Lyt til artiklen:
For nogle medarbejdere kan tidsregistrering føles som overvågning. De føler, det er ubehageligt, at lederen kan følge med i, hvad de laver, og hvor mange timer, de registrerer på en arbejdsdag.
Det er især en udfordring, at indføre tidsregistrering af medarbejdere i en organisation, som ikke registreret tid før.
Det kræver nemlig nye vaner, lidt disciplin og ikke mindst motivation for at få det gjort rettidigt, præcist og regelmæssigt.
Når vi indfører nye systemer, er noget af det vigtigste implementeringen og de nye vaner der skal følge her. Her har virksomhedens ledere et særligt ansvar:
Lederen skal gå forrest i forhold til tidsregistrering. Formålet med at registrere tid skal kommunikeres tydeligt (og ofte), så alle får en fælles forståelse for, hvorfor det er vigtigt.
Men vil du lykkes med at få medarbejderne til at registrere tid, er det endnu vigtigere at skabe en personlig motivation hos den enkelte medarbejder. Det kan du gøre med nudging, som vi dykker ned i her.
Personlig motivation er afgørende for om medarbejderne tidsregistrerer.
For at opdyrke personlig motivation er det vigtigt, at dine medarbejdere kan svare på:
"What's in it for me?"
Hvis I ikke i fællesskab, får etableret svar på dét spørgsmål, kommer du (eller andre ansvarlige) til at bruge alt for meget tid og energi på at følge op og minde om.
Det er naturligvis forskelligt fra person til person, hvad der motiverer til at registrere tid regelmæssigt. Motivationen kan afhænge af ens rolle i organisationen og medarbejderens psykologiske profil.
Projektledere kan motiveres af udsigten til bedre at kunne holde styr på projekternes fremdrift, tidsforbrug, estimater og økonomi.
Medarbejdere kan fx motiveres af bedre indsigt i hvilke opgaver der er løst i løbet af en ugen, af bedre at kunne estimere hvor lang tid en opgave tager og at af forstå, hvad tidsregistrering betyder for virksomheden, for kunderne eller kolleger.
Det kan fx være:
TimeLog har implementeret tidsregistrering i alle slags virksomheder siden 2001. Dén erfaring har lært os, at særligt fem tilgange fungerer godt, hvis du vil motivere medarbejderne til at tidsregistrere.
De er alle forbundet med en essentiel motivationsfaktor. Og ved at anvende dem besvarer du sammen med din medarbejder det grundlæggende spørgsmål: "What's in it for me?".
Det her er næsten en no-brainer, men vi ser alligevel mange, der på en eller anden måde ikke får taget dette punkt alvorligt: Teknik.
Med teknik menes hvordan registrerer I tid og gør I det på en brugervenlig måde?
Og for at være helt klar.
I sidste ende bliver mange medarbejdere motiveret til at tidsregistrere, hvis det er enkelt og nemt. Eller rettere; de mister ikke motivationen, hvis de ikke opfatter det som besværligt.
Vi oplever nogle gange nye kunder, der ironisk bemærker: "Hvor skal jeg registrere den tid, jeg bruger på at tidsregistrere?"
Det er et udtryk, der har vokset gennem årene, fordi mange medarbejdere har oparbejdet store frustrationer ved at tidsregistrere i Excel-ark. Og fordi tidsregistreringssystemer ikke altid har gennemtænkt brugeroplevelsen.
For eksempel har det været frustrerende for konsulenter på kundebesøg at skulle logge ind på en computer hjemme på kontoret for at registrere tid i systemet. De har brug for en tidsregistrerings-app, der følger dem overalt.
Omvendt har dine administrative medarbejdere brug for en fleksibel løsning til desktop, hvor de nemt kan skifte mellem opgaver og løbende registrere tiden.
Snak med medarbejderne, og find ud af, hvordan det passer dem bedst at tidsregistrere. De fleste moderne tidsregistreringssystemer kan tilpasse sig de forskellige behov.
Og så længe det ikke er for besværligt at registrere, skal dine ansatte nok registrere. Er det for besværligt bliver alle de andre argumenter til gengæld ligegyldige - for så gør de det ikke.
En velfungerende forretning og et solidt overskud hjælper dig til at indgyde optimisme hos medarbejderne. For den enkelte er det langt sjovere, når de tør se fremad, gribe nye chancer, og føler sig sikre i deres job.
Vedholdende tidsregistrering sikrer, at alle timer, der arbejdes for kunder bliver registreret. Det skaber flere fakturérbare timer, som igen skaber større omsætning for virksomheden.
På den måde kan du bruge det økonomiske argument, hvis dine fakturérbare medarbejdere kan se, at tidsregistreringen er med til at gøre deres hold til et vinderhold.
Prøv at inddrage medarbejderne i det, du vil bruge tidsregistreringerne til. Og brug dem åbent i teamet til at diskutere, hvor meget I kan fakturere, når I nærmer jer slutningen af måneden.
Det gør det synligt, hvor direkte deres tidsregistreringer hænger sammen med jeres omsætning.
Tidsregistreringerne kan også være et konstruktivt og opklarende værktøj i en MUS/PU-samtale mellem dig og den enkelte medarbejder.
Udviklingssamtaler kan være en tåkrummende øvelse for medarbejderne, hvis de ikke har nået deres individuelle målsætninger. Eller det kan øge deres stressniveau, hvis der er ubalance mellem dine forventninger og dine medarbejderes oplevede arbejdsbyrde.
Når dine ansatte registrerer tid på en systematisk måde, får I sat tal på den personlige arbejdsbyrde.
Det kan hjælpe dig og dine medarbejdere til at fastsætte relevante og realistisk personlige målsætninger, hvis I fx kan se, at der hele tiden kommer opgaver ind fra siden, der forhindrer dem i at nå deadlines.
Eller at de faktiske arbejdsopgaver ikke matcher jeres aftalte målsætninger.
På den måde kan I bruge tidsregistreringerne af medarbejdernes arbejdsdag til at matche målsætninger til det faktiske arbejde, de udfører. Eller omvendt - nedprioritere irrelevante opgaver, så de får overskud til at nå deres målsætninger.
Bed medarbejderne udarbejde en tidsprofil til jeres første MUS/PU-samtale efter de er begyndt at tidsregistrere. Bruger de tiden på de opgaver og projekter, de gerne vil? Sæt derefter målsætninger sammen for, hvordan I gerne ser tidsprofilen ser ud til næste samtale.
Alle mennesker vil helst komme med gode nyheder. Det gælder også dine ansatte i frontlinjen, som har løbende dialog med kunderne: Projektledere, sælgere, kunde-support og så videre.
Men i virkelighedens verden kan deadlines skride, der kommer ekstra omkostninger på projekterne eller scope skal udvides, for, at et projekt når helt i mål.
Alt sammen kræver en åben og konstruktiv dialog med kunder, som ofte vil være kritiske over for ændringerne i jeres oprindelige aftale.
Overblik over tidsforbruget, giver dine projektledere mulighed for løbende og proaktivt at justere projektplanerne.
Samtidig kan de holde kunden informeret om projektets fremgang, og tidligt i forløbet tage en fornuftig dialog om, hvorfor en deadline fx ikke kan imødekommes.
I den dialog hjælper tidsregistreringen af projektmedarbejdernes til at dokumentere, det arbejde der er lavet. Frustrationen hos kunderne bliver mindre, hvis de bliver inddraget og kan se, I spiller med åbne kort.
Oplever dine medarbejdere, at de kan bruge tidsregistreringen til at vende potentielt kritiske kundemøder til konstruktive samtaler med imødekommende kunder, motiverer det til at tidsregistrere.
Og fordi det er i projektledernes interesse, at projektmedarbejderne registrerer tid, kan de bidrage med at motivere videre ud i organisationen.
Har du eller dine projektledere en vanskelig dialog med en kunde, så inddrag projektmedarbejderne til en evaluering af de timer, der er registreret på projektet sammen med kunden. Hvad har udfordret tidsplanen og omkostningerne?
Er du projektleder, er det dit ansvar, at projektet har en sund økonomi og giver overskud.
Afregner du projekter efter medgået tid, giver det dig i den sammenhæng rimelig sikkerhed for profit på de eksterne timer. Men flere og flere kunder vil afregne projekter til en fast pris.
Det giver udfordringer i forhold til rentabiliteten, fordi det kan være svært at estimere tilbud præcist, hvis du ikke kan bygge estimatet på solide data. Du øger dermed risikoen for at tabe penge på projekterne væsentligt.
Men når medarbejderne tidsregistrerer, bygger du over tid data op, der gør det meget lettere for både sælgerne og konsulenterne at lave præcise estimater.
Og præcise estimater er det, der lader dem generere tilbud, der indeholder en sund profitmargin, og ikke efterlader dem med håret i postkassen, når de skal rapportere på projektøkonomien.
Samtidig kan sælgerne bruge dataene til at gå efter de kunder og projekter, der giver det højeste dækningsbidrag.
Inddrag medarbejderne i løbende estimering af opgaver. Og basér estimeringen på deres tidsregistrering. Det er også en fordel for projektmedarbejderne at kunne estimere bedre, så de ikke presses af urealistiske estimater, de har givet ud fra mavefornemmelsen.