I TimeLog har vi skapat en 4-stegsmodell för ekonomisk projektstyrning som är till hjälp för dig som projektledare. Modellen visar vilka specifika processer och nyckeltal (KPI:er) du arbetar med på varje steg för en optimerad projektekonomi.
Vår modell är baserad på över 20 års erfarenhet inom konsult- och rådgivarbranschen i Norden, vilket garanterar dess relevans och effektivitet.
I denna bloggpost fokuserar vi på det första steget för din projektekonomi.
När du ger dig ut på resan mot ökad projektavkastning, oavsett om du är projektledare eller en del av ekonomiavdelningen, är det avgörande att ha en stark grund. Därför börjar vi med att fokusera på de väsentliga byggstenarna: Processer och KPI:er.
På sidekick-nivån för projektfinansiering och ekonomiförvaltning är målet att börja samla in data. Det är avgörande för styrning, optimering och rapportering.
För att bli en mästare på att samla in kvalitetsdata som ger värde för projektstyrning måste du behärska fyra processer: daglig tidsregistrering, genomgång av timmar, kommentarer på uppgifter och uppgiftskontroll.
Låt oss utforska dessa processer på sidekick-nivå.
De mest framgångsrika företagen i vår kundbas registrerar sin tid under dagen eller vid dagens slut.
Deras erfarenhet visar att du kan "hitta" mellan 30-60 extra fakturerbara minuter varje dag när du registrerar tid dagligen istället för en gång i veckan eller en gång i månaden.
Det beror inte på att ni plötsligt arbetar mer, utan helt enkelt på att vi inte kan komma ihåg vad vi arbetade med och hur länge - igår - vilket gör din tidregistrering oprecis.
Den övergripande anledningen till att du bör tidregistrera dagligen är därför: Datakvalitet.
Och detta gäller även för all den väsentliga information du behöver som projektledare. För varje tidsregistrering behöver du giltig, uppdaterad information om:
Även om människor tror att de kan komma ihåg det dagen, veckan eller månaden efter, så är det i verkligheten omöjligt.
Och utan denna information förlorar du som projektledare möjligheten att justera ditt projekt i rätt tid.
Upptäck hur du kan inspirera dina teammedlemmar att noggrant registrera sin arbetstid.
Även om de flesta företag i någon utsträckning registrerar tid (även om det inte sker dagligen), är processen för att genomgå tidrapporter ofta förbisedd.
När vi frågar våra kunder hur projektledare (eller andra) godkänner och granskar de registrerade tidrapporterna, är svaret vanligtvis: "Vi granskar inte tidrapporterna. Vi fakturerar kunden."
Men fördelarna med regelbunden, till exempel veckovis, uppföljning av tidrapporterna inkluderar att du:
Processen för genomgång av tidrapporter ger därför mycket insikt, men många företag kämpar med en strukturerad process för detta.
På denna nivå är den tredje processen "uppgifternas kommentarer" och det är projektledarens ansvar att säkerställa kvaliteten på kommentarerna.
Genom att lägga till en "fri text" eller beskrivning till varje tidsregistrering underlättas för alla att förstå vad som har arbetats på och hur lång tid det har tagit.
Projektledaren använder denna information för att göra en kvalitativ analys och kommentarerna kan även fungera som dokumentation för kunden, där det tydligt framgår vad som har utförts och tidsåtgången.
Att kvalitetssäkra kommentarerna innebär helt enkelt att projektledaren går igenom dem noggrant för att säkerställa att uppgifterna utförs på ett effektivt sätt.
Denna process är enkel men avgörande för datakvaliteten. Den syftar till att säkerställa att tid registreras på rätt uppgifter (och flyttas om de registreras felaktigt).
När du registrerar tid i ett PSA-system som TimeLog väljer du först ett projekt och sedan en uppgift eller underuppgift. Många hittar lätt det korrekta projektet, men det blir mer osäkert när det gäller att välja uppgift.
Om du inte har korrekta data - ned till uppgiftsnivå - går värdefull information förlorad.
Observera att om det finns en stor skillnad mellan vad medarbetarna registrerar sin tid på och vad du förväntade dig att de skulle registrera, kan det signalera en bristande sammanhang som visar på en bristande kommunikation mellan projektledaren och projektdeltagarna. Detta är viktigt att hantera och åtgärda för att säkerställa effektiv projektstyrning.
Och med det är du redo för en introduktion av de grundläggande projektstyrnings-KPI:erna på sidekick-nivån.
Hämta e-guiden: Projektledarens handbok för projektfinansiering (boken är på engelska).
Denna viktiga KPI inom projektstyrning hjälper dig som projektledare att bedöma effektiviteten i ditt projekt och övervaka om ni använder för mycket (eller för lite) tid jämfört med vad som planerats och allokerats.
Tidsförbrukningen inom projektledning kan beräknas på olika sätt. Vi fokuserar på om de registrerade (aktuella) tiderna överensstämmer med det allokerade (budgeterade).
En positiv tidsförbrukning indikerar att mer tid används än planerat, vilket kan leda till förseningar eller ineffektivitet i projektleveransen.
Å andra sidan indikerar en negativ tidsförbrukning att projektet ligger före tidsschemat, vilket är bra om ni också bibehåller kvaliteten på leveranserna.
När du granskar tidsförbrukningen får du en klar bild av:
När det kommer till att ha kontroll på din projektbudget är den realiserade projektavkastningen en annan viktig KPI inom projektstyrning.
Denna KPI beräknar projektets vinst genom att jämföra intäkter och kostnader som genereras från projektet. Det är som att titta på ditt bidrag till projektet, men specifikt för varje enskilt projekt.
Intäkter avser den totala inkomsten som genereras från projektet. Projektets kostnader innefattar de utgifter som uppstår vid leverans av projektet, inklusive direkta kostnader såsom registrerade timmar/arbetstid, material och utrustning, samt indirekta kostnader såsom overhead, administrativa och andra projektrelaterade utgifter.
Denna KPI används för att mäta om tillräckligt med tid används (eller för mycket) på 'kärn' projektledningsuppgifter, såsom kommunikation med intressenter, interna möten och samordning.
Denna KPI - som snarare är en tumregel - fastställer:
Om mindre än 10% av det allokerade tidsbudgetet används på kärnprojektledning, kanske projektledaren inte har tillräckligt med tid för att utföra jobbet.
Om mer än 25% av det allokerade tidsbudgetet används på projektledning kan det vara för mycket kommunikation i projektet.
Allt över 25% indikerar en överbelastning när det gäller kommunikationen. Kanske begär kunden många möten eller dokumentation.
Oavsett vad, fråga om status och se om du kan hjälpa till om tidsregistreringar för projektledningsuppgifter överstiger 25%.
Läs även: Projektfaser - vad innebär projektets livscykel?
TimeLog PSA ger ekonomiavdelningen och projektledarna moderna verktyg för att övervaka, optimera och utvärdera projektets ekonomi. Det inkluderar tidregistrering, resursallokering och projektstyrning.
Boka en 20-minuters online presentation och se hur vi kan hjälpa dig att säkerställa lönsamma och problemfria projekt.