Blogg och kunskap

9 för- & nackdelar med att tidrapportera i Excel

Skriven av Søren Lund | 2023-nov-21 13:58:05

Om du är som folk är mest har du säkert provat att mata in dina timmar i ett Excel-dokument.

Eller så kanske du har hanterat medarbetarnas Excel-tidrapportering när du skulle fakturera eller rapportera in era projekt och resultat.


 

Om du aldrig har stött på Excel-tidrapporter kan jag bara hälsa dig välkommen till en värld av möjligheter och frustrationer. För Excel-bladet kan för många både vara en trofast partner och ett avancerat arbetsredskap medan det för andra får de gråa håren att gro flera år innan det är dags.

Oavsett vilken grupp du tillhör är du skyldig dig själv att lära känna de för- och nackdelar som är djupt ingrodda i ett av de vanligaste verktygen på svenska företag.

I den här bloggen får du 9 bra skäl till att använda Excel för tidrapportering, men även 9 begränsningar du utan tvekan kommer att möta.

Först får du en snabb introduktion till hur Excel-tidrapporter brukar användas på svenska företag.

Excel-tidrapporter = möjligheternas land

Ofta används Excel i företag på ända upp till 25–30 medarbetare. Eleganta lösningar tas fram av företagen där Excel integreras med redovisningsprogrammet, mejlsystem och mycket annat.

Det slutar ofta med att Excel blir hela företagets produktionssystem

Frågar du företagens ägare varför Excel har en så affärskritisk roll blir svaret nästan alltid att de började med Excel när företaget grundades.

Dessutom är Excel gratis (som en del av Office-paketet), det är väldigt flexibelt och det kan anpassas efter företagets behov av datastruktur och analys. Och så kan ekonomichefen ta fram sitt Excel-baserade affärssystem utan att vara beroende av utvecklare och standardsystemens begränsningar.

Så använder företagen Excel-tidrapporter i praktiken

För nästan alla konsult- och rådgivningsföretag som använder Excel som huvudaffärssystem börjar allt med tidrapportering i Excel

Det sker vanligtvis genom att varje medarbetare har ett kalkylblad för själva tidrapporteringen med en flik per vecka. På varje flik finns det en veckorapport med dagar från måndag till söndag, möjlighet att infoga aktivitetsrader och göra tidrapporteringar.

Bladet kan vara mer eller mindre intelligent med beräkning av flextid, traktamenten och transportrapporter.

Excel-tidrapporteringen blir till affärsanalys

Kalkylbladen läggs sedan ut på en central server eller i ett molnbaserat filsystem. Därifrån samkörs data varje månad innan fakturering ska ske. På de flesta företag lägger den ekonomiansvariga några dagar i månaden på att samköra allt manuellt. Andra företag har skapat makron för detta.

När projektledarna och ledningen vill se hur projekt och medarbetare presterar genereras analyser via kopplade kalkylblad som samlas på ett rapporteringsblad. Rapporteringsbladet hämtar sina data från Excel-tidrapporterna eller andra mellanliggande kalkylblad som samlar och förbereder data för rapportering.

På många företag har det blivit en hel konst att konfigurera avancerade datastrukturer och analysmodeller i Excel.

Så med tungan rätt i mun kan vi nu ta en titt på de 9 fördelarna med Excel innan vi börjar prata om begränsningarna.

 

  1. 9 bra skäl till att använda tidrapportering i Excel

    1. Du kan anpassa en rad variabler med t.ex. ”If”-formler och makrofunktioner och på så sätt sammanställa data exakt som du vill ha det
    2. Du får kraftfulla pivoteringsverktyg i lättöverskådlig tabellform
    3. Du har data till hands i Excel
    4. Fakturering från Excel-tidrapporter är bra för enhetliga timpriser
    5. Det är enkelt att kopiera alla data till andra Excel-blad eller system
    6. Excel är mycket lättillgängligt för mindre projekt och uppdrag med enkel tidrapportering
    7. Det finns många rapporteringsalternativ – för det är trots allt en av de saker som Excel togs fram för att kunna göra i tidernas morgon
    8. Med makroverktyg kan funktionerna utökas
    9. Slutligen är Excel en del av Office-paketet som redan är standard på många företag

    Det finstilta – vad Excel-tidrapporter INTE kan när det gäller företagsstyrning

    När ditt företag kommer upp på 15–20 anställda är Excel-eran sannolikt snart slut. Faktiskt så har det nog varit på väg ett bra tag redan.

    Det som förr var det lätta valet för tidrapportering, företagsstyrning och rapportering utvecklar sig nämligen till en dyr affär när din organisations komplexitet växer.

    I Excel ökar administrationsbördan och risken för fel vid inmatning av timmar exponentiellt med antalet medarbetare.

    Nackdelarna med Excel blir allt tydligare ju större företaget är och ju komplexare beräkningar som behövs. Därför finns det en rad punkter där Excel INTE briljerar – och här listar vi dem:

     

    9 skäl till att Excel förlorar terräng till marknadens övriga affärssystem:

    • Skäl 1: NÅGON råkar skriva över en formel eller en rad: Om data en gång har skrivits över och ändringen har sparats kan det vara hemskt svårt att rekonstruera data om du inte har en logg över ändringar av inmatningarna. Och det brukar det inte finnas i Excel.

    • Skäl 2: Något raderade kalkylbladet: Det låter dumt – men sånt händer! Om ni raderar filer på företagets gemensamma drivenhet kan det vara nästan oöverkomligt att lokalisera och återskapa dem. Därför blir ett raderat kalkylblad med alla timmar snabbt fatalt för hela er verksamhet.

    • Skäl 3: Skulle det ha varit () i formeln? Felaktiga summaberäkningar som inte har fått med allt, felberäkningar och felaktigt konfigurerade formler. Excel har många möjligheter men lika många fallgropar som innebär att dina siffror kan komma att avvika. Särskilt om du kopplar ihop flera kalkylblad.

    • Skäl 4: Svårt att anpassa ett blad på ett pågående projekt. Det är svårt att anpassa kolumner och celldata om projektens omfattning ändras markant. Eller om tidrapporteringarna måste flyttas eller ändras. Resultatet kan bli en projektplan i Excel vars grundläggande data är korrekta – men där ändringar i aktiviteter (eller budget per aktivitet), projektstruktur eller omfattning kan vara svårt att ändra pga. inbördes beroende formler.

    • Skäl 5: Vem gjorde vad och när? I Excel finns en automatisk loggfunktion. Men om det är flera som har varit inne och ändrat på tidrapporteringar eller gjort nedskrivningar blir det snabbt omöjligt att hänga med. Och det slutar ofta i långvariga felsökningar på Excel-tidrapporterna länge efter att rapporteringen har gjorts.

    • Skäl 6: Begränsade analysmöjligheter när ni har kommit igång. I Excel är analysmodeller nästan alltid beroende av att du har kopplat ihop rådata på ett visst sätt. Om du vill utöka eller ändra vinkel på analysmodellerna är det ofta svårt eftersom kopplingarna ”låser” de möjligheter du har för analys.

    • Skäl 7: Dålig precision och rekonstruktion av tidrapporteringsdata: Eftersom Excel normalt sett inte är integrerat i konsulters och medarbetares vardag blir tidrapportering i Excel något de gör en gång i veckan eller till och med i månaden. Och då vet vi att precisionen sjunker, och därför gör faktureringspotentialen det med. Hur många timmar och minuter tror du försvinner i minnet bara en dag tillbaka i tiden?

    • Skäl 8: Var någonstans ser ni vad som har fakturerats? I Excel måste ni själva komma ihåg att markera vilka timmar som har fakturerats. Ni måste även kunna ange vilka timmar som har intäktsförts – men inte bokförts. Framför allt på långvariga projekt blir det en nästan omöjlig disciplin.

    • Skäl 9: Du kan inte styra vem som får lov att radera och ändra: Vem ska komma åt vilka data? Ni kan visserligen spärra era filer med lösenord eller lägga huvudbladet någon annanstans. Men som sagt så är data sårbara för att en felaktig tryckning på en knapp kan få hela dataunderlaget att braka ihop om denna knapp heter ”DELETE”.

    Det är aldrig ett enkelt beslut …

    Nuförtiden när lätt åtkomst till rätt data vid rätt tidpunkt är en avgörande konkurrensparameter är det viktigt att insamlings- och rapporteringsverktygen är solida och uppfyller era behov.

    Har ni råd att bli omkörda av konkurrenterna i offertfasen för att ni inte kan besvara frågor som:

    • Vad ert genomsnittliga timpris är – även på fastprisprojekt?
    • Vilka era bästa kunder är?
    • Hur budgeten – tidsmässigt och ekonomiskt – ser ut på alla projekt just nu?
    • Hur er tidsåtgång idealiskt sett ska fördelas för att få bästa möjliga ut av era resurser?
    • Hur belastningen av medarbetarna verkligen ser ut på projekt och aktiviteter?

    Du gör dig själv en tjänst genom att fundera på om Excel kan ge just ditt företag svaren eller inte.

    Svaret är aldrig entydigt för Excel kan många saker och det har säkert funkat fint för er i många år.

     

    Vi hjälper er resten av vägen ...

    TimeLog kan importera en lång rad data – och vi kan även hjälpa er med att importera data från era stora Excel-blad till TimeLog.

    Vill du höra hur vi kan hjälpa er igång på en smart onlineplattform utan att ni förlorar era nuvarande projekt- och kunddata, så beställ en gratis onlinedemonstration av systemet.

    Du kan även prova TimeLog gratis i 30 dagar – om du bara behöver tidrapportera fortsätter det att vara gratis för evigt.
Visa hela inlägget