Skip to the main content.

Tidrapportering
Skapa en stabil datagrund för smidig fakturering och detaljerade affärsinsikter med enkel tidrapportering.

Projektledning
Bli världsmästare i projektledning. Håll dina projekt på rätt spår - och lönsamma.

Resursplanering
Bemanna projekt på ett effektivt sätt och driv företaget med säkerhet.

Ledningsrapportering
Bli smartare - snabbare - och fatta smarta beslut som ger långsiktiga effekter på tillväxten.

Fakturering
Fakturera allt - snabbt och korrekt - samtidigt som du håller koll på projektets ekonomi.

Personal och lön
Ge CFO:er och HR-avdelningar ett verktyg för att eliminera onödig administration.

Finansiella system
Med TimeLog kan du integrera med ditt ekonomisystem. Det sparar tid och minskar det manuella arbetet.

Lönesystem
TimeLog erbjuder integrationer till flera olika lönesystem. Få enkel lönehantering.

Moduler
Rapportera tid via Outlook, använd gamification eller andra moduler som kan förenkla processer i din verksamhet.

Flera juridiska personer
Skapa synergi mellan avdelningar, mellan länder och kontor med modulen för flera juridiska personer.

Affärsinformation
Dra full nytta av de insikter och data du får från TimeLog. TimeLog PSA är redo att integreras med flera olika BI-lösningar.

Partnerintegrationer
TimeLog PSA är en del av ett större ekosystem. Få en översikt över alla partnerintegrationer i TimeLog-familjen.

Ekonomiavdelning
Spara 1-2 dagar per månad på din faktureringsprocess.

Projektavdelingar
Från planering till genomförande och utvärdering. Starka verktyg för varje projektledare.

Ledningsavdelning
Skapa en prestationsdriven kultur med starka rapporteringsmöjligheter.

Stora företag
Förbättra verksamhet och resultat i olika enheter, länder och avdelningar.

Icke-statliga organisationer och ideella organisationer
Förenkla interna processer, lägg mindre tid på administration och få dokumentationen på plats - till ett rabatterat pris.

Blogg
Få inspiration till att driva en ännu bättre verksamhet med artiklar, guider, analyser och verktyg i bloggen.

Guider, podcasts och webbinarier
Få tillgång till mallar, guider och webbinarier som hjälper och inspirerar dig.

Help Center
Letar du efter hjälpmaterial och användarhandböcker för TimeLog? Hitta all hjälp du behöver nu.

Invoicing Process SE_header

Prova TimeLog nu!

En enda källa till sanning
Se hur andra organisationer använder TimeLog som deras enda källa till sanning till länder, avdelningar och valutor.

Bättre integration och API
Upptäck vilka fördelar kunderna får av att använda våra integrationer och API.

Rapportering i realtid 
Hur realtidsrapportering förändrar processer och beslutsfattande.

Kom igång med resursplanering
Med en bättre förståelse för dina resurser följer bättre planering och prognoser.


Läs om hur andra verksamheter hanterar betalningsavtal, KPI:er och projektmarginaler.

Snabbare fakturering
Så här gör andra företag för att minska den tid de lägger på fakturering med 75 %.

Historien om TimeLog
Få insikter om TimeLog och hur vi kan hjälpa dig att växa och utveckla din verksamhet.

Medarbetarna
Se vem som dyker upp varje dag för att leverera den bästa PSA-lösningen till dig.

Karriär
Hur är det att arbeta på TimeLog? Håller vi på att anställa? Få svaret här.

Partner
Skapa ännu mer värde för dina kunder som TimeLog-partner.

Mycket mer service
Hjälp center, skräddarsydd onboarding och support från dag 1.

Vårt sociala ansvar
Vi arbetar för att säkerställa en positiv inverkan på planeten, människor och företag.

GDPR & säkerhet
Läs mer om hur vi arbetar för att skydda dina uppgifter och ge maximal säkerhet.

5 min read

9 för- & nackdelar med att tidrapportera i Excel

Tidrapportering i Excel har gett svenska företag både kontroll, insikt och gråa hår sedan Microsoft lanserade det gröna kalkylbladet 1987. Men funkar det fortfarande? Här får du 9 fördelar och 9 nackdelar med de välkända Excel-tidrapporterna.

9 för- & nackdelar med att tidrapportera i Excel

Om du är som folk är mest har du säkert provat att mata in dina timmar i ett Excel-dokument.

Eller så kanske du har hanterat medarbetarnas Excel-tidrapportering när du skulle fakturera eller rapportera in era projekt och resultat.

New call-to-action

 

Om du aldrig har stött på Excel-tidrapporter kan jag bara hälsa dig välkommen till en värld av möjligheter och frustrationer. För Excel-bladet kan för många både vara en trofast partner och ett avancerat arbetsredskap medan det för andra får de gråa håren att gro flera år innan det är dags.

Excel-tidrapporter

Oavsett vilken grupp du tillhör är du skyldig dig själv att lära känna de för- och nackdelar som är djupt ingrodda i ett av de vanligaste verktygen på svenska företag.

I den här bloggen får du 9 bra skäl till att använda Excel för tidrapportering, men även 9 begränsningar du utan tvekan kommer att möta.

Först får du en snabb introduktion till hur Excel-tidrapporter brukar användas på svenska företag.

Excel-tidrapporter = möjligheternas land

Ofta används Excel i företag på ända upp till 25–30 medarbetare. Eleganta lösningar tas fram av företagen där Excel integreras med redovisningsprogrammet, mejlsystem och mycket annat.

Det slutar ofta med att Excel blir hela företagets produktionssystem

Frågar du företagens ägare varför Excel har en så affärskritisk roll blir svaret nästan alltid att de började med Excel när företaget grundades.

Dessutom är Excel gratis (som en del av Office-paketet), det är väldigt flexibelt och det kan anpassas efter företagets behov av datastruktur och analys. Och så kan ekonomichefen ta fram sitt Excel-baserade affärssystem utan att vara beroende av utvecklare och standardsystemens begränsningar.

Så använder företagen Excel-tidrapporter i praktiken

För nästan alla konsult- och rådgivningsföretag som använder Excel som huvudaffärssystem börjar allt med tidrapportering i Excel

Det sker vanligtvis genom att varje medarbetare har ett kalkylblad för själva tidrapporteringen med en flik per vecka. På varje flik finns det en veckorapport med dagar från måndag till söndag, möjlighet att infoga aktivitetsrader och göra tidrapporteringar.

Bladet kan vara mer eller mindre intelligent med beräkning av flextid, traktamenten och transportrapporter.

Excel-tidrapporteringen blir till affärsanalys

Kalkylbladen läggs sedan ut på en central server eller i ett molnbaserat filsystem. Därifrån samkörs data varje månad innan fakturering ska ske. På de flesta företag lägger den ekonomiansvariga några dagar i månaden på att samköra allt manuellt. Andra företag har skapat makron för detta.

När projektledarna och ledningen vill se hur projekt och medarbetare presterar genereras analyser via kopplade kalkylblad som samlas på ett rapporteringsblad. Rapporteringsbladet hämtar sina data från Excel-tidrapporterna eller andra mellanliggande kalkylblad som samlar och förbereder data för rapportering.

På många företag har det blivit en hel konst att konfigurera avancerade datastrukturer och analysmodeller i Excel.

Så med tungan rätt i mun kan vi nu ta en titt på de 9 fördelarna med Excel innan vi börjar prata om begränsningarna.

 

Fördelar och nackdelar med tidrapporter i Excel
  1. 9 bra skäl till att använda tidrapportering i Excel

    1. Du kan anpassa en rad variabler med t.ex. ”If”-formler och makrofunktioner och på så sätt sammanställa data exakt som du vill ha det
    2. Du får kraftfulla pivoteringsverktyg i lättöverskådlig tabellform
    3. Du har data till hands i Excel
    4. Fakturering från Excel-tidrapporter är bra för enhetliga timpriser
    5. Det är enkelt att kopiera alla data till andra Excel-blad eller system
    6. Excel är mycket lättillgängligt för mindre projekt och uppdrag med enkel tidrapportering
    7. Det finns många rapporteringsalternativ – för det är trots allt en av de saker som Excel togs fram för att kunna göra i tidernas morgon
    8. Med makroverktyg kan funktionerna utökas
    9. Slutligen är Excel en del av Office-paketet som redan är standard på många företag

    Det finstilta – vad Excel-tidrapporter INTE kan när det gäller företagsstyrning

    När ditt företag kommer upp på 15–20 anställda är Excel-eran sannolikt snart slut. Faktiskt så har det nog varit på väg ett bra tag redan.

    Det som förr var det lätta valet för tidrapportering, företagsstyrning och rapportering utvecklar sig nämligen till en dyr affär när din organisations komplexitet växer.

    I Excel ökar administrationsbördan och risken för fel vid inmatning av timmar exponentiellt med antalet medarbetare.

    Nackdelarna med Excel blir allt tydligare ju större företaget är och ju komplexare beräkningar som behövs. Därför finns det en rad punkter där Excel INTE briljerar – och här listar vi dem:

     

    9 skäl till att Excel förlorar terräng till marknadens övriga affärssystem:

    • Skäl 1: NÅGON råkar skriva över en formel eller en rad: Om data en gång har skrivits över och ändringen har sparats kan det vara hemskt svårt att rekonstruera data om du inte har en logg över ändringar av inmatningarna. Och det brukar det inte finnas i Excel.

    • Skäl 2: Något raderade kalkylbladet: Det låter dumt – men sånt händer! Om ni raderar filer på företagets gemensamma drivenhet kan det vara nästan oöverkomligt att lokalisera och återskapa dem. Därför blir ett raderat kalkylblad med alla timmar snabbt fatalt för hela er verksamhet.

    • Skäl 3: Skulle det ha varit () i formeln? Felaktiga summaberäkningar som inte har fått med allt, felberäkningar och felaktigt konfigurerade formler. Excel har många möjligheter men lika många fallgropar som innebär att dina siffror kan komma att avvika. Särskilt om du kopplar ihop flera kalkylblad.

    • Skäl 4: Svårt att anpassa ett blad på ett pågående projekt. Det är svårt att anpassa kolumner och celldata om projektens omfattning ändras markant. Eller om tidrapporteringarna måste flyttas eller ändras. Resultatet kan bli en projektplan i Excel vars grundläggande data är korrekta – men där ändringar i aktiviteter (eller budget per aktivitet), projektstruktur eller omfattning kan vara svårt att ändra pga. inbördes beroende formler.

    • Skäl 5: Vem gjorde vad och när? I Excel finns en automatisk loggfunktion. Men om det är flera som har varit inne och ändrat på tidrapporteringar eller gjort nedskrivningar blir det snabbt omöjligt att hänga med. Och det slutar ofta i långvariga felsökningar på Excel-tidrapporterna länge efter att rapporteringen har gjorts.

    • Skäl 6: Begränsade analysmöjligheter när ni har kommit igång. I Excel är analysmodeller nästan alltid beroende av att du har kopplat ihop rådata på ett visst sätt. Om du vill utöka eller ändra vinkel på analysmodellerna är det ofta svårt eftersom kopplingarna ”låser” de möjligheter du har för analys.

    • Skäl 7: Dålig precision och rekonstruktion av tidrapporteringsdata: Eftersom Excel normalt sett inte är integrerat i konsulters och medarbetares vardag blir tidrapportering i Excel något de gör en gång i veckan eller till och med i månaden. Och då vet vi att precisionen sjunker, och därför gör faktureringspotentialen det med. Hur många timmar och minuter tror du försvinner i minnet bara en dag tillbaka i tiden?

    • Skäl 8: Var någonstans ser ni vad som har fakturerats? I Excel måste ni själva komma ihåg att markera vilka timmar som har fakturerats. Ni måste även kunna ange vilka timmar som har intäktsförts – men inte bokförts. Framför allt på långvariga projekt blir det en nästan omöjlig disciplin.

    • Skäl 9: Du kan inte styra vem som får lov att radera och ändra: Vem ska komma åt vilka data? Ni kan visserligen spärra era filer med lösenord eller lägga huvudbladet någon annanstans. Men som sagt så är data sårbara för att en felaktig tryckning på en knapp kan få hela dataunderlaget att braka ihop om denna knapp heter ”DELETE”.

    Det är aldrig ett enkelt beslut …

    Nuförtiden när lätt åtkomst till rätt data vid rätt tidpunkt är en avgörande konkurrensparameter är det viktigt att insamlings- och rapporteringsverktygen är solida och uppfyller era behov.

    Har ni råd att bli omkörda av konkurrenterna i offertfasen för att ni inte kan besvara frågor som:

    • Vad ert genomsnittliga timpris är – även på fastprisprojekt?
    • Vilka era bästa kunder är?
    • Hur budgeten – tidsmässigt och ekonomiskt – ser ut på alla projekt just nu?
    • Hur er tidsåtgång idealiskt sett ska fördelas för att få bästa möjliga ut av era resurser?
    • Hur belastningen av medarbetarna verkligen ser ut på projekt och aktiviteter?

    Du gör dig själv en tjänst genom att fundera på om Excel kan ge just ditt företag svaren eller inte.

    Svaret är aldrig entydigt för Excel kan många saker och det har säkert funkat fint för er i många år.

     

    Vi hjälper er resten av vägen ...

    TimeLog kan importera en lång rad data – och vi kan även hjälpa er med att importera data från era stora Excel-blad till TimeLog.

    Vill du höra hur vi kan hjälpa er igång på en smart onlineplattform utan att ni förlorar era nuvarande projekt- och kunddata, så beställ en gratis onlinedemonstration av systemet.

    Du kan även prova TimeLog gratis i 30 dagar – om du bara behöver tidrapportera fortsätter det att vara gratis för evigt.

Prova TimeLog nu!
Varför en tidrapport-mall i Excel är bättre än ingenting

Varför en tidrapport-mall i Excel är bättre än ingenting

4 min read

Har ni vuxit ifrån Excel för tidrapportering och projektstyrning? Se brytpunkten då Excel övergår från att vara ett styrverktyg till en tids- och pengatjuv.

Download now
För- och nackdelar: Tidrapporter i Excel eller online - Vad lönar sig?

För- och nackdelar: Tidrapporter i Excel eller online - Vad lönar sig?

11 min read

Har ni vuxit ifrån Excel för tidrapportering och projektstyrning? Se brytpunkten då Excel övergår från att vara ett styrverktyg till en tids- och pengatjuv.

Download now
9 tips för framgångsrik implementering av tidrapportering | TimeLog

9 tips för framgångsrik implementering av tidrapportering | TimeLog

7 min read

Har ni vuxit ifrån Excel för tidrapportering och projektstyrning? Se brytpunkten då Excel övergår från att vara ett styrverktyg till en tids- och pengatjuv.

Download now
Projekthantering i Excel: För- och nackdelar

Projekthantering i Excel: För- och nackdelar

8 min read

Har ni vuxit ifrån Excel för tidrapportering och projektstyrning? Se brytpunkten då Excel övergår från att vara ett styrverktyg till en tids- och pengatjuv.

Download now
Ta del av CFO:ns bästa strategier för att förbättra lönsamheten

Ta del av CFO:ns bästa strategier för att förbättra lönsamheten

8 min read

Har ni vuxit ifrån Excel för tidrapportering och projektstyrning? Se brytpunkten då Excel övergår från att vara ett styrverktyg till en tids- och pengatjuv.

Download now
Gamification kan lösa din största utmaning med tidsregistrering

Gamification kan lösa din största utmaning med tidsregistrering

10 min read

Har ni vuxit ifrån Excel för tidrapportering och projektstyrning? Se brytpunkten då Excel övergår från att vara ett styrverktyg till en tids- och pengatjuv.

Download now
[Jämförelse] Hitta det bästa projektverktyg

[Jämförelse] Hitta det bästa projektverktyg

12 min read

Har ni vuxit ifrån Excel för tidrapportering och projektstyrning? Se brytpunkten då Excel övergår från att vara ett styrverktyg till en tids- och pengatjuv.

Download now
EU arbetstidsdirektiv - FAQ

EU arbetstidsdirektiv - FAQ

5 min read

Har ni vuxit ifrån Excel för tidrapportering och projektstyrning? Se brytpunkten då Excel övergår från att vara ett styrverktyg till en tids- och pengatjuv.

Download now
Förstå arbetstidsdirektivet, 11- och 48 timmarsreglerna på 2 minuter

Förstå arbetstidsdirektivet, 11- och 48 timmarsreglerna på 2 minuter

6 min read

Har ni vuxit ifrån Excel för tidrapportering och projektstyrning? Se brytpunkten då Excel övergår från att vara ett styrverktyg till en tids- och pengatjuv.

Download now