Den digitala transformeringen inom både byggnads- och tillverkningsindustrin har accelererats de senaste åren. Cadcraft erbjuder mjukvaror och expertis för att hjälpa kunderna på digitaliseringsresan, med utgångspunkt i konstruktionsrelaterade data. Processer och informationsflöden effektiviseras genom bland annat integrationslösningar, rätt metodik, samt delning av information och data.
“Min roll som Operation Manager handlar väldigt mycket om att samla information om våra konsulter, och här är uppföljning av tjänst en stor del. Har vi levererat en timme och har vi fått betalt för den timmen? Om vi inte fått betalt kan det ligga kundmissnöje eller annat bakom”, säger Mattias Jernström.
[Testa riktigt smart tidrapportering gratis – kom i gång direkt]
Innan Cadcraft bytte till TimeLog använde företaget en annan online-lösning för tidrapportering och beredning av fakturor.
“Vårt tidigare system dödade tyvärr spårbarheten i faktureringen. Vi hade inte så bra kontroll på vad som var fakturerat och inte av de timmar vi levererat – det fanns ingen koppling mellan den stämplade timmen och den som faktureras”, säger Mattias.
Cadcraft bestämde sig därför för att hitta en bättre lösning för tidrapportering och beredning av fakturor.
“Vi behövde ha kontroll på vår verksamhet, och det hade vi inte. Så mina kollegor undersökte vad som fanns på marknaden och gjorde research, och sedan var jag med och utvärderade de olika systemen”, säger Mattias.
Valet föll till slut på TimeLog eftersom systemet är enkelt att hantera och har stöd för de flesta scenarierna i Cadcrafts verksamhet. Det är bland annat möjligt att hantera intäktsföring och en lång rad olika prismodeller i TimeLog.
“Vi använder fast pris, löpande driftsavtal, löpande tjänst samt projekt med en kombination av alla dessa prismodeller”, säger Mattias.
Han är i dag mycket nöjd med beslutet att välja TimeLog.
“Vi har en sådan otrolig kontroll på verksamheten nu. Vi tappar inga pengar längre – det är en jättestor fördel med TimeLog. Jag är ganska säker på att vi förlorade en del pengar genom åren innan vi bytte till TimeLog, men det är svårt att sätta tummen på det eftersom vi inte kunde följa det. Vi har ökat vår lönsamhet, och ja, det beror inte enbart på TimeLog, men de senaste tre åren har vi haft bättre lönsamhet än de 20 åren innan dess tillsammans.”
Det fanns två huvudorsaker till att Cadcraft förlorade pengar innan företaget bytte till TimeLog, enligt Mattias. Den ena var att säljare valde att inte fakturera alla timmar när en kund var missnöjd med något.
“Är det en obekväm situation med en kund kan det vara enklare att inte fakturera, men nu går det inte att ta genvägar längre eftersom vi har kontroll på vad vi faktiskt får ut och ifrågasätter varje timme. Vi är tvingade att ta tag i problematiken: om vi inte får betalt har vi inte gjort ett tillräckligt bra jobb, så vad ska vi ändra på?”
En annan orsak till att Cadcraft förlorade pengar innan bytet till TimeLog var att det var svårt att veta hur lönsamma – eller icke-lönsamma – projekt egentligen var, enligt Mattias. Med TimeLog kan Cadcraft se svart på vitt exakt hur projekt går ekonomiskt.
“Nu vet vi vilka projekt som inte går så bra och då kan vi agera utifrån det. Att få kontroll på projekten är A och O om du ska kunna göra något åt situationen. Sedan tar vi med oss siffrorna och lär oss till nästa projekt”, säger Mattias.
[Ta reda på hur TimeLog kan hjälpa just ditt företag]
TimeLog är ihopkopplat med Cadcrafts affärssystem Microsoft Dynamics NAV och lönesystem Crona Lön, via TimeLogs standardintegrationer.
“Båda integrationerna fungerar väldigt smidigt. Vi flyttar över datan och så är det färdigt. Exempelvis gör säljarna fakturaberedningen i TimeLog och så går fakturorna ut från NAV.”
Cadcraft har även integrerat TimeLog med analysverktyget Microsoft Power BI, med hjälp av TimeLogs API.
Power BI visualiserar siffrorna från TimeLog i en rad olika skräddarsydda vyer. Det här underlättar Mattias arbete, och även resten av verksamheten använder sig av Power BI i varierande grad.
“Vi har bland annat en graf som ser ut som en hastighetsmätare på vårt intranät. Den uppdateras kontinuerligt under hela månaden med vår debiteringsgrad och när månaden är slut visar den vår faktureringsgrad.”
Gruppcheferna använder sig av Power BI:s visualiseringar främst för uppföljning av budget, och de konsulter som har provisionsbaserad lön har varsin egen graf de kan följa.
”Vi kommer behöva uppgradera vårt affärssystem och i och med det har vi även undersökt andra alternativ till vårt nuvarande affärssystem. Om inte TimeLog har en färdig integration till det affärssystem vi väljer så funderar vi på att använda vår egen integrationsmotor iConnect. Vi har gjort många integrationslösningar åt våra kunder till flera olika affärssystem.”
Att byta ut TimeLog är dock inte aktuellt på något sätt, enligt Mattias.
Skulle du rekommendera TimeLog till andra företag?
“Ja, det har jag dessutom redan gjort”, säger Mattias.
Analysverktyget Microsoft Power BI visualiserar siffrorna från TimeLog i en rad olika skräddarsydda vyer, bland annat en graf som ser ut som en hastighetsmätare på Cadcrafts intranät. Grafen uppdateras kontinuerligt under hela månaden med Cadcrafts debiteringsgrad och när månaden är slut visar den faktureringsgraden.
Så här visualiseras en personlig rapport för en av Cadcrafts konsulter. Registrerad tid, externa timmar och bokförda timmar hämtas från TimeLog, budget hämtas från ett Excel-ark, och måltimmar är en beräknad parameter.