Als Projektleiter müssen Sie ständig ein Gleichgewicht zwischen den Interessen der internen und externen Beteiligten herstellen und gleichzeitig sicherstellen, das Projekt gemeinsam mit ihrem Team innerhalb des Umfangs und der Frist durchzuführen.
Dabei eine gute Balance zu finden ist fast immer eine Herausforderung.
Meilensteine sind ein wirksames Hilfsmittel für die Kommunikation mit allen Beteiligten und gleichzeitig ein hervorragendes Tool, um die wichtigsten Projektleistungen und -fristen im Auge zu behalten.
Ähnlich wie Straßenschilder Ihnen die Richtung zu Ihrem Ziel weisen, weist ein Meilensteinplan Ihnen als Projektleiter die Richtung zum erfolgreichen Abschluss eines Projekts im Projektmanagement.
Dieser Artikel bietet Ihnen eine umfassende Übersicht über Meilensteine im Projektmanagement: Was Meilensteine sind, wie Meilensteine effizient eingesetzt werden und zudem einige Beispiele von Meilensteinen.
Im Projektmanagement können Sie Meilensteine verwenden, um Projektpläne in einzelne Projektphasen aufzugliedern und wichtige Übergaben, Fristen und größere Lieferungen innerhalb eines Projekts zu ermitteln.
Sie können sich Meilensteine als kleinere Zwischenziele vorstellen, die Sie sich entlang des Projektzeitplans auf dem Weg zum Gesamtziel setzen.
Ein Projekt kann durchaus mehrere übergeordnete Meilensteine haben. Bei größeren Projekten können diese übergeordneten Meilensteine dann eigene, ergänzende Meilensteine haben.
Die Anzahl der Meilensteine in Ihrem Meilensteinplan wird durch den Umfang des jeweiligen Projekts bestimmt.
Sie sollten so viele Meilensteine verwenden, wie Sie benötigen, um den Überblick über den Projektfortschritt zu behalten.
Meilensteine werden im Projektmanagement vorwiegend als Wasserfallmodell verwendet. Sie erscheinen als Markierungen in Ihrem Gesamt-Projektplan. In der Regel kennzeichnen sie den Übergang von einer Projektphase in die nächste.
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So unterschiedlich alle Projekte sind, so vielseitig sind deshalb auch die Meilensteine. Es gibt jedoch einige typische Beispiele von Meilensteinen, die für Ihren Meilensteinplan besonders nützlich sein könnten.
Hier sind einige Beispiele:
Sie kennen nun die Definition von Meilensteinen und haben einige Beispiele kennengelernt. Jetzt fragen Sie sich vielleicht, was eigentlich Meilensteine von Aufgaben oder Zielen unterscheidet.
Es kann etwas knifflig sein, zwischen Meilensteinen, Aufgaben und Zielen zu unterscheiden – besonders bei größeren Projekten.
Lassen Sie uns die Unterschiede kurz erläutern.
Sie können sich einen Meilenstein als eine Aktivität vorstellen, bei der die Start- und Endzeit identisch sind. Es gibt dabei niemanden, der direkt am Meilenstein arbeitet (obwohl Sie jemandem die Verantwortung für den Meilenstein übertragen sollten).
Ein kurzes Beispiel:
Ein Meilenstein namens Abschluss der Phase 1 ist das Häkchen im Projektplan, das bestätigt, dass alle Aufgaben in Phase 1 abgeschlossen sind und dass wir diesen Teil des Projekts als abgeschlossen betrachten können.
Während die Kunden und Entscheidungsträger wahrscheinlich weniger an einer Statusmeldung zu allen einzelnen Aufgaben innerhalb der Phase interessiert sind, möchten sie stattdessen bestimmt dann informiert werden, wenn Sie einen der Meilensteine erreicht haben, die zu Beginn des Projekts als Fortschrittsindikatoren vereinbart wurden.
So gesehen könnte man Meilensteine auch als Ziele bezeichnen – aber sie sind eben auch nicht ganz dasselbe.
Der Hauptunterschied zwischen Meilensteinen und Projektzielen besteht darin, dass Meilensteine etwas sind, das wir für den Verlauf unseres Projekts beschließen. Ziele sind dagegen die gewünschten Ergebnisse eines Projekts.
Zum Beispiel:
Bei einem IT-Projekt mit dem Ziel, die Verwaltungszeit für alle Mitarbeiter durch die Einführung einer neuen IT-Lösung um 20 % zu reduzieren, könnte der Meilensteinplan, der zu diesem Ziel führt, folgendermaßen aussehen:
Beachten Sie, dass die Meilensteine voneinander abhängig sind und alle einen entscheidenden Einfluss auf den Gesamtzeitplan des Projekts im Wasserfallmodell haben.
Alle diese Meilensteine wurden bereits in der Planungsphase des Projekts festgelegt und können im Verlauf des Projekts als abgeschlossen markiert werden.
Wenn alle Meilensteine abgeschlossen sind, hängt das Ziel der angestrebten Verringerung der Verwaltungszeit noch davon ab, ob die Mitarbeiter die eingeführte Lösung bei ihrer täglichen Arbeit tatsächlich nutzen.
Und das ist nichts, was man aktiv abschließen kann.
Es gibt unzählige Gründe, warum Sie Meilensteine in Ihrem Projektmanagement nutzen sollten.
Hier sind die vier wichtigsten.
In der Anfangsphase eines Projekts sollten Sie immer darauf achten, nicht detaillierter zu planen, als es zu diesem Zeitpunkt sinnvoll ist.
Wenn Ihr gesamter Projektplan aus einer einzigen Reihe von Aufgaben besteht, verlieren Sie schnell den Überblick über Ihren Plan.
Wenn Sie mit der Erstellung eines Meilensteinplans beginnen, erhalten Sie einen guten Überblick über die wesentlichen Aktivitäten und Phasen, die Sie für den Abschluss des Projekts durchführen müssen.
Außerdem können Sie den Projektplan mithilfe von Meilensteinen in überschaubare Abschnitte unterteilen, ohne sich in Details zu verlieren.
Eine der wichtigsten Kompetenzen, um ein Projekt innerhalb des vorgegebenen Rahmens abzuschließen, ist die Fähigkeit, mit allen Beteiligten zu kommunizieren.
Meilensteine dienen als gemeinsam vereinbarte Fortschrittsindikatoren innerhalb Ihres Gesamt-Projektplans.
Bereits in der frühen Planungsphase des Projekts sollten alle Beteiligten verstehen, was die einzelnen Meilensteine bedeuten und sich damit einverstanden zeigen, dass sie die Maßstäbe für den Projektfortschritt darstellen.
Bei einem typischen Projekt, in dem jede Phase aus einer Reihe hochspezialisierter Aufgaben besteht, können sich die meisten Beteiligten nicht mit den Einzelheiten jeder Aufgabe befassen.
Es sind oft nur die Experten des Teams, die diese genau verstehen.
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Die Kunden und Entscheidungsträger wollen natürlich dann informiert werden, wenn Ihr Team den Meilenstein nicht fristgerecht erreicht oder wenn Sie zusätzliche Ressourcen für die aktuelle Projektphase benötigen.
Für Kunden und Führungskräfte gibt es oft nichts Lästigeres als zu versuchen, den Fortschritt eines Projekts mit hoher Priorität zu ermitteln, nur um dann in technische Erklärungen zu einzelnen Aufgaben verwickelt zu werden, für die sie vielleicht nicht das nötige Fachwissen haben.
Da Sie den Projektplan mithilfe von Meilensteinen in Phasen unterteilen können, wird es einfacher, zeitliche Anpassungen vorzunehmen, wenn eine Phase früher oder später als erwartet abgeschlossen wird.
Sie können sich die Phasen als Gruppen von Aufgaben vorstellen, die Sie bereits zeitlich festgelegt haben.
Wenn sich eine Phase verzögert oder früher als geplant abgeschlossen wird, können Sie die Aufgabengruppen im Projektplan leicht anpassen und erhalten gleichzeitig einen schnellen Überblick über die Auswirkungen auf den Gesamtzeitplan.
Es kann von großem Nutzen sein, schnell einen Entwurf eines neuen Zeitplans mit den Projektbeteiligten teilen zu können.
Danach müssen Sie natürlich die nachfolgenden Phasen noch durchgehen und im Detail anpassen.
Wenn sich Ihr Projekt über mehrere Monate oder gar Jahre erstreckt, kann es schwierig sein, die Motivation aufrechtzuerhalten, wenn Sie das Projekt erst nach dessen Abschluss feiern können.
Dies gilt insbesondere dann, wenn einige Mitarbeiter des Projektteams nur an einzelnen Phasen beteiligt sind und die Ziellinie nicht zu sehen bekommen.
Dank Meilensteinen erhält Ihr Projektteam greifbare Ziele, die nicht allzu weit in der Zukunft liegen.
Somit bieten Meilensteine gute Gelegenheiten, auch die kleineren Erfolge zu feiern.
Nachdem Sie nun einige der Vorteile kennen, wollen wir uns näher damit befassen, wie Meilensteine im Projektmanagement eingesetzt werden.
Sie können Meilensteine als festen Bestandteil sowohl der Projektplanung als auch der Projektdurchführung betrachten. Die Arbeit mit Meilensteinen ist dabei nie ein alleinstehender Prozess.
Die Erstellung eines Meilensteinplans ist grundsätzlich Teil des Planungsprozesses. Meilensteine werden danach aber auch zu einem Teil des Kommunikationsprozesses, sobald Ihr Team Fortschritte im Projektplan erzielt.
Da der genaue Kommunikationsprozess in jedem Unternehmen und bei jedem Projekttyp unterschiedlich ist, werden wir nur kurz auf die drei wichtigsten Schritte eingehen, die Sie bei der Planung von Meilensteinen in Ihrem Projekt durchlaufen müssen.
Wenn Meilensteine wie Straßenschilder funktionieren und die Richtung zum Ziel weisen sollen, müssen Sie das Ziel des Projekts zuerst definieren.
Jedes Projekt braucht ein Ziel. Sonst ist es nur Routinearbeit.
Ihr erster Schritt bei der Projektplanung sollte deshalb darin bestehen, das Ziel in Absprache mit den Beteiligten zu definieren.
Nachdem Sie das Ziel des Projekts festgelegt haben, sollten Sie und Ihr Projektteam das Projekt in einem so genannten Projektstrukturplan (PSP) in Aufgaben und Teilaufgaben unterteilen.
In diesem Schritt müssen Sie ein Gleichgewicht zwischen einer ausreichend detaillierten aber nicht zu umfassenden Planung finden, damit Sie die Dauer und Auswirkungen der Aufgaben auf den Projektplan abschätzen können, ohne sich dabei in Einzelheiten zu verlieren.
Bedenken Sie stets, dass es nicht sinnvoll ist, zu weit in die Zukunft zu planen.
Es ist eher die Regel als die Ausnahme, dass sich Bedingungen wie Besetzung, Verfügbarkeit, Umfang usw. im Laufe eines Projekts ändern.
Gleichzeitig sind aber auch grobe Schätzungen der geplanten Phasen sowie der Dauer und internen Zusammenhänge der Aktivitäten erforderlich.
Gegen Ende dieses Schritts können Sie anhand der Phasen und kritischen Aktivitäten Ihres Projektstrukturplans Meilensteine definieren.
Während Ihre Mitarbeiter die Aufgaben innerhalb einer Phase als Team ausführen können, sollten Sie die Verantwortung für einzelne Meilensteine nie auf mehrere Personen verteilen.
Die verantwortliche Person sollte für das Erreichen und Abschließen des Meilensteins zuständig sein, für den ihr die Verantwortung übertragen wurde.
Bei kleineren Projekten ist der Projektleiter oft für alle Meilensteine verantwortlich.
Bei größeren Projekten, bei denen viele Personen intern wie extern beteiligt sind, sollten Sie die Verantwortung für die einzelnen Phasen an alle Personen übertragen, die eng mit der Durchführung der jeweiligen Phase verbunden sind.
Dadurch stellen Sie sicher, dass die Verantwortlichen direkten Einfluss auf die Umsetzung nehmen können und direkt zur Verantwortung gezogen werden können.
Dieser Ansatz eignet sich besonders für Projekte, die sich über geografische Distanzen in mehreren Ländern erstrecken.
Es ist wichtig, dass Sie während des gesamten Projekts engen Kontakt zu den Verantwortlichen für die Meilensteine halten, damit Sie den Fortschritt Ihres Projekts im Auge behalten können.
Es ist sehr einfach, Meilensteine zu Ihrem Projektplan in TimeLog hinzuzufügen.
Bevor Sie Ihre Meilensteine in TimeLog einrichten, können Sie die zentralen Phasen und Aufgaben des Projekts definieren.
Durch das Festlegen der wichtigsten Phasen und Aufgaben erhalten Sie einen Überblick über die Gesamtstruktur des Projekts.
Ihr Projektplan lässt sich in einen fünfstufigen Projektstrukturplan gliedern. Anfangs kann es aber auch Sinn machen, die Projektplanung etwas einfacher anzugehen.
Nachdem Sie den groben Projektplan erstellt haben, können Sie die Meilensteine nach und nach hinzufügen.
Teilen Sie den Meilensteinen Fristen zu, um einen guten Überblick über den Zeitplan des Projekts zu erhalten. Wenn Sie jedem Meilenstein eine verantwortliche Person zuordnen, erhält diese auch gleich einen schnellen Überblick über alle Meilensteine, die ihr in TimeLog zugeordnet wurden.
Mit Drag-and-Drop können Sie die Meilensteine den Projektphasen zuordnen.
Im Laufe Ihres Projekts und dessen Fortschritt ist es eine große Bereicherung, die erreichten Meilensteine als abgeschlossen markieren zu können.
Das macht sich in jedem Projektplan gut.
Wenn Sie mehr als ein Projekt leiten oder alle Projekte Ihres Unternehmens im Überblick behalten müssen, können Sie dafür die Meilensteinübersicht in TimeLog benutzen.
Damit behalten Sie garantiert den Überblick über Meilensteine, Fristen und Verantwortliche und können schnell handeln, sobald etwas nicht stimmt.
Meilensteine sind nur eines von vielen Projektmanagement-Tools, die in TimeLog enthalten sind.
Mit TimeLog können Sie Projekte planen und durchführen, und Ihr gesamtes Projektteam kann die erfasste Zeit für Aufgaben und Phasen nachverfolgen, sodass Sie stets über den Fortschritt und die Projektfinanzen auf dem Laufenden sind.
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