Schon seit Mai 2019 diskutieren erhitzte Gemüter über die Zeiterfassungspflicht. Sie reden von Überwachung von Arbeitnehmern und vom Aus der Vertrauensarbeitszeit.
Doch was steckt hinter den Urteilen zur Arbeitszeiterfassung?
Wir schauen uns die Entscheidungen von EuGH und BAG genauer an und zeigen auf, warum sich Arbeitgeber jetzt proaktiv um ein Zeiterfassungssystem kümmern sollten.
Ausgangspunkt der Diskussion war ein Urteil des EugH zur Arbeitszeiterfassung aus Mai 2019. Dieser stellte fest, dass Arbeitgeber in der EU die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter systematisch erfassen müssen.
Vorausgegangen war dem Urteil eine Klage der spanischen Gewerkschaft CCOO, die eine Tochter der Deutschen Bank zur Aufzeichnung der Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter verpflichten wollte.
Die Begründung lautete: Eine Anerkennung der geleisteten Überstunden könne nur erfolgen, wenn die Arbeitszeit insgesamt erfasst würde. Das zuständige Gericht leitete die Frage nach einer verpflichtenden Arbeitszeiterfassung an den EuGH weiter.
Der EuGH bestätigte, dass sich ohne ein Zeiterfassungssystem weder die regulären Arbeitsstunden noch die geleisteten Überstunden objektiv erfassen ließen.
Daher seien alle Arbeitgeber in der EU zur Dokumentation der Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter verpflichtet. Diese Verpflichtung ergebe sich aus der Charta der Grundrechte der EU sowie der europäischen Arbeitszeitrichtlinie.
Die EU-Arbeitszeitrichtlinie definiert, dass ein Arbeitnehmer innerhalb von 24 Stunden 11 zusammenhängende Stunden Pause machen muss.
Darüber hinaus darf seine Gesamtarbeitszeit pro Woche, gemessen als Durchschnitt über einen Zeitraum von vier Monaten, nicht mehr als 48 Stunden betragen.
In diesem Artikel haben wir die wichtigsten Aspekte der 11-Stunden-Regel und der 48-Stunden-Regel für Sie zusammengefasst.
Im deutschen Arbeitszeitgesetz (ArbZG) ist bisher nur die Zeiterfassung für bestimmte Branchen und Berufsgruppen verpflichtend geregelt (zum Beispiel für geringfügig Beschäftigte, Beschäftigte in Baugewerbe oder Gastronomie etc.).
Auch geleistete Arbeitsstunden an Sonn- und Feiertagen sowie Überstunden sind zu dokumentieren.
Darauf haben sich deutsche Arbeitgeber bisher berufen.
Dann fällte das BAG im September ein Grundsatzurteil: Arbeitgeber in Deutschland sind zur systematischen Erfassung der Arbeitszeiten ihrer Arbeitnehmer verpflichtet.
In seiner Begründung von Anfang Dezember 2022 beruft sich das Gericht unter anderem auf das EuGH-Zeiterfassungsurteil.
Jetzt muss der Gesetzgeber entsprechende Änderungen des ArbZG veranlassen. Experten rechnen mi einem Gesetzesentwurf im Frühjahr 2023.
Wenn die Änderungen noch nicht im ArbZG umgesetzt sind, muss ich mich noch nicht darum kümmern, mögen Sie als Arbeitgeber jetzt denken.
Und tatsächlich bestand nach Ansicht vieler Juristen nach dem EuGH-Urteil zur Arbeitszeiterfassung für Unternehmen in Deutschland noch kein akuter Handlungsbedarf, bis die Umsetzung in deutsches Gesetz erfolgt ist.
Das ändert sich mit der Entscheidung des BAG, das eindeutig sagt: Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung gilt ab sofort und für alle Unternehmen in Deutschland.
Viele Unternehmen und Juristen sehen kritisch, wie EuGh und BAG zur Arbeitszeiterfassung urteilen. Sie argumentieren mit einem erheblichen bürokratischen und finanziellen Aufwand für die Arbeitgeber.
Darüber hinaus könnten viele Unternehmen die Zeiterfassung nutzen, ihre Mitarbeiter verstärkt zu kontrollieren.
Und schließlich würde die verpflichtende Zeiterfassung das Aus für Vertrauensarbeitszeitmodelle oder Remote Work bedeuten – im Hinblick auf den Fachkräftemangel ein klarer Nachteil für Unternehmen, die mit flexiblen Arbeitsmodellen neue Talente gewinnen möchten.
Führt man sich die Ziele des EuGH-Urteils und des BAG-Urteils zur Zeiterfassung vor Augen, wird ersichtlich, dass flexibles Arbeiten und Vertrauensarbeitszeit weiterhin gangbare Modelle sind.
Denn die grundsätzliche Zeiterfassung soll primär gewährleisten, dass die EU-rechtlichen Vorgaben zu Pausenzeiten und dem maximalen Arbeitsumfang pro Woche eingehalten werden.
Unter diesem Aspekt ist die freie Zeiteinteilung für Arbeitnehmer inklusive Minus- oder Überstunden möglich ‒ solange die Zeiten korrekt, fälschungssicher und transparent erfasst werden. Denn das sind die Vorgaben, der EuGH an das Zeiterfassungssystem stellt.
Damit können Sie Ihren Mitarbeitern weiterhin die Arbeit im Homeoffice ermöglichen. Mit einer Software-Lösung wie zum Beispiel TimeLog stellen Sie sicher, dass Ihre Arbeitnehmer auch dort ihre Arbeitszeiten korrekt erfassen und Sie Ihrer Dokumentationspflicht nachkommen.
In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie ein geeignetes System finden, mit dem die Arbeitszeiterfassung keine Hürde für Vertrauensarbeitszeit und Homeoffice darstellt.
Nach dem Urteil zur Arbeitszeiterfassung des BAG steht fest: Die Zeiterfassungspflicht gilt ab sofort.
Und auch wenn ein fehlendes oder mangelhaftes System zumindest derzeit noch nicht unmittelbar ein Bußgeld nach sich zieht, sollten Sie jetzt handeln und sich um ein geeignetes System kümmern.
Denn dafür müssen Sie zunächst die Strukturen und Anforderungen Ihres Unternehmens analysieren und sich Fragen stellen wie:
Im Hinblick auf mobiles Arbeiten, Remote Work und Homeoffice bietet sich in der Regel ein digitales System an.
Die Beschaffung, Implementierung und Erprobung eines neuen Systems kann aufwendig sein. Schließlich müssen all Ihre Mitarbeiter Zugriff darauf bekommen und sich damit vertraut machen, damit die Erfassung von Arbeits-, Urlaubs- und Abwesenheitszeiten reibungs- und lückenlos klappt.
All das kostet Zeit. Daher empfiehlt es sich, das Thema Zeiterfassung nicht länger aufzuschieben, sondern proaktiv anzugehen.
Grundsätzlich haben Sie bei der Wahl des Systems freie Hand.
Die Arbeitszeiterfassungs-Urteile machen keine Vorgaben zur Art des Systems, außer dass es nachvollziehbar und fälschungssicher sein und beiden Seiten, Arbeitgebern und Arbeitnehmern, alle notwendige Transparenz bieten muss.
Gegebenenfalls hat der Betriebsrat ein Mitbestimmungsrecht bei der Ausgestaltung der Zeiterfassung.
Darüber hinaus muss das System die Sicherheit und den Gesundheitsschutz der Arbeitnehmer gewährleisten. Auch datenschutzrechtliche Aspekte spielen eine wichtige Rolle.
Wenn Sie nicht mit Stundenzetteln auf Papier oder in Excel arbeiten, sondern lieber auf eine Software-Lösung setzen möchten, sollten Sie darauf achten, dass das System diese Problemstellen von vorneherein ausräumt.
Und Sie müssen prüfen, ob es die Dokumentationsmöglichkeiten bietet, die Sie benötigen.
Dabei gilt: Je einfacher die Lösung, desto reibungsloser klappt die Zeiterfassung.
Das bedeutet präzisere Daten, und das macht sich nicht nur im Hinblick auf die Zeiterfassungspflicht bezahlt. Sie erhalten darüber wesentlich bessere Einblicke in Ihr Geschäft und treffen fundierte, datengestützte Entscheidungen.
Eine lückenlose Zeiterfassung mit umfangreichen Dokumentations- und Auswertungsmöglichkeiten ist die Stärke unserer PSA-Software TimeLog.
Damit erhalten Sie ein System, mit dem Sie die rechtlichen Vorgaben sicher erfüllen. Denn wir haben unser Produkt nach ISAE 3000 und ISAE 3402 zertifizieren lassen.
Das bedeutet, dass wir die Vertrauenswürdigkeit unserer Leistungen sowie die Konformität mit der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) nachgewiesen haben.
Eine sichere, lückenlose Dokumentation der geleisteten Arbeit ist wichtig, um die Anforderungen zu erfüllen, die seit den Arbeitszeiterfassungs-Urteilen gelten.
Darüber hinaus hilft sie Ihnen in der transparenten Kommunikation mit Ihren Mitarbeitern, dem Management und Ihren Kunden. Und davon profitiert Ihr Unternehmen langfristig.