Du har förmodligen hört eller sagt det förut. ”Vi ska optimera våra processer. Göra saker smartare och mer effektivt.”
Kanske har du upplevt att medarbetare inte tar till sig nya initiativ. Eller kanske har du själv upplevt att bli ålagd att implementera en process som du inte kan se nyttan med.
När intäktsföring, godkännande av tidrapporteringar och uppföljning av budgetar tar så mycket tid varje dag att det verkar helt omöjligt att avsätta tid för effektivisering.
Till slut kan man till och med börja tvivla på om det överhuvudtaget skulle ha någon effekt på resultatet.
Därför har vi frågat en av Europas ledande experter inom processmognad:
Lönar det sig att optimera våra interna processer?
Vi möter experten, Jørn Johansen i Whitebox lokaler norr om Köpenhamn. Det är vanligt med rådjur utanför fönstren och det vilar ett ovanlig lugnt över platsen.
Jørn är delägare och ”vetenskapsmannen” i konsultbolaget Whitebox, och bedömer företagens förmåga att utveckla produkter, leverera projekt samt ger råd till ledarna i utvecklingsprojekt.
När vi möter honom upptäcker vi snabbt att han inte använder stora ord. Han är vänlig och tillmötesgående och med en forskares reservation för felaktiga påståenden går han till kärnpunkten i frågan.
”Ja det gör det”, lyder det korta svaret från experten.
När vi pratar om optimering av processer, pratar vi om mognad i verksamheten. Och med mognad kommer en rad fördelar. Bland annat ser vi att bland de minst mogna företagen är ca 40 % av allt arbete upprepningar av redan utförda uppgifter”, förklarar han.
Med erfarenhet från över 300 utvärderingsprojekt har Jørn Johansen noggrant tittat på hur omogna eller saknade interna processer håller företagen tillbaka.
”Om du går från nivå 1 till nivå 2 på mognadsskalan, går du från 40 % upprepningar till 20 %. Och det fortsätter i takt med att du blir skickligare. Så det ger människor fria händer, som annars skulle behöva upprepa arbetsuppgifter. De kan göra någonting mer förnuftigt.”
Mognadsskalan är en del av den internationellt erkända mognadsmodellen som delar upp företagen i 5 mognadsnivåer. Om du är på den lägsta nivån, verkar de interna processerna (om det finns några) och förutsägbarheten som rena grekiskan.
På nivå 5 optimeras alla processer och man arbetar kontinuerligt för att optimera saker och lära sig mer.
I de nordiska länderna ligger medeltalet mellan 1,5 och 1,75.
”60 % av Fortune 500-företagen använder denna mognadsmodell för att bli skickligare. Så kan du fråga dig själv om det fungerar”, frågar forskaren retoriskt med ett snett leende.
"Mognad handlar i grund och botten om hur bra du är på att genomföra projekt. Det är bästa praxis i världens bästa företag, du mäts mot.”
Och upprepningar är bara en av fördelarna med att få dina affärsprocesser att mogna.
Idag finns det industrier där företag behöver en mognadsnivå på 3 eller mer hos sina leverantörer, för att de över huvud taget ska vilja köpa från dem. Försvarsindustrin lägger till exempel större krav på sina leverantörer.
Dessutom får de mest mogna företagen sina anbud 58 % oftare än genomsnittet, vilket du kan läsa i SPI Researchs benchmark.
Och det överraskar inte Jørn Johansen.
”Det är uppenbart att du hellre vill göra affärer med ett företag som arbetar stabilt och förutsägbart och där du vet att de kan leverera. Och det är därför dessa företag vinner fler anbud”, förklarar han.
Halvvägs genom vår intervju träder Jørns partner och CEO i Whitebox, Per Hartlev, in genom dörren. I 30 år har han jobbat som chef på olika nivåer inom projektutveckling och senast som CEO i det danska företaget DELTA.
”Har ni pratat om Kina-trenden än?” flikar han in.
”I Kina görs två av tre mognadsanalyser av företagen i HR-syfte. Om företaget inte befinner sig på nivå 3 eller mer har det svårt att rekrytera nya medarbetare. Folk vill helt enkelt inte jobba i företag där det inte är ordning och reda.”
På frågan om denna trend även gäller Skandinavien, tvekar Jørn Johansen lite grand.
”Generellt är det svårt för företag som levererar och genomför projekt att rekrytera. Se till exempel Sverige som skriker efter folk som kan hantera några projekt.”
Få ditt gratis exemplar av SPI Benchmark här
De flesta företag i hela Skandinavien kämpar för att hitta duktiga medarbetare. Speciellt i Sverige där efterfrågan på kvalificerad arbetskraft är enorm, framförallt inom bygg- och IT-branschen.
”Det betyder jo också att du som jobbsökande kan vara mer kräsen. Och om du kunde, skulle inte du också välja det kapabla företaget istället för en sandlåda?” frågar Jørn Johansen.
Medan vi samtalar läggs fler nackdelar med omogna processer för dagen: Låg produktivitet, ingen möjlighet att återanvända från tidigare projekt eller dåliga projektestimat.
Men om processoptimering bara innebär fördelar, varför gör inte alla det?
”För många företag är det på grund av tiden, de lägger för mycket tid på att släcka bränder”, säger Jørn Johansen.
På den skandinaviska marknaden betyder den stora efterfrågan på kvalificerad arbetskraft att medarbetarna i företagen jobbar ännu mer för att kunna hänga med.
”Om man är pressad krävs det mod att sätta igång, men man är tvungen att ta ett beslut om att nu gör vi så här. Det kräver att ledningen engagerar sig och ser optimeringen som en investering och ett värdefullt projekt.
Men nivån ligger generellt lågt. Så det är en oerhörd fördel att sticka ut ur mängden”, avslutar Jørn Johansen.
SPI Research har grävt djupare och undersökt hur konsultföretag kan öka sin vinst genom mognad.
Rapporten är på 200+ sidor. För dig som inte har tid att läsa allt har vi gjort en summering där vi sammanställt viktig informationen och viktiga nyckeltal från rapporten.
Jørn Johansen har jobbat med produktutveckling och mognadsanalyser i mer än 40 år och ses av de flesta som branschens grand old man. Han har lett flera forskningsprojekt om produktutveckling, om hur företag kan förbättras och om outsourcing av utvecklingsprojekt.
Han har dessutom utvecklat ImproveAbility™-metoden som är standard inom processutveckling och är initiativtagare till det globalt normskapande SPI-manifestet.
Han är en del av konsultföretaget Whitebox där man tillsammans har mer än 100 års erfarenhet med produktutveckling och har gjort mer än 400 företagsanalyser. Tillsammans jobbar de för att företag ska bli bättre på att utnyttja sin tillväxtpotential.