Hur motiverar jag mina anställda att tidsregistrera?
Det är nog den fråga vi fått flest gånger under de 20 år som vi har varit konsulter åt företag för tidsregistrering.
Därför är frågan som mitt blogginlägg syftar till att ge svar på, även baserad på ett av beteendeteorins populära ledningsverktyg för chefer: nudging.
Mitt blogginlägg är baserat på danskorna, Henriette Diernisses och Kathrine Springborgs avhandling om tidsregistrering och hur man genom beteendeteori och nudging får fler anställda att tidsregistrera.
Avhandlingen bygger på register- och enkätdata och intervjuer gjorda under sex månader på ett danskt företag med 600 anställda.
Dessutom har jag lagt till praktiska kunskaper som vi skaffat oss sedan 2001.
En nudge förklaras av många med en omtänksam knuff i rätt riktning. Här är professorernas definition av nudging:
Konceptet kommer från deras bok "Nudge" från 2008, som den internationella nyhetstidningen The Economist samma år utsåg till årets bok.
Henriette Diernisses och Kathrine Springborgs avhandling pekar på att nudging är ett kraftfullt ledningsverktyg om du som chef upplever att:
Fördelarna med nudging är att det är ett billigt ledningsverktyg som är enkelt att implementera och som du kan använda i praktiskt taget alla sammanhang där du vill hjälpa dina anställda att fatta bra beslut.
Det skiljer sig från person till person, vad som motiverar tidsregistrering. Därför måste du förstå vilken beteendefördom dina anställda utsätts för, för att din nudge ska fungera.
Beteendefördomar handlar om att vi fattar irrationella beslut. Vi tar med andra ord mentala genvägar, som att utelämna viktiga detaljer och vi motiveras ofta av det kortsiktiga perspektivet (avhandling om tidsregistrering och nudging, 2021).
Det finns mer än 100 beteendefördomar, men vilka påverkar tidsregistrering? Henriettes och Kathrines avhandling pekar på att just beteendefördomar kan påverka dina anställdas tidsregistrering.
Närvarande beteendefördomar handlar om att individen väger nuet högre än framtiden. Har dina anställda till exempel en tendens att säga: ’Jag håller på att gå igenom mina mejl, tidsregistreringen tar jag hand om senare’?
Om dina anställda är föremål för närvarande partiskhet kan du använda löpande tidsregistrering som en nudge för att motivera dem att registrera sin tid.
Man kan registrera sin tid på olika sätt. Vissa företag har regler om att det ska göras på månadsbasis, andra på veckobasis, medan vi själva gör det dagligen – till exempel före/efter ett möte, eller medan kunden är i telefon.
En av fördelarna med kontinuerlig tidsregistrering är att du slipper dubbelarbete. Vår erfarenhet visar att många har för vana att först registrera sin tid på ett papper och sedan registrera tiden i systemet de använder.
En annan fördel med kontinuerlig tidsregistrering är att dina anställda undviker att hamna i denna situation: Det är fredag eftermiddag kl 16.00, nu måste de plötsligt komma ihåg allt arbete de har gjort under veckan. Ärligt talat kan jag inte ens minnas vad jag gjorde igår kl. 14.30. Kan du?
Min kollega Sofie ger dig flera fördelar med löpande tidsregistrering i videon nedan. (På danska)
Om löpande tidsregistrering inte motiverar dina anställda att tidsregistrera, överväg att ge dem kortare tidsregistreringsintervall. Det kan till exempel vara daglig eller veckovis tidsregistrering.
Det kan verka som en bra knuff eftersom de måste registrera tid för färre dagar, vilket också gör tidsregistreringen mer hanterbar.
En påminnelse kan fungera som en effektiv knuff. En av våra kunder har till exempel detta meddelande på sin förstasida i TimeLog, som alla anställda ser när de loggar in på TimeLog.
Om du vill motivera dina anställda till att tidsregistrera, gör det så enkelt som möjligt för dem.
Henriettes och Kathrines avhandling visar att de anställda inte tidsregistrerar, bland annat för att dem tycker det är krångligt och ohanterligt.
Det handlar om lätthet i förhållande till:
Om det är för många uppgifter kopplade till ett projekt blir det snabbt ohaneterligt för dina anställda att registrera tid. Fundera också över om det ska vara ett krav att dina anställda kopplar kommentarer till sin tidsregistrering.
Genom att hålla din tidsregistrering enkel strukturerar du komplexa val för dina anställda, och det är precis vad en bra nudge ska göra (dansk avhandling om tidsregistrering och nudging, 2021).
Hur användbarhet är det tidregistreringssystem som du använder eller funderar på att använda.
Vissa föredrar att registrera tid i webbläsaren medan andra föredrar appar på mobilen.
Men det behöver inte vara antingen eller. Undersök marknaden och hitta ett system som stödjer dina anställdas preferenser.
Henriette Diernisse och Kathrine Springborg har i sin avhandling undersökt varför anställda glömmer att tidsregistrera.
En anledning är att de saknar förståelse för syftet med tidsregistrering.
Hur använder du nudging för att hjälpa dina anställda att förstå syftet?
Framing är ett konkret verktyg som du kan använda som en knuff. Kort sagt handlar framing om hur ditt budskap presenteras.
Det kan till exempel vara för att lyfta fram det positiva med tidsregistrering. Det kan vara ett effektivt verktyg eftersom det finns en tendens för människor att välja alternativ med positiv framing.
Vissa anställda kan ha uppfattningen att syftet med tidsregistrering är kontroll och övervakning. Genom att använda framing kan du kanske begränsa eller ändra den uppfattningen och istället hjälpa dem att förstå att tidsregistrering bidrar till något positivt.
I relation till tidsregistrering kan du som chef använda framing för att fokusera på fördelarna med tidsregistrering för ditt företag.
Vår erfarenhet visar att det inte är ovanligt att:
Förutom att förstå vikten av sin tidsregistrering ur ett företagsperspektiv är egenintresset också en viktig motivationsfaktor för många anställda.
Tänk på att vissa människor kan uppfatta tidsregistrering som en slags övervakning. Därför är det mycket viktigt att du som chef hjälper dina anställda att förstå det personliga utfallet av deras tidsregistreringar.
Förväntningsanpassning: Ett bra ställe att börja på är att göra en bra förväntningsundersökning, där du tydliggör vad du som chef behöver använda dina anställdas tidsregistrering för. Det kan till exempel vara att ta bort någon form av friktion i sitt dagliga arbete.
Utvecklingssamtal: Du kan även använda dina anställdas tidsregistrering i samband med utvecklingssamtal och löneförhandlingar.
Flexmekanism: Om du har anställda med flexmekanism kommer det att ge incitament till tidsregistrering eftersom de så småningom kan få lediga dagar.
Som chef ska du ta ledningen och skapa goda vanor och en sund kultur av tidsregistrering. I sin avhandling presenterar Henriette och Kathrine tre lågpraktiska förslag på vad du kan göra:
Om du inte redan har ett tidsregistreringssystem kan du undersöka marknaden för system som har inkorporerat nudging-element.
Här är ett exempel på hur det amerikanska mjukvaruföretaget Clarizen använder solid feedback för att få sina användare för att stänga sina veckoformulär.