Har du behövt hantera ett projekt där du skulle leverera mer än vad de tillgängliga resurserna i form av personal, budget eller tid tillät?
Där din chef eller kund ringde hela tiden eftersom du inte hade uppfyllt alla förväntningar?
Då är chansen stor att du inte hade avgränsat projektomfånget klart och tydligt med alla intressenter.
I den här artikeln går vi igenom det och har tagit fram en tydlig guide för att hjälpa dig skapa en vattentät projektomfattning.
Vi måste börja med att fastställa vad projektomfattning är.
Projektomfattning är i grunden en avgränsning av vad du ska leverera inom projektet och – minst lika viktigt – vad du INTE ska leverera.
Man kan säga att omfattningen är projektets storlek och vad som ska levereras.
Det syftar på arbetet som ditt projektteam måste utföra för att leverera en specificerad produkt eller tjänst eller ett specificerat resultat.
Som projektledare avgränsar du aldrig projektomfattningen ensam. Du måste prata med alla intressenter och få dem att komma överens om vad som ska levereras i projektet och vad som ligger utanför omfattningen.
Den här processen är komplicerad eftersom olika intressenter har olika agendor, prioriteringar och åsikter. Trots det är det absolut nödvändigt att ta med dem när du definierar projektets omfattning eftersom justeringar av omfattningen under utförandefasen dramatiskt ökar risken att missa deadlines och spräcka budgeten.
Det leder ofta till leveranser av sämre kvalitet eftersom projektet har komprometterats av för många intressenter som ska hållas nöjda samtidigt som projektet genomförs.
Sammanställningen av projektomfattningen är ett dokument där alla aspekter av projektomfattningen sammanfattas.
Som projektledare måste du ofta gå tillbaka till det här dokumentet när intressenter försöker förändra projektets innehåll och flytta dess gränser. Eller när fokus har hamnat på detaljnivå.
Sammanställningen bör finnas tillgänglig för alla intressenter och de måste godkänna de slutgiltiga formuleringarna innan projektet genomförs.
Det är vanligt att projekt utvecklas okontrollerat när för många överenskommelser har gjorts muntligt. Sammanställningen av projektomfattningen är din guide för att hålla projektet på rätt spår och undvika att det växer okontrollerat.
Även om alla projekt är olika – vad de handlar om, hur stora de här, organisationen de genomförs i – så ska projektomfattning alltid innehålla vissa delar för att definiera projektets syfte och tydliga gränser.
Det här är några exempel på vanliga delar i projektomfattningar:
Beskrivning och slutleverans
Vad är projektets mål och hur skapar det värde
Begränsningar och undantag
Arbetsbeskrivning
Projektets milstolpar och tidslinje
Acceptanskriterier
Scope creep inträffar när du gradvis lägger till fler delar som ska levereras till projektet eller utökar de överenskomna leveranserna.
Det sker krypande och är inte något som händer avsiktligt eller sägs direkt. Det händer när intressenterna kommer med (kanske väldigt bra) idéer i takt med att projektet framskrider.
Du ska naturligtvis inte alltid säga nej till ändringar i projektet i takt med att det fortskrider. Ofta lär sig du och resten av teamet mer allt eftersom ni arbetar med projektet och det kan finnas goda skäl att utöka det och vad som ska levereras.
Se bara till att formalisera utökningen i en reviderad projektomfattning som alla intressenter godkänner innan ni fortsätter.
Om du ska anpassa projektomfattningen måste du vara mycket medveten om att de andra delarna i projekttriangeln också måste justeras.
Annars kan projektets kostnad eller tid hamna i obalans med omfattningen.
När du justerar omfattningen måste du formulera de här justeringarna och de måste godkännas av projektets intressenter. Ofta pressar kunder på för att utöka omfattningen utan att samtidigt öka budgeten eller förlänga deadlinen.
Som projektledare är det ditt ansvar att få nya beräkningar baserat på den nya omfattningen och förhandla en ny budget och tidslinje.
Om du inte gör det finns det risk att projekttiden eller -budgeten tar slut innan du kan leverera det ni har avtalat.
Att skapa en välavgränsad projektomfattning är det första som bör hända i projekthanteringsflödet. Det sätter upp riktlinjer och riktning för projektet. All vidare planering, förhandling och utvärdering bör baseras på den ursprungliga omfattningen.
Och det ger ditt team och alla intressenter en tydlig karta och gemensam förståelse för vad projektet är. Och vad det inte är.
I projekt utan en klar, tydlig och godkänd projektomfattning är risken hög:
Eftersom du kan (och bör) återkoppla till sammanställningen av projektomfattningen under utförandefasen kan du se till att dina och ditt teams beslut stämmer överens med vad som har avtalats.
Sammanställningen ger dig också en stabil utgångspunkt för att förhandla budget och tid när din kund (eller chef) begär ändringar i leveransen.
Nu ska vi titta närmare på hur du skapar en projektomfattning.
Projektomfattningen bör alltid vara färdig och godkänd innan projektet startar.
Att skriva en bra projektomfattning kräver mer arbete än att bara sätta sig framför en dator och börja skriva i ett tomt dokument.
Du måste gå igenom de olika faserna och involvera alla intressenter i processen.
Om du följer de här fyra stegen får du en bra start.
Som projektledare har du ofta inte lyxen att vara närvarande när projektet säljs till kunden. Eller beslutas i styrelserummet.
Ditt första steg är därför att läsa in dig på projektet i stora drag och förbereda dig inför att skriva projektomfattningen. Du måste prata med säljteamet i det här steget om du inte var inblandad i försäljningen.
I det här steget kartlägger du:
Dessutom tar du fram en disposition till sammanställningen av projektomfattningen som du kommer att ha som referensdokument under resten av projektet.
I det här steget måste du kontakta alla intressenter och personer i relevanta ledningspositioner för att tydliggöra och dokumentera förväntningar och krav.
En tumregel är att det aldrig går att ta med för många intressen eftersom det kan komma nya krav från oväntade håll under projektets gång. En bra kravsamling från så många som möjligt gör att alla känner sig hörda redan från början och är på samma linje som projektet.
Det är absolut nödvändigt att dokumentera allt i den här fasen – inklusive förväntningar du kanske tycker är orealistiska – så att du har en komplett överblick över förväntningar och krav. Det gör att du kan se avvikelser tidigt och arbeta på att sammanföra förväntningarna i den slutliga sammanställningen.
Några intressenter som alltid måste vara med i det här steget:
Vilken typ av krav ska du samla in?
När du har samlat in alla krav är det dags att omvandla dem till en klar och tydlig omfattning.
Det här är ett enkelt steg om alla intressenter är överens i steg 2.
Om intressenternas krav däremot INTE matchar varandra måste du skapa en så bra omfattningssammanställning du kan (där kraven stämmer överens) och kartlägga förväntningar och krav som inte matchar. Boka in ett möte med intressenterna och förhandla om allt som de inte är överens om tills du har en klar definition som alla kan ställa sig bakom.
I det här steget ska sammanställningen formuleras så klart och tydligt som möjligt, utan tolkningsutrymme och kryphål som kan leda till diskussioner och problem senare.
Alla intressenter ska sedan gå igenom, godkänna och skriva under den slutgiltiga definitionen.
Efter de här första stegen har du ett dokument du kan gå tillbaka och referera till under alla efterföljande steg i projektet. Du kan komma tillbaka till omfattningsdokumentet när det uppstår problem under projektet och det finns risk för scope creep.
Om du låter din projektomfattning samla damm fyller den ingen funktion och du låter bli att använda ett av de bästa verktygen i din verktygslåda.
Det kan vara nödvändigt att uppdatera projektomfattningen när du genomför projektet.
Du kanske stöter på ett tekniskt problem som påverkar den slutliga leveransen. Eller så begär din kund att projektet utökas.
Då måste du gå igenom steg 2 + 3 igen för att säkerställa att alla kan ställa sig bakom ändringarna, oavsett när de händer.
Och att en ny budget och realistisk tidsram förhandlas fram.
När projektomfattningen är färdig återstår det bara att genomföra projektet.
Vore det inte bra att ha ett anpassat projekthanteringsverktyg till hjälp?
TimeLog ger dig alla verktyg du behöver för att ta ditt projekt över mållinjen – i tid och inom budget.
Du får: