Som projektledare behöver du hela tiden balansera intressenters och kunders intressen samtidigt som du ser till att du och ditt team håller er till deadlines och projektomfång.
Denna balansakt utgör nästan alltid en riktig utmaning.
Projektmilstolpar kommunicerar effektivt framsteg till alla intressenter samtidigt som de ger dig ett effektivt verktyg för att hålla koll på viktiga leveranser och deadlines inom projektet.
Vägskyltar längs motorvägen guidar dig mot din destination, och milstolpar i projektledning tjänar samma syfte för projektledare. I den här artikeln får du veta allt du behöver om milstolpar: vad de är, hur man använder dem och specifika exempel på projektmilstolpar.
Inom projektledning låter milstolpar dig dela upp din projektplan i steg eller faser och identifiera kritiska överlämningar, nyckeldatum och större leveranser eller prestationer inom projektet.
Du kan se milstolpar som delmål du ställer in inom ditt projekts tidslinje på väg mot det övergripande projektmålet.
Ett projekt kan ha flera övergripande milstolpar. Dessa milstolpar kan i sin tur ha sina kompletterande milstolpar i större projekt.
Projektets omfattning definierar antalet milstolpar. Du bör använda så många du behöver för att få en överblick över ditt projekts framsteg.
Projektmilstolpar används främst i vattenfallsmetodiken. De visas som markörer i din övergripande projektplan – vanligtvis betecknar de en övergång från en projektfas till nästa.
Med TimeLog får du en komplett verktygslåda för projektledning, inklusive enkel hantering av projektmilstolpar.
Prova TimeLog gratis i 30 dagar!
Alla projekt är olika och det är projektmilstolpar också. Du kan dock överväga några typiska exempel på projektmilstolpar för din projektplan.
Nedan följer några exempel:
Så nu har du sett definitionen och några exempel. Men du kanske undrar vad som exakt skiljer milstolpar från aktiviteter och mål.
Och att skilja på milstolpar, aktiviteter och mål kan vara knepigt – speciellt vid större projekt.
Låt oss bryta ner det.
Du kan se en milstolpe som en aktivitet, men där start- och sluttid är densamma.
Ingen gör något arbete med aktiviteten (även om du bör tilldela en ansvarig för den). Till exempel en milstolpe som färdigställande av fas 1 i en projektplan är "bocken" att alla uppgifter i fas 1 är genomförda, och att vi bekräftar att denna del av projektet är avslutat.
Även om du kanske inte behöver kommunicera framstegen för alla aktiviteter inom den här fasen till dina intressenter och kunder, vill du låta dem veta att du har nått en milstolpe som ni alla bestämt ska vara en markör för projektets framsteg.
På det sättet skulle milstolpar kunna beskrivas som mål – men de är inte riktigt desamma.
Den största skillnaden mellan projektmilstolpar och projektmål är att milstolpar är något vi bestämmer ska ske inom projektet, medan mål är projektets önskade resultat.
Ett exempel:
Om du har ett IT-projekt där målet är att minska administrationstiden för alla anställda med 20 % genom att införa en ny lösning kan milstolparna på vägen dit vara:
Observera att milstolparna är beroende av varandra och har en betydande inverkan på projektets tidslinje i denna vattenfallsstruktur.
Alla dessa milstolpar har beslutats om i förväg och kan bockas av som slutförda.
När alla milstolpar är genomförda vilar ditt mål om 20 % administrationslättnad på att de anställda faktiskt använder lösningen i sitt dagliga arbete – vilket är något du inte aktivt kan slutföra.
Det finns flera anledningar till varför du behöver milstolpar för att hantera projekt.
Låt oss gå igenom de fyra viktigaste.
I de inledande stadierna av planeringen av ditt projekt bör du alltid vara noga med att inte planera mer detaljerat än vad som är vettigt vid den givna tidpunkten.
Om du planerar hela ditt projekt som en enda rad av uppgifter, kommer du snabbt att förlora översikten över din plan.
Planering med milstolpar låter dig få full överblick över viktiga aktiviteter och faser för att slutföra ditt projekt inom den övergripande deadlinen.
De låter dig dela upp din projektplan i hanterbara delar utan att gå vilse i detaljer.
Inom projektledning är din förmåga att kommunicera med alla intressenter – så väl interna som externa – avgörande för att komma i mål i tid och inom budget och omfång.
Milstolpar fungerar som dina gemensamma referenspunkter för att övervaka framstegen inom din övergripande projektplan.
Redan i projektets tidiga planeringsfas bör alla intressenter inom ditt projekt förstå vad de enskilda milstolparna betyder och ni bör komma överens om att använda dem som markörer för framsteg.
Till exempel: om en projektfas som består av mycket specialiserade uppgifter blir försenad kan dina intressenter och klienter inte nödvändigtvis involvera sig i uppgifternas detaljer. Dessa kanske bara förstås av ditt specialistteam.
Prova enklare milstolpshantering med TimeLog
Men de skulle vilja bli informerade om att ditt team inte kommer att nå den överenskomna milstolpen i tid. Eller så behöver du ytterligare finansiering för en projektfas.
För en intressent finns det inget värre än att försöka ta reda på hur ett prioriterat projekt fortskrider bara för att konsumeras av högst tekniska förklaringar rörande enskilda aktiviteter som de inte har specialistkunskapen för att verkligen förstå.
Eftersom milstolpar låter dig dela upp planen i etapper, blir det mer hanterbart att ändra tidslinjen när en fas antingen ligger efter eller före schemat.
Tänk på faser som bitar av uppgifter du har uppskattat den tid som behövs för att slutföra.
När en fas är försenad eller avslutad före tidsschemat kan du justera bitarna i projektplanen och få en snabb överblick över effekten av justeringen.
Naturligtvis måste även efterföljande faser justeras i detalj efter denna första övning.
Om ditt projekt sträcker sig över månader eller till och med år, kan det vara svårt att hålla humöret uppe om du håller tillbaka champagnen till slutet av projektet.
Speciellt om teammedlemmar bara ingår i mindre projektfaser och inte ser slutresultatet.
Milstolpar låter ditt team sträva mot nåbara mål som inte ligger långt borta i framtiden.
De är bra möjligheter att fira mindre prestationer. Så nu har du blivit bekant med några av fördelarna – låt oss prata om hur man använder projektmilstolpar.
Att arbeta med milstolpar är en integrerad del av både projektplanering och genomförande. Så detta arbete kommer aldrig att vara en fristående process.
Samtidigt som att skapa milstolpar initialt är en del av planeringsprocessen, blir de alltmer en del av kommunikationsprocessen allt eftersom ditt projektteam fortskrider.
Eftersom kommunikationsprocessen är specifik för organisationen och projekttypen, låt oss gå igenom de tre huvudstegen när vi planerar projektmilstolpar.
Om milstolpar är som vägskyltar som leder dig mot din projektdestination – ditt projektmål – måste du definiera det målet.
Alla projekt behöver ett mål – annars kallar vi det för löpande verksamhet.
Det första steget i projektplaneringen bör vara att fastställa det målet.
Efter att ha bestämt ditt mål måste du och ditt team bryta ner ditt projekt i uppgifter och deluppgifter i en work breakdown structure (WBS).
I det här skedet är det en balansgång mellan att planera så detaljerat att du kan uppskatta uppgiftens varaktighet samtidigt som du inte fastnar i att planera varje uppgift i detalj.
Kom ihåg att det aldrig är meningsfullt att planera för mycket i detalj för långt fram, eftersom omständigheter som bemanning, tillgänglighet, omfattning etc. ofta förändras när projektet fortskrider.
Du behöver dock en grov uppskattning av de nödvändiga faserna och varaktigheten och beroenden av aktiviteter som är involverade.
I slutet av denna övning, tilldela milstolpar till faser och kritiska aktiviteter från din WBS.
Medan en grupp människor kan utföra uppgifter inom en fas, får ansvaret för en milstolpe aldrig falla på mer än en person.
Denna person är ansvarig för att nå och fullborda den milstolpe som den tilldelats. På mindre projekt kan projektledaren vara ansvarig för alla milstolpar.
Men på större projekt med många människor och externa aktörer inblandade bör ansvaret för varje fas tilldelas någon som står nära genomförandet av fasen för att säkerställa att de effektivt kan påverka utförandet och hållas ansvariga.
Detta gäller särskilt om man arbetar med projekt som sträcker sig över platser i många länder.
Under hela projektet måste du hålla nära kontakt med de personer som ansvarar för milstolpar så att du kan hålla koll på ditt projekt.
Det är enkelt att lägga till milstolpar i din projektplan i TimeLog.
Innan du lägger till dina milstolpar bör du definiera huvudfaserna i projektet och de större deluppgifterna som ingår.
Att definiera huvudfaserna och uppgifterna ger dig en överblick över projektets huvudstruktur. Du kan bryta ner din projektplan i en a work breakdown structure (WBS) i fem nivåer. Men, låt oss än så länge göra det enkelt.
Lägg sedan till dina milstolpar en efter en.
Ställ in datum för slutförande av milstolpar för att få en bra överblick över ditt projekts tidslinje. Om du lägger till en ansvarig teammedlem till milstolpen kommer de att ha en tillgänglig översikt över alla milstolpar som de är ansvariga för.
Dra och släpp dina milstolpar för att passa in i projektfaserna.
När ditt projekt fortskrider, få tillfredsställelsen av att bocka av avslutade milstolpar.
Det ser alltid bra ut på alla projektplaner.
Om du hanterar mer än ett projekt eller behöver hålla koll på alla ditt företags projekt kan du använda milstolpsöversikten i TimeLog för detta.
Se status på milstolpar, deadlines och vem som är ansvarig, så att du kan göra de där snabba korrigeringarna så fort något ser ut att vara fel.
Milstolpar är bara ett verktyg inom en hel rad projektledningsverktyg som ingår i TimeLog.
TimeLog låter dig planera och genomföra projekt, och hela ditt projektteam kan registrera tid på aktiviteter och faser för att hålla dig uppdaterad om framsteg och projektekonomi.
Du kan effektivt arbeta med budgetar och kontrakt, så att du aldrig behöver spendera tid i Excel för att driva eller fakturera dina projekt.
Du kan prova TimeLog i 30 dagar gratis och se hur det känns att arbeta i ett dedikerat projektledningsverktyg.