Guide til interessentanalyse: Styr dit projekt sikkert gennem modstand

Interessentanalysen (også kaldet stakeholderanalyse) er et vigtigt redskab til dig som projektleder, når du skal afklare og identificere de mennesker og interesser, du skal tage højde for, hvis dit projekt skal gøre sig håb om at nå godt i mål.

Men hvordan gør du lige det? Hvad er en interessent? Og hvordan finder man dem?

I denne artikel får du svarene på de spørgsmål + du får en guide til at udføre en interessentanalyse.

[Få godt styr på dine projekter: Prøv TimeLogs projektstyringsværktøj]

Så bliv klogere på, hvem der kan have indflydelse på dit projekt - og hvordan du tager hensyn til deres ønsker!

Først skal vi lige have styr på, hvad en interessentanalyse egentlig er for en størrelse.

Hvad er en interessentanalyse? Hvad er en interessentanalyse?

Udover en projektplan har alle projekter brug for en kommunikationsplan.

Hvornår skal der kommunikeres med hvem? Og hvordan?

Men for at kunne lave en kommunikationsplan, bliver du først nødt til at lave en interessentanalyse.

En interessentanalyse er øvelsen, hvor du som projektleder (gerne i samarbejde med din projektgruppe) identificerer:

• Hvem bliver påvirket af dit projekt?
• Hvem er involveret i projektet?
• Hvem har en holdning til og indflydelse på projektet, som du skal tage højde for?

Når du har identificeret projektets interessenter, hvilke kommunikationsbehov de har.

Læs også: Hvad er milepæle i projekter? Guide, eksempler & skabeloner

En velgennemført interessentanalyse giver dig mulighed for tidligt at mindske eventuel modstand mod dit projekt, eller udnytte opbakning til dit projekt til at drive det i mål.

Hvorfor er en interessentanalyse vigtig?

Hvis du aldrig laver en interessentanalyse, ved du ikke, hvem der eventuelt vil modarbejde dit projekt – eller hvordan du skal håndtere modstanden.

Lad os se på et interessentanalyse eksempel – én situation med og én uden interessentanalyse.

En typisk situation hvor en interessent bremser et projekt

Forestil dig et scenarie, hvor du skal lede et projekt bestilt af din leder, men du skal bruge folk fra en anden leders afdeling.

Men uden du har tænkt over det, er den anden leder i virkeligheden utilfreds med projektet.

Derfor sørger vedkommende for, at de folk du skal bruge, ikke er til rådighed i det omfang, dit projekt har behov for det.

Resultatet bliver, at projektet bliver forsinket, dårligere udført eller måske helt falder til jorden.

Og som projektleder bærer du ansvaret.

Samme situation – men med interessentanalyse

I (den i øvrigt meget typiske) situation ovenfor reagerer projektlederen først sent – efter modstanden fra den anden leder.

Har en kollega eller leder først udøvet modstand mod dit projekt, kan det være meget svært at ændre deres adfærd i en mere konstruktiv retning.

De er så at sige kravlet op i træet.

Men hvis du forinden havde lavet din interessentanalyse, og havde udpeget den anden leder som en interessent, der havde stor indflydelse på dit projekt, kunne du have indledt en tidlig dialog.

Her kunne du have fundet ud af, hvorfor vedkommende var imod projektet, og hvordan du eventuelt kunne imødekomme modstanden, før den slog ud i fuld lue.

Du kunne også aktivt have inddraget den anden leder i projektet, så vedkommende selv følte ejerskab, og dermed ville arbejde aktivt for at projektet lykkedes.

Hvad er en interessent i et projekt?

Eksemplet ovenfor gælder for en person, der har stor indflydelse på, hvor godt du kan gennemføre dit projekt.

Men der findes en række andre interessenter, du også skal tage hensyn til.

Interessenter er i bred forstand, alle dem som påvirkes af dit projekt, har en holdning til det, eller kan gøre det lettere eller sværere at gennemføre projektet.

Interessenter behøver ikke at være et menneske. Det kan også være en organisation eller en virksomhed.

Vi kalder også interessenter for stakeholders – deraf betegnelsen stakeholderanalyse.

For at gøre det lettere at arbejde med dem, placerer man ofte interessenterne i fire kategorier:

• Ekstern interessent
• Gidsel
• Grå eminence
• Ressourceperson

Ofte bruger man et interessentanalyse skema som det herunder til at placere forskellige interessenter i kategorierne.

Hvilken kategori interessenterne lander i, er også med til at bestemme, hvor meget energi du skal bruge på dem.

Lad os se på, hvad der karakteriserer de fire interessentkategorier.

Ekstern interessent

Denne gruppe interessenter har lav indflydelse på projektets gennemførelse, og bliver heller ikke nævneværdigt påvirket af det.

Formentligt er de heller ikke så interesserede, så du kan nøjes med at give dem meget overordnet information.

Gidsel

Gidslet er (som navnet antyder) kendetegnet ved ikke at have særlig meget indflydelse på projektet – men bliver samtidig meget påvirket af det.

De har brug for at blive informeret undervejs, så de kan forholde sig til de ændringer projektet medfører for dem.

OBS (!) Selvom gidslerne måske ikke i sig selv er vigtige for selve gennemførelsen af projektet, er de oftest vigtige for, om I opnår projektets overordnede målsætninger. Om projektet bliver en succes.

Du kan eksempelvis teknisk set godt gennemføre et projekt, hvor dit projektteam opsætter et IT-system, eller designer optimerede arbejdsgange til en kunde, uden at tage hensyn til kundens medarbejdere.

Men det bliver højst sandsynligt ikke en succes, hvis medarbejderne efterfølgende ikke bruger det.

Eksempler på gidsler kunne være:

• Brugere af IT-systemer
• Medarbejdere, der får nye processer og arbejdsgange
• Kunder, der får mindre fokus som konsekvens af strategiprojekter

Grå eminence

Hvis du glemmer de grå eminencer, kan du let sætte dig selv op for problemer i løbet af projektet.

Denne gruppe har du ofte ikke direkte brug for til dit projekt – måske de ikke bidrager eller bliver særligt berørt af projektet – men er ofte i en position, hvor de kan have stor indflydelse på beslutninger i projektet.

Eksempler på grå eminencer kunne være:

• Ledelsen i din virksomhed
• Sponsorer
• Partnere

Hvis du ikke inkluderer dem fra starten og sørger for at holde dem godt opdateret, kan de ofte øve deres indflydelse i løbet af projektprocessen, hvis de føler sig kørt ud på et sidespor. Eller hvis du ikke har afstemt projektets scope med dem fra starten.

Ressourceperson

Hvis du skal nå i mål med dit projekt, er det afgørende, at du bruger tid på denne gruppe.

Ressourcepersoner bidrager ofte med en faglighed, der er nødvendig for, at du kan gennemføre projektet.

De har samtidig stor beslutningsindflydelse, så det er vigtigt at du både informerer og konsulterer dem ofte igennem projektet.

Eksempler på ressourcepersoner kunne være:

• Faglige ledere eller eksperter
• Nøglepersoner hos eksterne leverandører

Fordi de er centrale i eksekveringen af dit projekt – hvis de eksempelvis er ansvarlige for en delleverance – er det samtidigt vigtigt, at de opdaterer dig på status eller eventuelle problemstillinger.

Af alle interessenter skal du bruge mest tid på ressourcepersonerne.

Sådan laver du en interessentanalyse

Herunder kan du lære, hvordan du laver en god interessentanalyse, så du undgår den værste modstand, og udnytter dine interessenter bedst muligt.

Du skal starte med at identificere interessenterne i din analyse.

Step 1: Brainstorm med de involverede i projektet

Som projektleder har du formentlig oftest ikke det fulde overblik over, hvem der er nødvendige for projektets gennemførelse, samt hvem der har indflydelse og hvem der bliver berørt fra starten.

Det er derfor en rigtig god idé at inddrage din projektgruppe i en brainstorm, hvor I identificerer de forskellige interessenter.

Projektgruppens input er samtidig værdifulde for de næste trin i interessentanalysen.

Brug gerne post-its (eller et online værktøj som eksempelvis Miro) til at få alle interessenter på ”væggen”, så I senere kan sortere dem.

Spørg gruppen hvem de kan forestille sig:

• Bliver berørt af projektet
• Er interesserede i projektet
• Er nødvendige for projektets gennemførelse
• Kunne træffe beslutninger, der påvirker projektet

Projektgruppen skal gerne bestå af folk fra flere steder i din organisation – eventuelt også hos kunden – så I kommer hele vejen rundt i analysen.

Læs også: Planlæg jeres succes med det nye IT-system

Step 2: Gruppér i dit interessentanalyse skema

I denne del af analysen skal I forholde jer til:

• Hvor nødvendige interessenterne er for gennemførelse af projektet
• Hvor stor indflydelse de kan udøve

Brug interessentanalyse skemaet fra før, og placer dem i de fire kategorier, så du har en model at arbejde ud fra.

Step 3: Prioritér interessenter og definér deres mål

Når projektgruppen har fundet frem til alle mulige interessenter, er det vigtigt at udvælge de vigtigste for projektets succes.

I mange projekter vil du ikke kunne håndtere samtlige mulige interessenter, så det er vigtigt, du prioriterer.

Der er ikke nogen formular for, hvem du skal prioritere, men jo højere indflydelse og jo mere nødvendig en interessent er, jo mere afgørende er det, du inkluderer dem.

En ressourceperson vil altid være vigtigere at prioritere end en ekstern interessent eksempelvis.

Når I har prioriteret, kan I begynde at identificere, hvad der er vigtigt for den enkelte interessent:

• Hvilke forventninger, succeskriterier og mål har de for projektet?
• Hvad er deres interesse i projektet?
• Hvad er deres personlige prioriteter ift. deres stilling, arbejdsfokus og ambitioner?

Disse spørgsmål hjælper dig også til at identificere eventuel modstand til projektet.

Step 4: Identificér modstand og interessekonflikter

Efter I har prioriteret interessenterne, er det vigtigt at grave interessekonflikter frem og få dem belyst.

Kolliderer projektet med interessentens målsætninger, personlige ambitioner eller andet?

Til denne øvelse kan du også prøve at liste de fordele og ulemper, interessenterne kunne opleve ved projektet.

Din projektgruppe er særlig nyttig, når du skal identificere eventuel modstand, fordi de oftest er tættere på interessenterne, end du er som projektleder, og derfor kender dem bedre.

Når du har identificeret interessekonflikter, er du godt klædt på til at planlægge, hvordan du håndterer dem.

Step 5: Lav en plan for at håndtere interessenter

Nu kommer vi til det, du virkelig bliver glad for som projektleder: At udarbejde en plan for, hvordan du håndterer alle de forskellige interessenter.

Det er her, du får mulighed for at være på forkant med eventuelle konflikter. En god plan kan give dig ro i maven, fordi der er mindre risiko for at blive overrasket af modstand i løbet af projektet.

I denne øvelse skal du besvare tre hovedspørgsmål per interessent:

• Hvilken type kommunikation skal de have?
  • Hvornår skal de konsulteres?
  • Hvornår skal de blot informeres?
• Hvor ofte skal du kommunikere med dem? (Jo vigtigere interessent, jo oftere)
• Hvordan håndterer du forventet modstand fra interessenten?

Det sidste spørgsmål kan du oftest imødekomme med tidlig involvering, men nogle gange kan det være praktisk at have en forhandlingstaktik klar.

Hvis deres interesser grundlæggende strider mod projektets målsætninger, på hvilke områder kan du så rykke dig for at imødekomme dem? Hvem kan påvirke interessenten/hvem kan du bruge som mægler?

Hvad gør du ved ”uhåndterlige” interessenter?

Har du identificeret afgørende interessenter, som du ikke kan se nogen gode muligheder for at imødekomme/håndtere, er det vigtigt, du hurtigt bringer det op til din styregruppe.

En sådan interessent er nemlig en væsentlig risikofaktor i projektet, og som projektleder har du pligt til at påpege risici i projektet.

Når du har lavet din analyse og eventuelt præsenteret den til styregruppen, er du klar til at gå videre i projektet.

Brug interessentanalysen gennem hele dit projekt

Ligesom alle andre værktøjer i projektledelse, skal du holde din analyse opdateret.

For interessenter flytter sig ofte eller bliver mindre relevante i takt med, at dit projekt skrider frem.

Nogle interessenter er kun relevante i bestemte faser, mens andre kan ændre holdning til projektet, efterhånden som de stifter mere erfaring med det.

Gennemgå dine interessenter med jævne mellemrum, og tag dem gerne op med projektgruppen.

Er analysen stadig relevant? Er der kommet nye interessenter til?

Opdaterer du interessentanalysen gennem hele projektet, skaber du de bedste forudsætninger for at styre sikkert udenom interessekonflikter og ubehagelige overraskelser.