Integrationer & API Förbättrade projektfinanser Snabbare fakturering

TimeLog gör det enkelt för byrån att använda värdecheckar

Vi behöver inte längre göra erbjudanden och lägga tid på att planera alla möjliga småsaker. Eftersom vi har fått TimeLog har vi haft möjlighet att prova stämpelkortsmodellen. Det har varit en stor framgång för oss och kunderna är verkligen nöjda med det.”

Martin Haar Kristensen

Direktör och medgrundare, CrossMind Reklamebureau

Utmaningarna som CrossMind Reklamebureau kämpade med innan de började använda TimeLog 2016 är bekanta för de flesta som har startat en organiskt växande verksamhet.

”Då lade vi bud, verkställde det och vidare till nästa. Vi saknade historik över våra uppdrag. När vi blev fler använde vi fysiska tidrapporter för att utföra jobbet. Men det var inte särskilt hållbart. Det var väldigt manuellt, säger Christina Kvorning, projektledare på CrossMind.

3 av de största utmaningarna som TimeLog har hjälpt CrossMind att övervinna:

Stämpelkortsmodellen var inte attraktivt eftersom det inte fanns någon överblick över tidsåtgång och bra dokumentation
Fakturor måste skapas rad för rad från tidrapporter, och processen tog vanligtvis 1-2 dagar
Byrån saknade överblick över tidsåtgång och om projekt höll sig inom budgeten

Martin Haar Kristensen tillägger:

”När jag höll möten med min rådgivande kommitté kunde jag inte svara på frågor om vad som hände i verksamhetens hörn. Jag klarade inte av att göra en överblick över tid och fakturering.”

Samtidigt gjorde bristen på insikt om tidsåtgång det också svårt att hantera stämpelkortsupplägg.

Den bilden har förändrats idag.

Översikt har gjort stämpelkort möjligt – och enkelt

”När de anställda registrerar tid kan de göra kommentarer där de skriver exakt vad de gör. Detta skickar vi endast till kunderna när vi fakturerar. Vilket ger dem en stor trygghet,” berättar Martin Haar Kristensen.

Tidigare var vissa kunder skeptiska över stämpelkort eftersom det kunde vara svårt att se varför de stämplade.

Nu gör vi det bara för att vi efteråt kan visa dokumentationen.

Samtidigt ger TimeLog en bra överblick över hur mycket tid som lagts ner på stämpelkortet. Martin och Christina kan dessutom se när det är dags att sälja in nya timmar.

“När förtroendet väl har skapats vet kunden att vi bara lägger ner den tid som det uppgiften tar. Det är en fördel för båda parter. Vi får timmarna betalda och kunden får dem till ett lite billigare pris”, berättar Martin Haar Kristensen.

Fakturering är inte längre 1-2 dagars manuellt arbete

CrossMind använder TimeLogs gratis integration till Visma e-conomic för att automatisera och underlätta hela faktureringsprocessen.

Medan fakturering idag är en nästan automatisk process tog det tidigare 1-2 hela arbetsdagar för Martin Haar Kristensen att göra fakturorna.

”Tidigare fick jag jobbsedlarna och fick då skriva fakturarad för fakturarad för varje enskild kund i e-conomic. Idag skapar projektledarna fakturautkast i TimeLog som vi skickar direkt till e-conomic. Det har underlättat arbetsprocessen helt hejdlöst,” säger Martin Haar Kristensen.

CrossMind integrerar frilansare i sin TimeLog-lösning

”Det är verkligen lätt att få med en frilansare i teamet. När vi får in ett stort uppdrag och associerar extra frilansare blir de också en del av teamet och kan hjälpa till med andra uppgifter. På så sätt har TimeLog varit ett bra verktyg för att få in frilansarens tid och associera dem med faser i olika projekt,” berättar Martin Haar Kristensen

Idag lägger han ungefär en halv dag på fakturering, där det mesta bara är att kolla vad som skickats över automatiskt.

Byrån har fått insikt i tidsåtgång och ekonomi

”Insikten har blivit något helt annat. Nu kan vi se hur ett jobb faktiskt har gått, och vi kan följa om vi går längre än ett erbjudande. Den övergripande strukturen är den stora vinsten,” berättar Martin Haar Kristensen.

Som byrå är det avgörande för CrossMind att kunna se vilken tid som läggs på – och kunna se hur många timmar som kan faktureras.

Varje vecka delar Christina Kvorning med sig av översikten från TimeLog med de anställda i företaget, så att de kan följa om de är på rätt spår.

Samtidigt kan de spåra ekonomin för varje enskild kund och projekt.

När vi lägger ett anbud skapar vi projektet i TimeLog, skapar budgetar och faser. Så kan vi följa tidsåtgången längs vägen, och hålla fingret på pulsen allt eftersom. Dessutom om vi håller oss till budgeten eller inte.

Christina Kvorning

Projektledare, CrossMind Reklamebureau

Har TimeLog påverkat eran ekonomi?

”Jag tror definitivt att det ekonomiskt har betytt något bra för oss – ingen tvekan om det. De senaste åren har naturligtvis präglats av Corona, men vi har fått en överblick över vad vi lägger vår tid på. När lägger vi tid på oss själva och kunderna. Det har varit en stor vinst,” säger Martin Haar Kristensen, direktör på CrossMind Reklamebureau.

Om CrossMind Reklamebureau

Byrån, med säte i Vejle i Danmark, har funnits sedan 2004 och hjälper i första hand B2B-kunder och utbildningsinstitutioner med alla uppgifter inom kommunikation.

Deras kreativa team har kompetensen att utföra alla kommunikations- och marknadsföringsrelaterade jobb, precis som de har en fast portfölj av externa samarbeten när ytterligare kompetens behövs.

CrossMind betonar det långsiktiga samarbetet med sina kunder, där förtroende och anständighet är avgörande faktorer.

”Det är viktigt för oss att förstå våra kunders DNA. Dessutom att förstå deras behov och resurser så att vi kan hjälpa till att uppnå deras mål,” berättar Martin Haar Kristensen.