[Nudging] Hur du uppmuntrar dina anställda att registrera tid

Gör det enkelt för dina anställda genom att tidsregistrera

Om du vill motivera dina anställda till att tidsregistrera, gör det så enkelt som möjligt för dem.

Henriettes och Kathrines avhandling visar att de anställda inte tidsregistrerar, bland annat för att dem tycker det är krångligt och ohanterligt.

Det handlar om lätthet i förhållande till:

• Tidsregistreringens detaljeringsgrad
  
  
• Och användarvnänligheten av tidsregistreringssystemet

Håll detaljnivån till ett minimum

Om det är för många uppgifter kopplade till ett projekt blir det snabbt ohaneterligt för dina anställda att registrera tid. Fundera också över om det ska vara ett krav att dina anställda kopplar kommentarer till sin tidsregistrering.

Genom att hålla din tidsregistrering enkel strukturerar du komplexa val för dina anställda, och det är precis vad en bra nudge ska göra (dansk avhandling om tidsregistrering och nudging, 2021). 

Fokusera på användbarhet

Hur användbarhet är det tidregistreringssystem som du använder eller funderar på att använda.

• Har den till exempel en automatisk stoppursfunktion?
• Skickar den automatiskt ett meddelande till dina anställda om att de måste komma ihåg att stänga sitt veckoblad?
• Kan anställda registrera tid på olika sätt

Vissa föredrar att registrera tid i webbläsaren medan andra föredrar appar på mobilen.

Men det behöver inte vara antingen eller. Undersök marknaden och hitta ett system som stödjer dina anställdas preferenser.

Använd framing för att berätta om syftet med tidsregistrering

Henriette Diernisse och Kathrine Springborg har i sin avhandling undersökt varför anställda glömmer att tidsregistrera.

En anledning är att de saknar förståelse för syftet med tidsregistrering.

Hur använder du nudging för att hjälpa dina anställda att förstå syftet?

Framing är ett konkret verktyg som du kan använda som en knuff. Kort sagt handlar framing om hur ditt budskap presenteras.

Det kan till exempel vara för att lyfta fram det positiva med tidsregistrering. Det kan vara ett effektivt verktyg eftersom det finns en tendens för människor att välja alternativ med positiv framing.

Vissa anställda kan ha uppfattningen att syftet med tidsregistrering är kontroll och övervakning. Genom att använda framing kan du kanske begränsa eller ändra den uppfattningen och istället hjälpa dem att förstå att tidsregistrering bidrar till något positivt.

‘What’s in it for us’?

I relation till tidsregistrering kan du som chef använda framing för att fokusera på fördelarna med tidsregistrering för ditt företag.

Vår erfarenhet visar att det inte är ovanligt att:

• Ett företag upplever en ökning av faktureringsgraden kort efter att de har implementerat tidsregistrering
• Ett företag får insikt i vilka kunder de förlorar pengar på efter att ha implementerat tidsregistrering
  
  

‘What’s in it for me?’

Förutom att förstå vikten av sin tidsregistrering ur ett företagsperspektiv är egenintresset också en viktig motivationsfaktor för många anställda.

Tänk på att vissa människor kan uppfatta tidsregistrering som en slags övervakning. Därför är det mycket viktigt att du som chef hjälper dina anställda att förstå det personliga utfallet av deras tidsregistreringar.

Förväntningsanpassning: Ett bra ställe att börja på är att göra en bra förväntningsundersökning, där du tydliggör vad du som chef behöver använda dina anställdas tidsregistrering för. Det kan till exempel vara att ta bort någon form av friktion i sitt dagliga arbete.

Utvecklingssamtal: Du kan även använda dina anställdas tidsregistrering i samband med utvecklingssamtal och löneförhandlingar.

Flexmekanism: Om du har anställda med flexmekanism kommer det att ge incitament till tidsregistrering eftersom de så småningom kan få lediga dagar.

Skapa goda vanor och kultur kring tidsregistrering

Som chef ska du ta ledningen och skapa goda vanor och en sund kultur av tidsregistrering. I sin avhandling presenterar Henriette och Kathrine tre lågpraktiska förslag på vad du kan göra:

1. Du kan använda påminnelseelement: Skicka ett e-postmeddelande till dina anställda och påminn dem om att tidsregistrera
2. Du kan kalla dina anställda till ett ’bra helg’-möte på fredag, där du påminner dem om att tidsregistrera
3. Du kan hänga en skylt på dörren som påminner dem att tidsregistrera

Om du inte redan har ett tidsregistreringssystem kan du undersöka marknaden för system som har inkorporerat nudging-element.

Här är ett exempel på hur det amerikanska mjukvaruföretaget Clarizen använder solid feedback för att få sina användare för att stänga sina veckoformulär.