År 2023 bestämde sig Business Partnering Institute för att leta efter ett system som kunde samla in tidsregistreringar och hantera deras konsultverksamhet, som arbetar med projekt med fast pris och tid och material.
Ändå var det inte ett enkelt beslut att välja ett dedikerat tidrapporteringssystem.
"Min oro var om medarbetarna skulle känna sig pressade att registrera sina timmar. Jag vill att vårt beteende ska drivas av det faktum att vi har rätt projekt och rätt kunduppgifter. Målet är inte att få människor att känna att de måste arbeta mer eller lägga ner fler timmar."
Det är därför BPI har valt att låta medarbetarna registrera tid på externa projekt, tre större interna projekt och inte den tid de lägger på andra projekt.
De använder bland annat resursplaneraren för att se om en medarbetare har ledig kapacitet. Detta hjälper cheferna att se till att ingen arbetar för mycket.
TimeLog har tagits emot väl av de enskilda medarbetarna.
"Målet var att medarbetarna skulle ha ett ställe att registrera sina timmar på, och det har de tagit till sig", säger Benita.
Lösningen: TimeLog PSA
När BPI blev kontaktade av TimeLog hade de redan bestämt sig för att skaffa ett nytt system, vilket gjorde att både inköpsprocessen och implementeringen gick snabbt.
"Vi var tydliga med vad vi behövde, vilket gjorde att processen gick snabbt. Det var ett krav för mig att vi kunde få integrationer till bland annat e-conomic och Pleo för att automatisera faktureringsprocessen. Pleo fungerar felfritt och implementeringskonsulten från TimeLog satte snabbt upp det", säger Benita.
Idag är större delen av faktureringsprocessen automatiserad, och från att ha involverat både elevassistenter, bokförare och CFO finns det idag väldigt få kontrollpunkter för CFO och bokförare.
Idag ansvarar projektledarna för att skapa fakturadokument och eftersom systemet påminner dem om att registrera uppgifter, timmar och kostnader för varje projekt ser BPI till att de håller reda på alla timmar.
Det ger Benita bättre insikt i projektekonomin och gör det möjligt att följa upp kunderna och se hur många timmar som har lagts ner på varje projekt.
"Resursplaneraren var en viktig anledning till att vi köpte TimeLog. Vi använder resursplaneraren för att skapa en överblick över kapaciteten. Möjligheten att prognostisera resursutnyttjandet är oerhört viktigt.", Benita Ulrichs Nilsson, CFO & Partner hos BPI.
Resursplaneraren ingår i veckomötena, där alla använder den för att se hur mycket ledig kapacitet medarbetarna faktiskt har och om timmar eller uppgifter behöver omfördelas.
Resursplaneraren, användningen av rapporter och mer detaljerad projektuppföljning i TimeLog PSA är några av de saker som BPI kommer att fördjupa sig i under nästa år.
"I år har vi fokuserat på implementering. Jag är säker på att vi kan få ut mer av systemet och jag tror inte att vi kommer att behöva något som inte finns på TimeLog-plattformen. Det handlar om att ta reda på vad systemet verkligen kan ge oss med de data vi lägger in i det", säger Benita.