Im Jahr 2023 entschied sich das Business Partnering Institute (BPI), ein System zu suchen, das die Zeiterfassung und die Verwaltung seines Beratungsgeschäfts, das auf Festpreis- und Zeit-und-Material-Projekten basiert, ermöglicht.
Die Entscheidung für ein spezielles Zeiterfassungssystem war jedoch nicht einfach.
Bei BPI hat man daher beschlossen, dass die Mitarbeiter die Zeit für externe Projekte, drei große interne Projekte und nicht die Zeit, die sie für andere Projekte aufwenden, registrieren.
Mit Hilfe des Ressourcenplaners wird unter anderem geprüft, ob ein Mitarbeiter freie Kapazitäten hat. So können die Manager sicherstellen, dass niemand zu viel arbeitet.
TimeLog wurde von den einzelnen Mitarbeitern gut angenommen.
"Das Ziel war, dass die Angestellten einen Platz haben, um ihre Stunden zu registrieren. Und sie haben es begrüßt", Benita Ulrichs Nilsson, CFO & Partner bei BPI.
Als BPI von TimeLog kontaktiert wurde, hatte das Unternehmen bereits die Entscheidung getroffen, ein neues System zu suchen, und sowohl der Kaufprozess als auch die Implementierung verliefen schnell.
"Wir wussten genau, was wir brauchten, und so ging der Prozess schnell vonstatten. Für mich war es wichtig, dass wir unter anderem e-conomic und Pleo integrieren konnten, um den Rechnungsstellungsprozess zu automatisieren. Pleo funktioniert einwandfrei, und der Implementierungsberater von TimeLog hat es schnell eingerichtet", sagt Benita Ulrichs Nilsson, CFO & Partner bei BPI.
Heute ist der größte Teil des Rechnungsstellungsprozesses automatisiert, und durch die Einbeziehung der studentischen Hilfskräfte, des Buchhalters und des CFO gibt es heute nur noch wenige Kontrollpunkte für den CFO und den Buchhalter.
Heute sind die Projektmanager für die Erstellung der Rechnungsdokumente verantwortlich, und da das System sie daran erinnert, Aufgaben, Stunden und Ausgaben für jedes Projekt zu erfassen, sorgt BPI dafür, dass sie alle Stunden im Blick behalten.
Dadurch erhält Benita einen besseren Einblick in die Projektfinanzen und kann den Kunden nachgehen und sehen, wie viele Stunden für jedes Projekt aufgewendet wurden.
"Der Ressourcenplaner war ein wichtiger Grund, warum wir TimeLog gekauft haben. Wir benutzen den Ressourcenplaner, um einen Überblick über die Kapazität zu bekommen. Die Möglichkeit, unsere Ressourcenplanung zu prognostizieren, ist sehr wichtig", Benita Ulrichs Nilsson, CFO & Partner bei BPI.
Der Ressourcenplaner wird in die wöchentlichen Besprechungen einbezogen, in denen jeder sieht, wie viel freie Kapazität die Mitarbeiter tatsächlich haben und ob Stunden oder Aufgaben neu zugewiesen werden müssen.
Der Ressourcenplaner, die Verwendung von Berichten und eine detailliertere Projektverfolgung in TimeLog PSA sind einige der Dinge, die BPI im nächsten Jahr vertiefen wird.
"Dieses Jahr haben wir uns auf die Implementierung konzentriert. Ich bin mir sicher, dass wir mehr aus dem System herausholen können und ich glaube nicht, dass wir etwas brauchen, was nicht auf der TimeLog-Plattform vorhanden ist. Es geht darum, herauszufinden, was das System uns mit den Daten, die wir in das System eingeben, wirklich geben kann", Benita Ulrichs Nilsson, CFO & Partner bei BPI.
Das Business Partnering Institute ist ein Beratungsunternehmen, das sich auf Projekte, Schulungen und Ausbildungsprogramme für große Unternehmen weltweit im Bereich Financial Business Partnering spezialisiert hat.