När har du senast funderat över vad ditt företag grundläggande består av?
På ett nätverksmöte gjorde jag nyligen ett experiment genom att ställa den frågan till företagsägare och redovisningschefer.
De flesta svaren var banala: medarbetare, byggnader, produkten, en faxmaskin (2019!) och så vidare.
Det krävdes en CFO med bra markkontakt innan processer kom upp.
Ett företag – i synnerhet om det är ett konsult- och rådgivningsföretag – består av en massa människor som gör något. De säljer, fakturerar, ger goda råd, fattar beslut och städar.
Om dina processer är bra eller ej avgör om du driver en bra verksamhet.
Idag digitaliseras allt fler processer. Och när företag digitaliserar en process hittar de oftast en digital lösning som kan hantera den specifika processen.
Det innebär att IT-budgetarna på företagen ökar exponentiellt med antalet digitala lösningar. Och väldigt ofta kommunicerar lösningarna inte ordentligt med varandra utan sluter sig om sig själva och den specifika processen.
Låter det bekant?
Då är det för att det är verklighet för väldigt många företag – och kanske ditt med.
Och det är här Professional Services Automation-program kommer in i bilden.
Kärnan i alla bra PSA-program består av att stödja och hjälpa dig att optimera de affärsprocesser som håller igång din verksamhet.
Det ger sammanhang mellan processerna – och det utan att du behöver köpa ett nytt system för varje process.
Och eftersom PSA-system är framtagna specifikt för rådgivnings- och konsultföretag behöver du inte heller tvinga in ditt företag i ett enormt omfattande system som i grund och botten är konstruerat för produktionsföretag (du har kanske hört talas om ERP?).
Med andra ord är programmet tillrättalagt så att det stödjer och optimerar de arbetsrutiner som din verksamhet behöver – varken mer eller mindre.
Den största påtagliga förändringen ditt företag och alla medarbetare upplever med PSA är när tidregistreringen börjar rulla på.
Om du säljer rådgivning och konsulttjänster utgör tidregistreringen hörnstenen i ditt företag.
Både ledningen, den ekonomiansvariga, konsulterna och projektledarna märker det i alla vardagsmoment.
Därför är grunden för PSA-program tidrapportering. Den matar in timmar i faktureringen, skapar underlag för rapporteringen och får företagets projekthantering att hänga ihop.
Ett verkligt bra PSA-system har mycket smidig tidrapportering som inte stjäl konsulternas tid eller stör deras arbetsdag.
På många företag är faktureringen något som görs lite frikopplat från resten av den dagliga driften.
”Vi måste komma ihåg att fakturera också” är nog en av de meningar som sägs oftast i projektorienterade företag.
Eftersom det sker i efterhand, för flera olika avdelningar och mot bakgrund av löst insamlade tidrapporteringar blir faktureringen bristfällig på väldigt många företag.
Man fakturerar helt enkelt alldeles för lite.
Bra PSA-system kopplar ihop faktureringen med tidrapportering och projekthantering så att alla timmar och alla projekt faktureras.
Projektledarna kan snabbt skapa fakturor direkt från registreringar på projekten och överföra färdiga fakturautkast till ekonomisystemet.
Det ger bättre vinstmarginal på projekten eftersom faktureringen inte glöms bort och timmar inte går förlorade på grund av bristande registrering eller vid överlämnandet till den ekonomiansvariga.
Om du är projektledare består en stor del av ditt jobb av att samla in uppgifter från många olika källor. Det kan handla om projektmedarbetarnas tidsåtgång och framsteg, budgetar och projektplaner.
Eftersom det finns så många källor blir projekthanteringen krånglig, det tar tid och det är svårt att få ekonomisk överblick.
Är mitt projekt överhuvudtaget på rätt spår eller har jag redan använt upp mitt överskott?
Professional Services Automation ger projektledaren ett projekthanteringsverktyg som automatiskt samlar relevanta uppgifter och ger överblick över framsteg och ekonomi.
Det ger dig möjlighet att ändra projektgruppens sammansättning eller omförhandla priset med kunden om du kan se att projektekonomin börjar svaja.
På så sätt blir projektledaren bättre rustad att skapa överskott på sina projekt än om projektekonomin ligger hos redovisningschefen, som det är på många företag.
4) Projektledning: Enklare med PSA-resursplanering och projektplan
PSA-system har integrerad projekthantering som hjälper projektledaren att planera och utföra ditt företags projekt.
Om du är projektledare är det viktigt att du kan bryta ner dina projekt i en projektplan, planera milstolpar, följa framsteg ända ner till de enskilda aktiviteterna och medarbetarna och samtidigt se till att dina resurser används på bästa sätt.
Ett PSA-system stödjer alla projektledarens processer med att planera och utföra projekt.
Särskilt resursplaneringen brukar vara ett bekymmer för de flesta projektledare om företaget inte har ett bra verktyg för resurshantering.
PSA integrerar resurshanteringen med projekthanteringen så att projektledaren alltid har koll på tillgängliga resurser.
Det gör även att ekonomichefen kan se om det förekommer medarbetare som inte utnyttjas ordentligt och som sänker faktureringsgraden.
Även om vi befinner oss i år 2019 är verkligheten för de allra flesta redovisningschefer (och chefer) att de väldigt ofta sitter med nyckeltal som reellt sett är flera månader gamla.
Om du styr företagets redovisning vet du sannolikt hur det är att samla in nyckeltal från flera olika källor, system eller Excelblad och papper.
Med PSA-system automatiseras den processen och nyckeltalen är alltid i realtid.
Fördelen med PSA-systemen är att de uppgifter som krävs för att du ska kunna bygga upp ditt företags nyckeltal alltid finns tillgängliga i ett enda system.
Det innebär att du hela tiden kan följa värdetillskrivningen, faktureringsgraden, projektens lönsamhet osv. eftersom värdet av medarbetarnas registrerade timmar automatiskt knyts ihop med kunder, projekt och aktiviteter.
Då kan du alltid ta med dig de senaste nyckeltalen in till resten av ledningen så att ni är väl informerade om projektens sundhet.
På samma sätt som fakturering kan lönekörningar i konsult- eller rådgivningsföretag vara ett enda stort, frustrerande Excel-arbete.
Ofta har tidrapporterna inte lämnats in i tid eller innehåller fel som måste kompenseras.
På många företag måste den ekonomiansvariga gå runt och påminna kollegorna om att lämna in tidrapporterna.
Professional Services Automation har däremot integrerad tidrapportering.
Det innebär att du som ekonomiansvarig kan överföra registrerad tid, flex och frånvaro direkt från PSA-systemet till lönesystemet.
Alla företag strävar efter att ha bra dialog med kunderna och koll på säljpipeline.
Den vattentäta dokumentationen som finns i PSA-systemens projekthantering och tidrapportering hjälper projektledaren att kommunicera projektens status och progression på ett enkelt men exakt sätt.
Istället för att samla in statusuppdateringar från hela projektgruppen finns uppgifterna tack vare tidrapporteringen redan i systemet.
Det är särskilt viktigt för kunder som kräver mycket projektdokumentation.
Samtidigt har bra PSA-system även pipelinehantering som är integrerad i kunddatabasen åt dina säljkonsulter.
Det innebär att övergången mellan försäljning, projektutförande, fakturering och uppföljning sker i ett enda system – och historiken följer med.
På så sätt bryter PSA-system ner silosar mellan företagets avdelningar och skapar ökad synlighet hela vägen mellan försäljning, projektgruppen, den ekonomiansvariga och ledningen.
Även om ni inte är ett större företag med mer än 50 medarbetare så kan det vara vettigt att titta närmare på ett PSA-system om ni har ett fragmenterat landskap av processer och system.
Alla konsultföretag möter utmaningar när det gäller sådana processer och det lönar sig alltid att lyfta dem och professionalisera verksamheten.
Det visar forskningen också.
Amerikanska SPI-Research gör varje år en stor benchmark för konsult- och rådgivningsföretags nyckeltal. I år deltog 622 företag.
2019-benchmarken visar att företag som använder en PSA-lösning har 8 % högre faktureringsgrad, 9 % högre genomsnittlig projektmarginal och en tillväxt i omsättningen med 81 % per år jämfört med dem som inte använder en samlad PSA-lösning.