Hvad jeg har lært af 1000 implementeringer af it projektstyring

Modenhed og it projektstyring 

De fleste organisationer arbejder projektorienteret og med projektstyring i en eller anden udstrækning. De fleste oplever også udfordringer med fx deadlines, kommunikation og videndeling. Derfor er det oplagt at undersøge, hvordan it projektstyring kan hjælpe.

Men projektstyring kan være svær at understøtte med it. Det skyldes, at projektarbejdet involverer de fleste medarbejdere, at projekter går på tværs af afdelinger og at processer er komplekse.

Derfor er det en udfordring at finde et system, der favner og understøtter den brede, fælles kommunikation og giver projektlederne de specialiserede redskaber, de har brug for. Alt for ofte skyder virksomheder over målet og investerer i et system, der er for avanceret i forhold til behov og modenhed. 

Målet med denne artikel er at få dig til at reflektere over, hvor moden din projektorganisation er, og hvilket ambitionsniveau I bør have for et kommende IT-system.

Avanceret eller simpel projekstyring?

Den model jeg om lidt præsenterer er baseret på ca. 1000 implementeringer af TimeLog PSA gennem +20 år. Den tager udgangspunkt i økonomisk projektstyring, herunder økonomi- og budgetstyring af projekterne.

Vi har implementeret TimeLog PSA i virksomheder med 100% styr på projektstyring. Og vi har kunder, hvor projektstyringsprocessen bedst kan beskrives som forlæns rullefald - bare man lander med livet i behold, er alle glade.

Første skridt: Implementering

Første skridt til succes med et nyt projekstyringsværktøj er implementeringen. Vi har set det gå galt, fordi ambitionsniveauet var for højt eller fordi rækkefølgen af, hvilke processer der implementeres var forkert.

Du får kun succes med at understøtte projektstyring med IT, hvis organisationens modenhedsniveau matcher ambitionsniveauet for implementeringen."

Søren Lund

Grundlægger, TimeLog

Størrelsen er ikke afgørende 

Før vi springer til de tre modenhedsniveauer, så lad mig slå fast at modenhed hverken handler om alder eller størrelse. Der kan være sammenhæng mellem virksomhedens størrelse og modenhed, men vi har også mødt stærkt umodne projektafdelinger eller projektkulturer i større virksomheder.

Tre niveauer for modenhed i projektstyring:

1. Ad Hoc - Den ganske umodne organisation, hvor projektstyring improviseres.
2. Projektmodel - Har styr på de basale forhold såsom projektmodel, budgettering, tidsforbrug, evaluering og afvikling.
3. Excellence - Kigger på tværs af projekter og arbejder med projektportefølje, benchmarking mellem projekter, best practices, har processer for projektevaluering og -optimering og løbende uddannelse i projektmodeller.

1. Ad Hoc

Virksomheder og organisationer med modenhedsniveauet Ad Hoc er typisk unge og små virksomheder.

Det kan også være "lommer" i større organisationer, som arbejder projektorienteret, hvor resten af virksomheden fx arbejder med industriel produktion. Eller det kan være ældre organisationer, der ikke er blevet presset til at strukturere og effektivisere projektarbejdet.

Når Ad Hoc-projektorganisationen vil implementere TimeLog PSA, er de typiske behov, spørgsmål og problemstillinger:

• Hvor bliver tiden af?
• Hvor har vi en høj dækningsgrad?
• Hvorfor leverer vi altid for sent?
• Hvorfor er det nødvendigt med så mange mærkelige Excel-ark?

Der hvor vi oplever, at Ad Hoc-organisationen typisk tager fat og får størst værdi er ved at implementere processer såsom:

• Automatisering af processen: tidsregistrering → projektstyring → fakturering
• Indsamling af alle projektdata på et sted
• Ensartet projektafvikling fx ved brug af projektplaner og projektskabeloner
• Skabe en fælles forståelse og en fælles ramme for projektafviklingen

De faldgruber vi ofte møder er:

• Modstand og manglende forståelse for vigtigheden af tidsregistrering
• Alt for ambitiøst nedbrydning af projekter
• Manglende ejerskab på processerne, når de først er fastlagt
• Når virksomheden presses glemmes projektstyringen og de nye processer
• Ad Hoc-organisationen inddrager ikke ekstern professionel hjælp
• For ambitiøs med hvor mange processer der skal implementeres, når nu man har fået et IT-system

Få styr på basisprocesserne

Mit råd til Ad Hoc-organisationen: Få styr på basisprocesserne. Identificer hvad der er "need to have" og vent med alt, der ikke er strengt nødvendigt. "Need to have" kan sagtens tage et års tid at få på plads.

En anden vigtig ting er, at have en åben dialog med alle om, hvorfor og hvordan I skal understøtte projektarbejdet med IT, og hvilke forretningsmæssige fordele, det giver virksomheden. Det er især afgørende, at alle projektmedarbejdere forstår vigtigheden af tidsregistrering.

2. Projektmodel

Næste niveau i modellen, kaldet Projektmodel, er kendetegnet ved, at virksomheden styr på basis. Organisationen er typisk over 20 mand m/k, og I har professionelle, fuldtids projektledere.

De problemer virksomheden oplever er fx:

• Hvordan kan vi styre organisationen med nøgletal?
• Har projektlederne de tal, de skal bruge?
• Hvordan skaber vi brugbare feedbacksystemer mellem projektdeltagere og projektleder?
• Hvordan understøtter vi en bestemt projektmodel med it?

Fokus er på standardisering og optimering af projektarbejdet og projektrapporteringen.

De områder, hvor vi typisk ser, at Projektmodel-virksomheder får størst værdi af fælles processer og automatisering, er:

• Konceptualisering og valg af en bestemt projektmodel
• Kapacitetsplanlægning og ressourcestyring
• Økonomisk projekstyring og automatiseret fakturering, herunder ved at overlade faktureringsgrundlag, prismodeller og betalingsplaner til projektlederne

De faldgruber vi oftest møder på dette niveau er:

• En alt for ambitiøs plan for nøgletal - virksomheden vælger for mange og for komplekse nøgletal
• Virksomheden opfinder sin egen projektmodel, selvom en standardmodel ofte kunne fungere fint
• For meget teori og for lidt reel implementering (ringbindene med projektmodellen der står og samler støv)

Tag processerne én af gangen 

Mine råd til virksomheder på dette niveau er:

• Tag processerne en ad gangen
• Overvej om I kan bruge standard projektmodel
• Begynd at bruge nøgletal på tværs af organisationen

Virksomheden har en størrelse, hvor tingene går hurtigt og det kan være svært for lederen at følge med i alle projekter. Derfor er nøgletal effektive som styringsværktøj, til at skabe klarhed og for at rette medarbejdernes aktiveter ind til virksomhedens strategi.

Få inspiration til at løfte projektorganisationen med de nødvendige processer og nøgletal i denne podcast:

3. Excellence

På tredje og sidste niveau i modellen, Excellence, møder vi de virksomheder, der har certificerede projektledere og projektchefer og som har implementeret projektporteføljestyring eller programstyring.

De typiske spørgsmål eller problematikker, vi møder, er:

• Hvordan styrer vi igangværende arbejder?
• Hvordan laver vi en model for at benchmarke projekter?
• Hvordan kan vi styre en projektportefølje uden at belaste projektledere med yderligere administration?
• Hvordan styrer vi ETC (Estimate to Completion) og EAC (Estimate at Completion)?

Centralt for Excellence er, at projektafviklingens økonomistyring smelter sammen med økonomiafdelingens. Derudover fokuseres der løbende på budgetter og forventninger, og alle niveauer i organisationen rapporterer på fremdrift og forventet aflevering.

Fokus er på tværgående koordination, og fordi basis er på plads, kan virksomheden arbejde med optimering og standardisering.

Vi oplever, at virksomheder på dette niveau kan få værdi af automatisering af processer i forhold til:

• Porteføljestyring
• Indtægtsføring af igangværende arbejder
• Projektbenchmarking
• Samarbejde og videndeling

Få styr på samarbejdet

Mit råd til virksomhederne på dette niveau er at skabe (endnu) bedre samarbejde. Der er selvfølgelig mange potentielle udfordringer og faldgruber på dette niveau, men vi ser typisk:

• At projektafdelingen og økonomiafdelingen ikke taler samme sprog og måske har svært ved at samarbejde.
• At samarbejdet mellem forskellige forretningsområder halter.
• At virksomheder opfinder egne it-systemer til at understøtte egne processer, selvom det måske var smartere at benytte standardsystemer.

Hvor moden er jeres projektorganisation?

Når du har placeret projektorganisation et sted på skalaen mellem: 

"Hvorfor afleverer vi altid for sent" 

og 

"Hvordan styrer vi igangværende arbejder?" 

... håber jeg du har bedre overskud til at tage første skridt til, hvordan I kommer videre med it projekstyring, hvordan I får udbytte af et eventuelt nyt system og hvad I skal fokusere på i implementeringen. 

It-understøttelse skal afstemmes med modenheden

Det er afgørende, at understøttelse af it projektstyring sker på et niveau, hvor virksomheden kan følge med og som er afstemt med modenheden. 

Det betyder, at jeres modenhed skal guide både hvilke processer I automatiserer og i hvilken rækkefølge.