Ressourcenplanung Integrationen & API Verbesserte Projektfinanzen

Vereinfachung der Rechnungsstellung und Überblick über die Ressourcenplanung

Schwierige Einsicht in die Projektfinanzen

Im Jahr 2023 entschied sich das Business Partnering Institute (BPI), ein System zu suchen, das die Zeiterfassung und die Verwaltung seines Beratungsgeschäfts, das auf Festpreis- und Zeit-und-Material-Projekten basiert, ermöglicht.

Einige der Herausforderungen, mit denen das BPI konfrontiert war, waren:

Zeiterfassung: Die Stunden wurden in verschiedenen Tabellenkalkulationen erfasst, was zu manueller Arbeit und mangelndem Überblick führte.
Projektmanagement: Der CFO hatte keinen Einblick in die Projektfinanzen und musste die Stunden und Ausgaben für die Kunden selbst erfassen, da die Verantwortung nicht an die zuständigen Projektleiter delegiert wurde.
Rechnungsstellung: Die Rechnungsstellung war ein relativ manueller Prozess, an dem mehrere Personen beteiligt waren. Auch der Datenaustausch zwischen verschiedenen Systemen war ein manueller Prozess.

Wir hatten zwei Anforderungen an ein neues Zeiterfassungssystem: Der Fakturierungsprozess musste für die Finanzabteilung deutlich einfacher werden, und gleichzeitig musste die Verantwortung für Teile des Fakturierungsprozesses an die zuständigen Personen, d. h. die Projektleiter, delegiert werden.

Benita Ulrichs Nilsson

CFO & Partner, BPI

Die Entscheidung für ein spezielles Zeiterfassungssystem war jedoch nicht einfach.

Erhöht die Zeiterfassung den Druck auf die Mitarbeiter?

Für uns steht der Mensch im Vordergrund. Meine Sorge war, ob die Mitarbeiter Druck verspüren würden, ihre Stunden zu erfassen. Ich möchte, dass unser Verhalten von der Tatsache bestimmt wird, dass wir die richtigen Projekte und die richtigen Kundenaufgaben haben. Es ist nicht das Ziel, den Leuten das Gefühl zu geben, dass sie mehr arbeiten oder mehr Stunden leisten müssen.

Benita Ulrichs Nilsson

CFO & Partner, BPI

Bei BPI hat man daher beschlossen, dass die Mitarbeiter die Zeit für externe Projekte, drei große interne Projekte und nicht die Zeit, die sie für andere Projekte aufwenden, registrieren.

Mit Hilfe des Ressourcenplaners wird unter anderem geprüft, ob ein Mitarbeiter freie Kapazitäten hat. So können die Manager sicherstellen, dass niemand zu viel arbeitet.

Von mehreren Tabellenkalkulationen zu einem vereinheitlichten System

TimeLog wurde von den einzelnen Mitarbeitern gut angenommen.

"Das Ziel war, dass die Angestellten einen Platz haben, um ihre Stunden zu registrieren. Und sie haben es begrüßt", Benita Ulrichs Nilsson, CFO & Partner bei BPI.

Die Lösung: TimeLog PSA

Als BPI von TimeLog kontaktiert wurde, hatte das Unternehmen bereits die Entscheidung getroffen, ein neues System zu suchen, und sowohl der Kaufprozess als auch die Implementierung verliefen schnell.

Die Implementierung von TimeLog zielte darauf ab:

Die Zeiterfassung zu zentralisieren und die Verwendung von separaten Excel-Tabellen zu eliminieren.
TimeLog mit anderen Geschäftssystemen wie Pleo und e-conomic zu integrieren, um die Prozesse zu automatisieren
Den Rechnungsstellungsprozess effizienter zu gestalten und die Verantwortung an die Projektleiter zu delegieren.
Einen besseren Einblick in die Projektfinanzen zu bekommen.
Einen besseren Überblick über die Verteilung der Kapazität und der Zeit der Mitarbeiter in den Projekten zu erhalten.

"Wir wussten genau, was wir brauchten, und so ging der Prozess schnell vonstatten. Für mich war es wichtig, dass wir unter anderem e-conomic und Pleo integrieren konnten, um den Rechnungsstellungsprozess zu automatisieren. Pleo funktioniert einwandfrei, und der Implementierungsberater von TimeLog hat es schnell eingerichtet", sagt Benita Ulrichs Nilsson, CFO & Partner bei BPI.

Heute ist der größte Teil des Rechnungsstellungsprozesses automatisiert, und durch die Einbeziehung der studentischen Hilfskräfte, des Buchhalters und des CFO gibt es heute nur noch wenige Kontrollpunkte für den CFO und den Buchhalter.

Je mehr wir automatisieren können, desto besser. Ich denke, man kann sogar noch mehr in Bezug auf Integrationen tun.

Benita Ulrichs Nilsson

CFO & Partner, BPI

Das Ergebnis: Besserer Einblick in die Projektfinanzen

Heute sind die Projektmanager für die Erstellung der Rechnungsdokumente verantwortlich, und da das System sie daran erinnert, Aufgaben, Stunden und Ausgaben für jedes Projekt zu erfassen, sorgt BPI dafür, dass sie alle Stunden im Blick behalten.

Dadurch erhält Benita einen besseren Einblick in die Projektfinanzen und kann den Kunden nachgehen und sehen, wie viele Stunden für jedes Projekt aufgewendet wurden.

Es ist ein Vorteil, dass wir eine Art Checkliste mit den Dingen bekommen, die wir bei jedem Projekt durchgehen müssen. Das Ergebnis ist, dass wir mehr Einblick in unseren Rechnungsstellungsprozess haben und mehr Rechnungen stellen, als wir es sonst getan hätten.

Benita Ulrichs Nilsson

CFO & Partner, BPI

Übersicht und Prognosemöglichkeit mit dem Ressourcenplaner

"Der Ressourcenplaner war ein wichtiger Grund, warum wir TimeLog gekauft haben. Wir benutzen den Ressourcenplaner, um einen Überblick über die Kapazität zu bekommen. Die Möglichkeit, unsere Ressourcenplanung zu prognostizieren, ist sehr wichtig", Benita Ulrichs Nilsson, CFO & Partner bei BPI.

Der Ressourcenplaner wird in die wöchentlichen Besprechungen einbezogen, in denen jeder sieht, wie viel freie Kapazität die Mitarbeiter tatsächlich haben und ob Stunden oder Aufgaben neu zugewiesen werden müssen.

Für uns ist das ein Blick in die Zukunft. Wer ist verfügbar? Wann sind sie verfügbar und tun wir das Richtige? Als Manager kann man auch sehen, ob jemand zu viel oder zu wenig zu tun hat.

Benita Ulrichs Nilsson

CFO & Partner, BPI

Wunsch nach detaillierteren Berichten und Ressourcenplanung

Der Ressourcenplaner, die Verwendung von Berichten und eine detailliertere Projektverfolgung in TimeLog PSA sind einige der Dinge, die BPI im nächsten Jahr vertiefen wird.

"Dieses Jahr haben wir uns auf die Implementierung konzentriert. Ich bin mir sicher, dass wir mehr aus dem System herausholen können und ich glaube nicht, dass wir etwas brauchen, was nicht auf der TimeLog-Plattform vorhanden ist. Es geht darum, herauszufinden, was das System uns mit den Daten, die wir in das System eingeben, wirklich geben kann", Benita Ulrichs Nilsson, CFO & Partner bei BPI.

Über das Business Partnering Institute

Das Business Partnering Institute ist ein Beratungsunternehmen, das sich auf Projekte, Schulungen und Ausbildungsprogramme für große Unternehmen weltweit im Bereich Financial Business Partnering spezialisiert hat.