vi har også mødt stærkt umodne projektafdelinger eller projektkulturer i større virksomheder.
Virksomheder og organisationer med modenhedsniveauet Ad Hoc er typisk unge og små virksomheder.
Det kan også være "lommer" i større organisationer, som arbejder projektorienteret, hvor resten af virksomheden fx arbejder med industriel produktion. Eller det kan være ældre organisationer, der ikke er blevet presset til at strukturere og effektivisere projektarbejdet.
Når Ad Hoc-projektorganisationen vil implementere TimeLog PSA, er de typiske behov, spørgsmål og problemstillinger:
Der hvor vi oplever, at Ad Hoc-organisationen typisk tager fat og får størst værdi er ved at implementere processer såsom:
De faldgruber vi ofte møder er:
Mit råd til Ad Hoc-organisationen: Få styr på basisprocesserne. Identificer hvad der er "need to have" og vent med alt, der ikke er strengt nødvendigt. "Need to have" kan sagtens tage et års tid at få på plads.
En anden vigtig ting er, at have en åben dialog med alle om, hvorfor og hvordan I skal understøtte projektarbejdet med IT, og hvilke forretningsmæssige fordele, det giver virksomheden. Det er især afgørende, at alle projektmedarbejdere forstår vigtigheden af tidsregistrering.
Næste niveau i modellen, kaldet Projektmodel, er kendetegnet ved, at virksomheden styr på basis. Organisationen er typisk over 20 mand m/k, og I har professionelle, fuldtids projektledere.
De problemer virksomheden oplever er fx:
Fokus er på standardisering og optimering af projektarbejdet og projektrapporteringen.
De områder, hvor vi typisk ser, at Projektmodel-virksomheder får størst værdi af fælles processer og automatisering, er:
De faldgruber vi oftest møder på dette niveau er:
Mine råd til virksomheder på dette niveau er:
Virksomheden har en størrelse, hvor tingene går hurtigt og det kan være svært for lederen at følge med i alle projekter. Derfor er nøgletal effektive som styringsværktøj, til at skabe klarhed og for at rette medarbejdernes aktiveter ind til virksomhedens strategi.
Få inspiration til at løfte projektorganisationen med de nødvendige processer og nøgletal i denne podcast:
På tredje og sidste niveau i modellen, Excellence, møder vi de virksomheder, der har certificerede projektledere og projektchefer og som har implementeret projektporteføljestyring eller programstyring.
De typiske spørgsmål eller problematikker, vi møder, er:
Centralt for Excellence er, at projektafviklingens økonomistyring smelter sammen med økonomiafdelingens. Derudover fokuseres der løbende på budgetter og forventninger, og alle niveauer i organisationen rapporterer på fremdrift og forventet aflevering.
Fokus er på tværgående koordination, og fordi basis er på plads, kan virksomheden arbejde med optimering og standardisering.
Vi oplever, at virksomheder på dette niveau kan få værdi af automatisering af processer i forhold til:
Mit råd til virksomhederne på dette niveau er at skabe (endnu) bedre samarbejde. Der er selvfølgelig mange potentielle udfordringer og faldgruber på dette niveau, men vi ser typisk:
Når du har placeret projektorganisation et sted på skalaen mellem:
"Hvorfor afleverer vi altid for sent"
og
"Hvordan styrer vi igangværende arbejder?"
... håber jeg du har bedre overskud til at tage første skridt til, hvordan I kommer videre med it projekstyring, hvordan I får udbytte af et eventuelt nyt system og hvad I skal fokusere på i implementeringen.
Det er afgørende, at understøttelse af it projektstyring sker på et niveau, hvor virksomheden kan følge med og som er afstemt med modenheden.
Det betyder, at jeres modenhed skal guide både hvilke processer I automatiserer og i hvilken rækkefølge.