Hvordan kommer du i mål med tidsregistrering af medarbejdere?

For at opdyrke personlig motivation er det vigtigt, at dine medarbejdere kan svare på:

"What's in it for me?"

Hvis I ikke i fællesskab, får etableret svar på dét spørgsmål, kommer du (eller andre ansvarlige) til at bruge alt for meget tid og energi på at følge op og minde om at udfylde og indsende timesedler. 

Det er naturligvis forskelligt fra person til person, hvad der motiverer; det kan afhænge af ens rolle i organisationen og medarbejderens psykologiske profil.

Læs også: 5 grunde til at dine medarbejdere skal registere tid

Hvad motiverer forskellige medarbejderprofiler til at registrere tid? 

Projektledere kan motiveres af udsigten til bedre at kunne holde styr på projekternes fremdrift, tidsforbrug, estimater og økonomi.

Medarbejdere kan fx motiveres af bedre indsigt i hvilke opgaver der er løst i løbet af en uge, af bedre at kunne estimere hvor lang tid en opgave tager og af at forstå, hvad tidsregistrering betyder for virksomheden, for kunderne eller kolleger. 

Det kan fx være:

• Min kollega Projektleder Pernille kan holde styr på alle opgaverne og have ro i maven, når jeg får registreret tid dagligt.
• Vores CFO Christian kan bedre forecaste i forhold til budgettet og projektøkonomien, når jeg registrer tiden korrekt på alle mine opgaver.
• Vores kunde får ro i maven, når de kan se, hvor lang tid jeg har brug på hvilke opgaver og når der er kommentarer, der forklarer hvilken opgave der er tale om.

5 måder, du kan motivere dine ansatte til at tidsregistrere

Det her er næsten en no-brainer, men vi ser alligevel mange, der på en eller anden måde ikke får taget dette punkt alvorligt: Teknik. 

Med teknik menes hvordan I registrerer tid og at I gør det på en simpel og brugervenlig måde.

Og for at undgå tvivl, får du her 4 eksempler på brugervenlig, simpel tidsregistrering:

• Du kan registrere tid via en tidsregistrering app, mens du sidder i bussen, er på farten eller hvis du arbejder på flere forskellige opgaver i løbet af en uge.
• Du kan nemt finde de opgaver, du skal registrere tid på og gemme dine favoritter.
• Du ser de projekter og opgaver, du har brug for at se. Ikke alt muligt andet.
• Du kan nemt se om dine timer er indsendt og godkendt. Er du leder, får du besked, når du skal godkende timer, udlæg eller kørsel. 

I sidste ende bliver mange medarbejdere motiveret til at tidsregistrere, hvis det er enkelt og nemt. Eller rettere; de mister ikke motivationen, hvis de ikke opfatter det som besværligt.

Vi oplever nogle gange nye kunder, der ironisk bemærker: "Hvor skal jeg registrere den tid, jeg bruger på at tidsregistrere?"

Det skyldes fx, at medarbejdere har oparbejdet frustrationer ved at tidsregistrere i Excel-ark, eller i tidsregistreringssystemer, der ikke har gennemtænkt brugeroplevelsen.

For eksempel har det været frustrerende for konsulenter på kundebesøg at skulle logge ind på en computer på kontoret for at registrere tid. De har brug for en tidsregistrerings-app, der følger dem overalt.

Omvendt har dine administrative medarbejdere brug for en fleksibel løsning til desktop, hvor de nemt kan skifte mellem opgaver og løbende registrere tiden.

Snak med medarbejderne, og find ud af, hvordan det passer dem bedst at tidsregistrere. De fleste moderne tidsregistreringssystemer kan tilpasse sig de forskellige behov.

2. Fakturering: Det er sjovere, når vi tjener penge

En velfungerende forretning og et solidt overskud hjælper dig til at skabe optimisme hos medarbejderne. For den enkelte er det langt sjovere, når de tør se fremad, gribe nye chancer, og føler sig sikre i deres job.

Løbende tidsregistrering sikrer, at alle kundetimer, bliver registreret. Det skaber flere fakturérbare timer, som igen skaber større omsætning for virksomheden.

På den måde kan du bruge det økonomiske argument, hvis dine fakturérbare medarbejdere kan se, at tidsregistreringen er med til at gøre deres hold til et vinderhold.

Prøv at inddrage medarbejderne i det, du vil bruge tidsregistreringerne til. Og brug dem åbent i teamet til at diskutere, hvor meget I kan fakturere, når I nærmer jer slutningen af måneden.

Læs også: Projektøkonomi for begyndere.

Det gør det synligt, hvor direkte deres tidsregistreringer hænger sammen med jeres omsætning.

3. MUS/PU: Vi vil helst sætte realistiske målsætninger

Tidsregistreringerne kan også være et konstruktivt og opklarende værktøj i en MUS/PU-samtale mellem dig og den enkelte medarbejder.

Udviklingssamtaler kan være en tåkrummende øvelse for medarbejderne, hvis de ikke har nået deres individuelle målsætninger. Eller det kan øge deres stressniveau, hvis der er ubalance mellem dine forventninger og deres oplevede arbejdsbyrde.

Når dine ansatte registrerer tid på en systematisk måde, får I sat tal på den personlige arbejdsbyrde.

Det kan hjælpe dig og dine medarbejdere til at fastsætte relevante og realistisk personlige målsætninger, hvis I fx kan se, at der hele tiden kommer opgaver ind fra siden, der forhindrer dem i at nå deadlines.

Eller at de faktiske arbejdsopgaver ikke matcher jeres aftalte målsætninger.

På den måde kan I bruge tidsregistreringerne af medarbejdernes arbejdsdag til at matche målsætninger til det faktiske arbejde, de udfører. Eller omvendt - nedprioritere irrelevante opgaver, så de får overskud til at nå deres målsætninger.

Bed medarbejderne udarbejde en tidsprofil til jeres første MUS/PU-samtale efter de er begyndt at tidsregistrere. Bruger de tiden på de opgaver og projekter, de gerne vil? Sæt derefter målsætninger sammen for, hvordan I gerne ser tidsprofilen ser ud til næste samtale.

Tip: Brug standardrapporterne i TimeLog til at vise tidsregistreringer per opgave og per medarbejder 

4. Kundedialog: Vi trives bedst med klar kommunikation

Alle mennesker vil helst komme med gode nyheder. Det gælder også dine ansatte i frontlinjen, som har løbende dialog med kunderne: Projektledere, sælgere, kunde-support og så videre.

Men i virkelighedens verden kan deadlines skride, der kommer ekstra omkostninger på projekterne eller scope skal udvides, for, at et projekt når helt i mål. 

Alt sammen kræver en åben og konstruktiv dialog med kunder, som ofte vil være kritiske over for ændringerne i jeres oprindelige aftale.

Læs også: Hvad er et projekt scope?

Tidsregistrering åbner dialogen med kunden

Overblik over tidsforbruget, giver dine projektledere mulighed for løbende og proaktivt at justere projektplanerne.

Samtidig kan de holde kunden informeret om projektets fremgang, og tidligt i forløbet tage en fornuftig dialog om, hvorfor en deadline fx ikke kan imødekommes.

Læs også: Sådan laver du en effektiv projektplan

I den dialog hjælper tidsregistreringen af medarbejdere til at dokumentere, det arbejde, der er udført.  Frustration hos kunderne bliver mindre, hvis de bliver inddraget og kan se, I spiller med åbne kort.

Oplever dine medarbejdere, at de kan bruge tidsregistreringen til at vende potentielt kritiske kundemøder til konstruktive samtaler med imødekommende kunder, motiverer det til at tidsregistrere.

Og fordi det er i projektledernes interesse, at projektmedarbejderne registrerer tid, kan de bidrage med at motivere videre ud i organisationen.

Har du eller dine projektledere en vanskelig dialog med en kunde, så inddrag projektmedarbejderne til en evaluering af de timer, der er registreret på projektet sammen med kunden.

Hvad har udfordret tidsplanen og omkostningerne?

5. Projektøkonomi: Har vi overskud på vores fastprisprojekter?

Er du projektleder, er det dit ansvar, at projektet har en sund økonomi og giver overskud.

Afregner du projekter efter medgået tid, giver det dig i den sammenhæng rimelig sikkerhed for profit på de eksterne timer. Men flere og flere kunder vil afregne projekter til en fast pris.

Det giver udfordringer i forhold til rentabiliteten, fordi det kan være svært at estimere tilbud præcist, hvis du ikke kan bygge estimatet på solide data. Du øger dermed risikoen for at tabe penge på projekterne.

Men når medarbejderne tidsregistrerer, indsamler du over tid data, der gør det lettere for både sælgere og konsulenter at lave præcise estimater. 

Og præcise estimater er det, der lader dem generere tilbud, der indeholder en sund profitmargin, og ikke efterlader dem med håret i postkassen, når de skal rapportere på projektøkonomien.

Samtidig kan sælgerne bruge dataene til at gå efter de kunder og projekter, der giver det højeste dækningsbidrag.

Læs også: Økonomistyring for projektledere: Vores mest effektive strategier

Inddrag medarbejderne i løbende estimering af opgaver, og basér estimeringen på deres tidsregistrering. Det er også en fordel for projektmedarbejderne at kunne estimere bedre, så de ikke presses af urealistiske estimater, de har givet ud fra mavefornemmelsen.