Die Arbeitszeiterfassung ist Pflicht

Im Mai 2019 hat der EuGH entschieden, dass Unternehmen in der EU verpflichtet sind, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter zu erfassen.

Dies soll Verstöße gegen die EU-Arbeitszeitrichtlinien verhindern, die dem Schutz der Arbeitnehmer vor Fremd- und Selbstausbeutung dienen.

Die EU-Mitgliedsstaaten sind angehalten, entsprechende gesetzliche Regelungen zu schaffen, die Arbeitgeber zur Einrichtung eines Systems zur Arbeitszeiterfassung verpflichten. Bis wann das zu geschehen hat, legt das Urteil des EuGH nicht fest.

Im deutschen Arbeitszeitgesetz (ArbZG) ist nichts zur allgemeinen Zeiterfassung geregelt. Hier galt bisher eine Pflicht zur Arbeitszeiterfassung nur für bestimmte Berufsgruppen und Branchen.

Doch dann fällte das BAG im September 2022 ein richtungsweisendes Urteil, indem es entschied, dass eine generelle Arbeitszeiterfassungs-Pflicht besteht.

Alle Unternehmen in der EU müssen die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter erfassen. Deshalb sind sie verpflichtet, ein System zur Zeiterfassung einzuführen.

Die Ausgestaltung dieses Systems haben sie weitestgehend selbst in der Hand, solange die Zeiterfassung korrekt und fälschungssicher erfolgt.

Wichtig: Die bloße Einführung der Zeiterfassung reicht nicht. Arbeitgeber müssen sicherstellen, dass sie auch angewendet wird.

Die Zeiterfassungspflicht gilt ab sofort. Das BAG sieht die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung bereits durch § 3 Absatz 2 Nummer 1 des Arbeitsschutzgesetzes gegeben.

Dieser besagt, dass der Arbeitgeber zur Durchführung von Maßnahmen des Arbeitsschutzes für eine geeignete Organisation zu sorgen und die erforderlichen Mittel hierfür bereitzustellen hat.

Und da laut EuGH die Zeiterfassungspflicht eine Maßnahme des Arbeitsschutzes ist, muss der Arbeitgeber auch die erforderlichen Mittel dafür bereitstellen.

Mit der Arbeitszeiterfassungs-Pflicht soll sichergestellt werden, dass die täglichen Pausenzeiten und die wöchentlichen Höchstarbeitszeiten eingehalten werden.

Dafür muss der Arbeitgeber Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit aufzeichnen.

Mit dem Urteil des BAG steht fest: Die Arbeitszeiterfassungs-Pflicht gilt ab sofort, und zwar für alle Arbeitgeber unabhängig von der Größe des Unternehmens.

Übergangsfristen gibt es nicht. Für Sie als Arbeitgeber heißt das: Auch wenn eine Anpassung des deutschen Arbeitszeitgesetzes (ArbZG) erst im Frühjahr 2023 erwartet wird, dürfen Sie nicht bis dahin warten, sondern müssen die Arbeitszeit Ihrer Angestellten ab sofort erfassen.

Grundsätzlich hat der Arbeitgeber die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung.

Das bedeutet zunächst einen erhöhten bürokratischen Aufwand. Dieser kann die Zeiterfassung zwar an seine Arbeitnehmer delegieren, wenn er ihnen ein zuverlässiges System zur Verfügung stellt und dafür sorgt, dass die Arbeitszeit tatsächlich und korrekt erfasst wird.

Sollte es bei behördlichen Kontrollen zu Beanstandungen kommen, kann er die Schuld nicht auf die Arbeitnehmer schieben und darauf verweisen, sie hätten sich nicht an seine Anweisungen gehalten.

Es liegt daher im Interesse des Arbeitgebers, dass die Zeiterfassung einfach und intuitiv ist.

Die Bundesländer und die jeweiligen Arbeitsschutzbehörden sind für die Auslegung und Anwendung von Arbeitszeitgesetz und Arbeitsschutzgesetz zuständig.

Sie können Kontrollen durchführen, Nachbesserungen anordnen und gegebenenfalls Bußgelder verhängen.

Zunächst bietet eine mangelhafte oder fehlende Arbeitszeiterfassung keine Grundlage für ein Bußgeld.

Wenn die Behörde bei einer Prüfung Beanstandungen hat, kann sie entsprechende Anpassungen anordnen.

Und wer diese Anordnungen nicht befolgt, dem drohen Bußgelder von bis zu 30.000 € pro Fall.

Seit der Entscheidung durch den EuGH kursiert das Gerücht, Unternehmen seien zur Einführung eines Systems zur elektronischen Zeiterfassung gesetzlich verpflichtet.

Das stimmt nicht. Es gibt keine Vorgaben zur Ausgestaltung des Systems, außer dass es nachvollziehbar und fälschungssicher sein sowie daten- und arbeitsschutzrechtliche Vorgaben erfüllen muss.

Außerdem müssen Arbeitnehmer und Arbeitgeber Zugriff auf die erfassten Daten haben, damit beide Seiten in der Lage sind, Verstöße gegen Arbeitszeitgesetze zu melden.

Können Sie all das mit einem Stundenzettel auf Papier gewährleisten, spricht nichts dagegen, sich gegen ein elektronisches System zu entscheiden.

Da weder der EuGH noch das BAG Vorgaben zum Zeiterfassungssystem gemacht haben, können Arbeitgeber es nach den Bedürfnissen des Unternehmens und der Mitarbeiterzahl auswählen.

Es gibt vielfältige Möglichkeiten, analog und digital:

• manuelle Zeiterfassung analog auf Papierstundenzetteln
• manuelle Zeiterfassung digital in Excel-Dateien
• Zeiterfassungs-Software auf dem eigenen Server
• Cloudbasierte PSA-Software

Am einfachsten ist die Zeiterfassung auf Papier.

Sie eignet sich nur bei einer kleinen Belegschaft und erfordert ein hohes Maß an Disziplin bei allen Beteiligten. Für größere Belegschaften ist ein Papiersystem nicht komplex genug.

Außerdem ist es fehleranfällig, vor allem, wenn Sie die Daten zur Auswertung oder Dokumentation in ein elektronisches System übertragen möchten.

So kann es passieren, dass Sie Ihrer Dokumentationspflicht nicht ausreichend nachkommen, weil die Zeiterfassungsdaten fehlerhaft sind.

Viele Unternehmen setzen für die Arbeitszeiterfassung auf die Tabellensoftware Excel. Das hat Vor- und Nachteile.

Erstmal scheint die Entscheidung für Excel naheliegend: Das Programm ist in vielen Unternehmen vorhanden und wird für zahlreiche andere Aufgaben benutzt.

Ihre Mitarbeiter sind damit vertraut, und Sie sparen die Kosten für die Anschaffung einer zusätzlichen Software. Doch bei mehr als 25 Mitarbeitern kommen Excel-Stundenzettel an ihre Grenzen.

Die Auswertung der Arbeitszeiten wird schnell unübersichtlich. Dazu ist Excel komplex in der Bedienung und überaus fehleranfällig. Zu leicht lassen sich Zellinhalte versehentlich ändern oder unbemerkt löschen.

Um das zu verhindern, müssen Sie die Inhalte für Veränderungen durch die Mitarbeiter sperren. Das erfordert fortgeschrittene Kenntnisse, viel Sorgfalt und ist zeitaufwendig. Außerdem werden Excel-Dateien manchmal aus Versehen gelöscht oder beschädigt – im schlimmsten Fall ist eine lückenlose Dokumentation der Arbeitszeiten nicht mehr möglich.

Eine Zeiterfassungssoftware punktet in Sachen Benutzerfreundlichkeit.

Moderne Systeme sind viel übersichtlicher als Excel-Tabellen und bieten weniger Raum für Fehler in der Dokumentation.

Über das Benutzermanagement steuern Sie Berechtigungen, und die meisten Programme verfügen über umfangreiche Auswertungsmöglichkeiten über die reine Dokumentationspflicht hinaus.

Damit haben Sie nicht nur die Arbeitszeit Ihrer Arbeitnehmer, sondern auch Urlaubstage und Abwesenheiten im Blick.

Zeiterfassungssoftware ist für Arbeitgeber und Arbeitnehmer transparent und viel zuverlässiger. Zwar ist sie in der Anschaffung und Einrichtung teurer als Excel- oder Papierlösungen.

Aber langfristig profitiert Ihr Unternehmen davon. Denn nur wenn die Zeiterfassung einfach und flexibel ist, erfassen Ihre Mitarbeiter wirklich alle Stunden. Und das bringt Ihnen eine höhere Abrechnungsrate.

Damit haben Sie die Kosten für die Software schnell wieder hereingeholt.