Før vi når til de enkelte projektfaser, så lad os kigge på det hele lidt fra oven: Nemlig det man kalder projektets livscyklus.
Når du som projektleder skal lede dit team og levere et godt resultat hjælper det at have hele projektets livscyklus in mente. Du kan se cyklussen som en guide, der skitserer projektets kritiske faser og fører dig fra den første spæde idé til fuldførelse.
Når du forstår hele projektets livscyklus, kan du bevare overblikket, når du undervejs er nødt til at justere planen (jo, det sker!).
Ved at kende hele planen og have et samlet overblik kan du bedre træffe informerede beslutninger, (re-)allokere ressourcer og proaktivt håndtere de risici, der opstår som projektet skrider frem.
Det veksler lidt - afhængigt af hvem du spørger - hvor mange projektfaser, man opererer med i et projekt. I denne blogpost opererer vi med fem projektfaser.
De fem projektfaser er ide & koncept, planlægning, start & eksekvering, monitorering samt afslutning.
Disse projektfaser udgør ryggraden i din projektledelse og ved at have en struktureret tilgang til dit projekt, er der større chance for, at du fører dit projekt succesfuldt i mål.
Det er nemt at blande projektfaser og projektets livscyklus sammen. Men du kan huske forskellene på de to ved at tænke på livscyklus som hele projektets rejse fra start til slut, mens projektfaser er specifikke, veldefinerede trin, der fokuserer på opgaver eller mål. Du kan sige, at projektfaserne er projektets byggeblokke.
Hver projektfase afsluttes med, at bestemte leverancer bliver færdige, og markeres ofte af en gennemgang eller milepæl. Det sikrer, at du hele tiden har hånd i hanke med, at projektet holder kursen og er i overensstemmelse med sine mål.
Læs også: Hvad er en milepæl i et projekt?
Under konceptfasen vurderes projektets værdi og levedygtighed. Det fører til, at projektet kan godkendes endeligt.
I planlægningsfasen går du i gang med at planlægge: Du sætter mål, definerer roller, laver interessentanalyse og etablerer i det hele taget din projektplan.
Startfasen indebærer, at projektplanen sættes i gang og I begynder at eksekvere.
I monitoreringsfasen følger du som projektleder projektets fremskridt. Din opgave er at have overblik over fremdrift, tidsforbrug og budget i forhold til planen, blandt andre ting. Her kan projekttrekanten være en hjælp som et redskab til at vide hvornår (og hvordan) du skal justere, hvis nødvendigt.
Til sidst markerer afslutningsfasen, at projektet er ved at være fuldendt. I denne fase skal du opgøre alle kontrakter, dokumentere erfaringer, evaluere og - nogle gange - kommunikere projektets resultater til kunder eller andre stakeholders.
Som projektleder er der forskellige projektmetodikker du kan benytte dig. Her vil vi fokusere helt overordnet på agil projektledelse og lineær projektledelse, og hvordan du tilgår projektfaser og projektets livscyklus indenfor hver af de metodikker.
Lineær projektstyring kaldes ofte "Vandfaldsmodellen". Her er projektprocessen lineær og sekventiel. Det vil sige, at hver fase skal være fuldført, før den næste begynder. Der er på langsigtet planlægning og der er ofte en klar vejledning for hvert trin.
Vandfaldsmodellen passer typisk til projekter med klart definerede krav og forudsigelige resultater, hvor I ikke skal ændre elementer hurtigt eller ofte, og hvor omfanget af projektet er fastlagt.
Læs også: Projekttrekanten - scope, tid og budget
Den strukturerede tilgang gør det nemt at følge fremskridt og at styre budgettet, men det kan resultere i længere leveringstidsplaner og udfordringer med at tilpasse sig ændringer, når projektet er i gang.
Agil projektledelse er en iterativ og gradvis tilgang, eller metode, hvor projekter opdeles i mindre, håndterbare enheder kendt som Sprint.
Agil metode lægger vægt på samarbejde, kundetilfredshed og konstant forbedring. Dette betyder, at I hurtigt kan tilpasse jer nye krav og at I kan levere projektleverancer oftere og i mindre omfang.
Agilitet trives oftest i miljøer, hvor fleksibilitet er afgørende, og hvor det er okay (eller forventet), at det endelige produkt kan udvikle sig.
Det er især en fordel i komplekse projekter, der kræver hyppige vurderinger og tilpasninger, som fx softwareudvikling.
Læs også: Skal du integrere Jira med brugervenlig tidsregistrering? Se TimeLogs integration til Jira Cloud.
Projektlederne har en afgørende rolle i konsulentbranchen i at sikre, at klientforventninger matches med projektleverancer, at ressourcer håndteres effektivt, og at kommunikationen med interessenterne er let og smidig. Projektlederens evne til risikostyring og problemløsning er afgørende for at føre projekter til en succesfuld afslutning.
Læs også: Hvad får et projekt til at fejle? De 5 største fejl i et projekt
For konsulentvirksomheder, der håndterer mange projekter på én gang, er det afgørende at standardisere processer. Det sikrer kvalitet og effektivitet og som projektleder betyder det, at du kan overføre viden og best practice fra et projekt til et andet til gavn for både klienter og konsulentvirksomheden.
Med din guide - projektets livcyklus - og hvert stop på vejen - de 5 projektfaser - kan du guide dit projekt sikkert gennem hver fase og sikre, at I opfylder jeres mål og overholder budgettet.