Utmaningarna som CrossMind Reklamebureau kämpade med innan de började använda TimeLog 2016 är bekanta för de flesta som har startat en organiskt växande verksamhet.
”Då lade vi bud, verkställde det och vidare till nästa. Vi saknade historik över våra uppdrag. När vi blev fler använde vi fysiska tidrapporter för att utföra jobbet. Men det var inte särskilt hållbart. Det var väldigt manuellt, säger Christina Kvorning, projektledare på CrossMind.
Martin Haar Kristensen tillägger:
”När jag höll möten med min rådgivande kommitté kunde jag inte svara på frågor om vad som hände i verksamhetens hörn. Jag klarade inte av att göra en överblick över tid och fakturering.”
Samtidigt gjorde bristen på insikt om tidsåtgång det också svårt att hantera stämpelkortsupplägg.
Den bilden har förändrats idag.
”När de anställda registrerar tid kan de göra kommentarer där de skriver exakt vad de gör. Detta skickar vi endast till kunderna när vi fakturerar. Vilket ger dem en stor trygghet,” berättar Martin Haar Kristensen.
Tidigare var vissa kunder skeptiska över stämpelkort eftersom det kunde vara svårt att se varför de stämplade.
Samtidigt ger TimeLog en bra överblick över hur mycket tid som lagts ner på stämpelkortet. Martin och Christina kan dessutom se när det är dags att sälja in nya timmar.
“När förtroendet väl har skapats vet kunden att vi bara lägger ner den tid som det uppgiften tar. Det är en fördel för båda parter. Vi får timmarna betalda och kunden får dem till ett lite billigare pris”, berättar Martin Haar Kristensen.
CrossMind använder TimeLogs gratis integration till Visma e-conomic för att automatisera och underlätta hela faktureringsprocessen.
Medan fakturering idag är en nästan automatisk process tog det tidigare 1-2 hela arbetsdagar för Martin Haar Kristensen att göra fakturorna.
”Tidigare fick jag jobbsedlarna och fick då skriva fakturarad för fakturarad för varje enskild kund i e-conomic. Idag skapar projektledarna fakturautkast i TimeLog som vi skickar direkt till e-conomic. Det har underlättat arbetsprocessen helt hejdlöst,” säger Martin Haar Kristensen.
”Det är verkligen lätt att få med en frilansare i teamet. När vi får in ett stort uppdrag och associerar extra frilansare blir de också en del av teamet och kan hjälpa till med andra uppgifter. På så sätt har TimeLog varit ett bra verktyg för att få in frilansarens tid och associera dem med faser i olika projekt,” berättar Martin Haar Kristensen
Idag lägger han ungefär en halv dag på fakturering, där det mesta bara är att kolla vad som skickats över automatiskt.
”Insikten har blivit något helt annat. Nu kan vi se hur ett jobb faktiskt har gått, och vi kan följa om vi går längre än ett erbjudande. Den övergripande strukturen är den stora vinsten,” berättar Martin Haar Kristensen.
Som byrå är det avgörande för CrossMind att kunna se vilken tid som läggs på – och kunna se hur många timmar som kan faktureras.
Varje vecka delar Christina Kvorning med sig av översikten från TimeLog med de anställda i företaget, så att de kan följa om de är på rätt spår.
Samtidigt kan de spåra ekonomin för varje enskild kund och projekt.
Har TimeLog påverkat eran ekonomi?
”Jag tror definitivt att det ekonomiskt har betytt något bra för oss – ingen tvekan om det. De senaste åren har naturligtvis präglats av Corona, men vi har fått en överblick över vad vi lägger vår tid på. När lägger vi tid på oss själva och kunderna. Det har varit en stor vinst,” säger Martin Haar Kristensen, direktör på CrossMind Reklamebureau.