Vad innebär projektomfattning? En komplett guide

Har du behövt hantera ett projekt där du skulle leverera mer än vad de tillgängliga resurserna i form av personal, budget eller tid tillät? 

Där din chef eller kund ringde hela tiden eftersom du inte hade uppfyllt alla förväntningar? 

Då är chansen stor att du inte hade avgränsat projektomfånget klart och tydligt med alla intressenter. 

Men hur gör man för att skapa en tydlig projektomfattning? 

I den här artikeln går vi igenom det och har tagit fram en tydlig guide för att hjälpa dig skapa en vattentät projektomfattning. 

Vi måste börja med att fastställa vad projektomfattning är. 

Vad innebär projektomfattning? 

Projektomfattning är i grunden en avgränsning av vad du ska leverera inom projektet och – minst lika viktigt – vad du INTE ska leverera. 

Man kan säga att omfattningen är projektets storlek och vad som ska levereras. 

Det syftar på arbetet som ditt projektteam måste utföra för att leverera en specificerad produkt eller tjänst eller ett specificerat resultat. 

Som projektledare avgränsar du aldrig projektomfattningen ensam. Du måste prata med alla intressenter och få dem att komma överens om vad som ska levereras i projektet och vad som ligger utanför omfattningen. 

Den här processen är komplicerad eftersom olika intressenter har olika agendor, prioriteringar och åsikter. Trots det är det absolut nödvändigt att ta med dem när du definierar projektets omfattning eftersom justeringar av omfattningen under utförandefasen dramatiskt ökar risken att missa deadlines och spräcka budgeten. 

Det leder ofta till leveranser av sämre kvalitet eftersom projektet har komprometterats av för många intressenter som ska hållas nöjda samtidigt som projektet genomförs. 

Vad är sammanställning av projektomfattning? 

Sammanställningen av projektomfattningen är ett dokument där alla aspekter av projektomfattningen sammanfattas. 

Som projektledare måste du ofta gå tillbaka till det här dokumentet när intressenter försöker förändra projektets innehåll och flytta dess gränser. Eller när fokus har hamnat på detaljnivå. 

Sammanställningen bör finnas tillgänglig för alla intressenter och de måste godkänna de slutgiltiga formuleringarna innan projektet genomförs. 

Det är vanligt att projekt utvecklas okontrollerat när för många överenskommelser har gjorts muntligt. Sammanställningen av projektomfattningen är din guide för att hålla projektet på rätt spår och undvika att det växer okontrollerat. 

Vad ingår vanligen i en sammanställning av projektomfattning?  Ett exempel på en projektomfattning

Även om alla projekt är olika – vad de handlar om, hur stora de här, organisationen de genomförs i – så ska projektomfattning alltid innehålla vissa delar för att definiera projektets syfte och tydliga gränser. 

Det här är några exempel på vanliga delar i projektomfattningar: 

Beskrivning och slutleverans 

• Vad handlar projektet om? Vilken ”produkt” kommer projektet att leverera till din organisation eller kund? Det kan vara en mjukvara, en implementering, en rapport, etc. 

Vad är projektets mål och hur skapar det värde 

• Vad är målet med det här projektet (använd SMART)? Vilket värde ger det till din organisation eller kund? 

Begränsningar och undantag 

• Vad omfattas inte av projektet (viktigt för att undvika att omfattningen växer okontrollerat)? Vilka faktorer finns det som begränsar projektet? Det kan vara budget, deadlines, oklara faktorer eller tekniska problem. 

Arbetsbeskrivning 

• En sammanställning av arbetet ditt team måste utföra. Vilka är de viktigaste delarna av arbetet som ska utföras och som påverkar projektresultatet? 

Projektets milstolpar och tidslinje 

• Vad finns det för milstolpar som gör att vi kan hålla koll på om projektet fortskrider som det ska eller inte? Hur ser tidslinjen för milstolpar ut? 

Acceptanskriterier 

• Vilka kvalitetskrav måste det du levererar uppfylla för att kunden ska godkänna det? 

Vad är ”scope creep” (svällande projektomfattning) inom projekthantering? Vad är ett "scope creep" inom projekthantering

Scope creep inträffar när du gradvis lägger till fler delar som ska levereras till projektet eller utökar de överenskomna leveranserna. 

Det sker krypande och är inte något som händer avsiktligt eller sägs direkt. Det händer när intressenterna kommer med (kanske väldigt bra) idéer i takt med att projektet framskrider.

Ett exempel på scope creep i IT-projekt.

Du levererar en enkel, fristående IT-lösning till en kund så att de kan organisera mötesanteckningar på ett smart sätt. Efter ett tag upptäcker kunden att det vore bra om lösningen kunde integreras i en annan av deras lösningar. Den skulle kanske kunna autotagga alla som var med på mötet. Och lägga till mötesinspelningar till anteckningarna.

Det enkla programmet har utökats till en annan lösning och den enkla IT-arkitekturen kanske inte längre passar. 

Du ska naturligtvis inte alltid säga nej till ändringar i projektet i takt med att det fortskrider. Ofta lär sig du och resten av teamet mer allt eftersom ni arbetar med projektet och det kan finnas goda skäl att utöka det och vad som ska levereras. 

Se bara till att formalisera utökningen i en reviderad projektomfattning som alla intressenter godkänner innan ni fortsätter. 

Reviderad omfattning – projektomfattningen inom projekttriangeln  Projektomfattning inom Projekttriangeln

Om du ska anpassa projektomfattningen måste du vara mycket medveten om att de andra delarna i projekttriangeln också måste justeras. 

Annars kan projektets kostnad eller tid hamna i obalans med omfattningen. 

När du justerar omfattningen måste du formulera de här justeringarna och de måste godkännas av projektets intressenter. Ofta pressar kunder på för att utöka omfattningen utan att samtidigt öka budgeten eller förlänga deadlinen. 

Som projektledare är det ditt ansvar att få nya beräkningar baserat på den nya omfattningen och förhandla en ny budget och tidslinje. 

Om du inte gör det finns det risk att projekttiden eller -budgeten tar slut innan du kan leverera det ni har avtalat. 

Vad är projekttriangeln (eller järntriangeln)?

Projekttriangeln visar de gränser ett projekt måste utföras inom. Gränserna är sammankopplade och ömsesidigt beroende av varandra – och de bör alltid vara i balans. 

De är:

1. Omfattning
2. Kostnad
3. Tid

Eftersom de tre gränserna är sammankopplade innebär det att om du utökar en av dem måste du överväga att utöka antingen den ena eller båda de andra gränserna också.

Med andra ord: Om du utökar projektomfattningen måste du antagligen öka kostnaden eller förlänga tidslinjen – eller kanske båda. Samma sak gäller om du antingen förkortar tidslinjen eller minskar kostnaden. Du bör justera de andra två gränserna utifrån det. 

Varför är det viktigt att avgränsa ett projekts omfattning? 

Att skapa en välavgränsad projektomfattning är det första som bör hända i projekthanteringsflödet. Det sätter upp riktlinjer och riktning för projektet. All vidare planering, förhandling och utvärdering bör baseras på den ursprungliga omfattningen. 

Och det ger ditt team och alla intressenter en tydlig karta och gemensam förståelse för vad projektet är. Och vad det inte är. 

I projekt utan en klar, tydlig och godkänd projektomfattning är risken hög: 

• Att det uppstår oavsiktliga förändringar i syfte och riktning. 
• Att det kommer ett aldrig sinande flöde av önskade förändringar. 
• Att resultat, slutleveranser och kvalitet inte uppfyller kraven vilket leder till förseningar och spräckta budgetar. 

• Att projektteamet råkar börja arbeta på saker som inte omfattas av projektet. 

Eftersom du kan (och bör) återkoppla till sammanställningen av projektomfattningen under utförandefasen kan du se till att dina och ditt teams beslut stämmer överens med vad som har avtalats. 

Sammanställningen ger dig också en stabil utgångspunkt för att förhandla budget och tid när din kund (eller chef) begär ändringar i leveransen. 

Nu ska vi titta närmare på hur du skapar en projektomfattning. 

Hantering av projektomfattning – hur du skapar en projektomfattning  Hantering av projektomfattning

Projektomfattningen bör alltid vara färdig och godkänd innan projektet startar. 

Att skriva en bra projektomfattning kräver mer arbete än att bara sätta sig framför en dator och börja skriva i ett tomt dokument. 

Du måste gå igenom de olika faserna och involvera alla intressenter i processen. 

Om du följer de här fyra stegen får du en bra start. 

Steg 1: Börja med det mest grundläggande: en grov skiss 

Som projektledare har du ofta inte lyxen att vara närvarande när projektet säljs till kunden. Eller beslutas i styrelserummet. 

Ditt första steg är därför att läsa in dig på projektet i stora drag och förbereda dig inför att skriva projektomfattningen. Du måste prata med säljteamet i det här steget om du inte var inblandad i försäljningen. 

I det här steget kartlägger du: 

• Projektet i dess mest grundläggande form (vi måste ändra det här/tillverka detta/etc.). 
• Intressenter i projektet – både i din organisation och hos kunden. 
• Grundläggande leveranser. 
• Projektets syfte och mål. 

Dessutom tar du fram en disposition till sammanställningen av projektomfattningen som du kommer att ha som referensdokument under resten av projektet. 

Steg 2: Samla in krav från alla 

I det här steget måste du kontakta alla intressenter och personer i relevanta ledningspositioner för att tydliggöra och dokumentera förväntningar och krav. 

En tumregel är att det aldrig går att ta med för många intressen eftersom det kan komma nya krav från oväntade håll under projektets gång. En bra kravsamling från så många som möjligt gör att alla känner sig hörda redan från början och är på samma linje som projektet. 

Det är absolut nödvändigt att dokumentera allt i den här fasen – inklusive förväntningar du kanske tycker är orealistiska – så att du har en komplett överblick över förväntningar och krav. Det gör att du kan se avvikelser tidigt och arbeta på att sammanföra förväntningarna i den slutliga sammanställningen. 

Några intressenter som alltid måste vara med i det här steget: 

• Kunden. 
• Personer i ledande positioner/sponsorer. 
• De som påverkas av leveransen av projektet (vanligen slutanvändare). 
• Projektteamet. 

Vilken typ av krav ska du samla in? 

• Vad är den förväntade leveransen/kvaliteten? 
• Vad ingår inte? 
• Vilka begränsningar har projektet (budget, tid, resurser, kända problem, etc.)? 

Steg 3: Använd intressenternas krav för att skapa en välavgränsad omfattning 

När du har samlat in alla krav är det dags att omvandla dem till en klar och tydlig omfattning. 

Det här är ett enkelt steg om alla intressenter är överens i steg 2. 

Om intressenternas krav däremot INTE matchar varandra måste du skapa en så bra omfattningssammanställning du kan (där kraven stämmer överens) och kartlägga förväntningar och krav som inte matchar. Boka in ett möte med intressenterna och förhandla om allt som de inte är överens om tills du har en klar definition som alla kan ställa sig bakom. 

I det här steget ska sammanställningen formuleras så klart och tydligt som möjligt, utan tolkningsutrymme och kryphål som kan leda till diskussioner och problem senare. 

Alla intressenter ska sedan gå igenom, godkänna och skriva under den slutgiltiga definitionen. 

Steg 4: Kontrollera projektomfattningen när arbetet fortskrider 

Efter de här första stegen har du ett dokument du kan gå tillbaka och referera till under alla efterföljande steg i projektet. Du kan komma tillbaka till omfattningsdokumentet när det uppstår problem under projektet och det finns risk för scope creep. 

Om du låter din projektomfattning samla damm fyller den ingen funktion och du låter bli att använda ett av de bästa verktygen i din verktygslåda. 

Det kan vara nödvändigt att uppdatera projektomfattningen när du genomför projektet. 

Du kanske stöter på ett tekniskt problem som påverkar den slutliga leveransen. Eller så begär din kund att projektet utökas. 

Då måste du gå igenom steg 2 + 3 igen för att säkerställa att alla kan ställa sig bakom ändringarna, oavsett när de händer. 

Och att en ny budget och realistisk tidsram förhandlas fram. 

Ett verktyg för att leverera ditt projekt inom budget och i tid 

När projektomfattningen är färdig återstår det bara att genomföra projektet. 

Vore det inte bra att ha ett anpassat projekthanteringsverktyg till hjälp? 

TimeLog ger dig alla verktyg du behöver för att ta ditt projekt över mållinjen – i tid och inom budget. 

Du får: 

• Enkel projektplanering med WBS upp till 5 nivåer 
• Budgeteringsverktyg för både projekt, aktiviteter och team 
• Stöd för alla avtalstyper du behöver för att fakturera din kund 
• Fantastisk tids- och kostnadsregistrering för att se till att du håller dig inom budget 
• Avancerad timprishantering så att du inte förlorar pengar på ditt seniora team 
• Projektmallar för att snabbt skapa projekt och utöka projektplanen