Har du nogensinde skulle styre et projekt, hvor du skulle levere noget, du ikke havde ressourcer, penge eller tid til?
Hvor din chef eller kunde blev ved med at ringe, fordi de ikke synes projektet leverede det aftalte? Så har du muligvis ikke fået lavet et klart og veldefineret projekt scope med projektets interessenter.
Så hvad gør du, når du skal definere projekt omfang?
I denne artikel får du en komplet gennemgang og en how-to-guide, der hjælper dig med at lave et robust projekt scope.
Hvad er et projekt scope?
Et projekt scope er grundlæggende en definition af, hvad du skal levere inden for projektet og – lige så vigtigt – hvad du IKKE skal levere. Det er med andre ord en definition af projekt omfang og en afgrænsning.
Man kan sige, at dit scope skal beskrive indholdet af det arbejde, som du og dit projektteam skal udføre for at levere et specifikt produkt, en tjeneste eller et resultat.
Du skal helst begynde arbejdet på projekt omgang og scope, før du laver din projektplan.
Som projektleder definerer du aldrig et projekt scope alene. Du skal involvere alle projektets interessenter og nå til enighed med dem om, hvad projektet skal levere, og hvad der skal afgrænses fra projektet.
Processen er kompliceret, fordi forskellige interessenter har forskellige dagsordener, prioriteter og holdninger. Men det er vigtigt at involvere dem for at definere projektets scope, da øger risikoen for, at du ikke kan overholde projekttrekantens tre sider (tid, omfang og budget), hvis du skal tilpasse projektet senere i forløbet.
Det kan betyde, at du må levere et resultat af lavere kvalitet.
Et projekt scope statement er et dokument, som definerer alle aspekter af et projekt scope.
Som projektleder er du nødt til ofte at vende tilbage til dokumentet, når interessenterne forsøger at skubbe grænserne for dit projekt. Eller når du fortaber dig i detaljerne om eksekveringen af projektet.
Dette statement skal være tilgængeligt for alle interessenter, og du skal få dem til at godkende de endelige formuleringer, før du går i gang med projektet.
Projekter løber ofte løbsk, når der er blevet lavet for mange mundtlige aftaler. Dit project scope statement hjælper dig med at holde projektet på sporet og undgå scope creep.
Selvom alle projekter er forskellige, både hvad angår karakteren, størrelsen og den organisatoriske kapacitet, bør et projekt scope altid indeholde bestemte elementer, der definerer projektets mål og tydelige begrænsninger.
Projektets mål og værdiskabelse
Beskrivelse og endelig levering
Begrænsninger og udelukkelser
Statement of work
Projektets milepæle og tidslinje
Godkendelseskriterier
Scope creep opstår, når der gradvist føjes flere leveringer til projektet og udvider de aftalte projektleveringer.
Det kommer snigende, da det ikke er noget, som sker med vilje eller som er skrevet ned. Det sker bare, fordi dine interessenter kommer på (måske ret gode) idéer, mens projektet er i gang.
Sørg blot for at gøre denne udvidelse formel i et opdateret projekt scope, som alle interessenter godkender, før du fortsætter.
Hvis du er nødt til at ændre projektets scope, skal du være klar over, at de andre dele af projekttrekanten også skal tilpasses. Ellers stemmer projektets omkostninger og tidslinje ikke længere overens med dit scope.
Når du tilpasser dit projekt omfang, skal disse tilpasninger formuleres og godkendes af projektets interessenter. Kunder presser ofte på for at udvide projektets scope uden samtidig at presse på for at øge budget og forlænge tidsfrister.
Læs også: Hent skabeloner til milepæle i projekter [guide + skabeloner]
Som projektleder er det dit ansvar at få nye estimater og forhandle et nyt budget og en ny tidsfrist på plads.
Hvis du ikke gør det, risikerer projektet at overskride tidsfrister og budget, før du kan levere elementerne inden for scopet.
At lave et veldefineret projekt scope er det første, der skal ske i projektledelsens arbejdsproces. Det indrammer og giver projektet retning, og al efterfølgende planlægning, forhandling og evaluering skal baseres på dette.
Det giver også dit projektteam og dine interessenter en tydelig køreplan og fælles forståelse for, hvad projektet er - og ikke er.
Projekter uden et tydeligt og godkendt projekt scope risikerer:
Da du altid kan (og bør) vende tilbage til dit scope statement i løbet af projekts udførelse, kan du sikre, at dine og dit teams beslutninger stemmer overens med det aftalte.
Et statement giver dig også en solid forhandlingsplatform ved ændringer af budgettet og tidslinjen, hvis din kunde (eller leder) beder om ændringer i leveringen.
Lad os se på, hvordan du laver et projekt scope.
Et projekt scope skal altid være færdigt og godkendt, inden projektet starter.
For at lave et godt scope skal der lidt mere til end blot at snuppe computeren og begynde at skrive i et tomt dokument.
Du skal gennemgå de forskellige faser og involvere alle interessenter i processen.
Hvis du holder dig til disse fire trin, er du godt på vej.
Som projektleder er du ofte ikke til stede, når projektet bliver solgt til kunden.
Eller når det bliver vedtaget i bestyrelseslokalet.
Så første trin er at forstå de store træk i projektet – og gøre din research klar til dit projekt scope. Du skal tale med dit salgsteam i dette trin, hvis du ikke var involveret i salget.
I dette trin kortlægger du:
Og du laver opridset af det project scope statement, som du kommer til at bruge under resten af projektet.
I denne fase skal du kontakte alle interessenter og ansvarlige for projektet for at tydeliggøre og dokumentere forventninger og krav.
Som tommelfingerregel kan du aldrig involvere for mange interessenter, da der kan opstå nye krav fra uventede sider i løbet af hele projektet. Når du indhenter krav, skal du sørge for, at alle bliver hørt fra starten, og at kravene stemmer overens med projektet.
Det er vigtigt, at dokumentere alt i denne fase, også de forventninger du mener er urealistiske, så du har en komplet oversigt over forventninger og krav. På den måde kan du tidligt spotte uoverensstemmelser og arbejde på at tilpasse forventningerne i det endelige scope statement.
Disse interessenter skal altid høres i denne fase:
Hvilke typer af krav skal du indhente?
Når du har indhentet alle krav, er det tid til at lave dem om til et tydeligt projekt scope.
Det er nemt, hvis alle interessenter var enige i trin 2.
Hvis interessenternes krav IKKE stemmer overens, skal du definere dit scope så godt, som du kan (på områder hvor de stemmer overens) og kortlægge forventninger og krav, der ikke matcher. Indkald interessenterne til forhandling om alt, de ikke er enige om, indtil du har en tydelig definition, som alle bakker op om.
I denne fase skal dit statement formuleres så tydeligt som muligt, så det ikke kan fortolkes på flere måder og senere føre til diskussioner og uenigheder.
Få den endelige definition valideret, godkendt og underskrevet af alle interessenter.
Efter de indledende faser har du et dokument, som du kan konsultere og henvise til i alle projektets efterfølgende faser. Du kan blive ved med at vende tilbage til dit scope, når der opstår komplekse spørgsmål og scope creep i løbet af projektet.
Et projekt scope, der bare samler støv er nytteløst, og du går glip af et af de bedste værktøjer i kassen.
Der er ofte brug for at opdatere dit scope under eksekveringen af projektet.
Måske støder du på tekniske vanskeligheder, som ændrer den endelige levering. Eller kunden beder om yderligere funktioner.
Du skal gennemgå trin 2 og 3 igen for at sikre, at alle er enige i de ændringer, som sker.
Der skal også forhandles et nyt budget og en realistisk tidsramme på plads.
Du har nu dit projekt scope, og så handler det bare om at udføre projektet.
Ville det ikke være skønt med et ordentligt projektledelsesværktøj, som kan hjælpe dig?
TimeLog giver dig alle de værktøjer, du skal bruge, for at få dine projekter over målstregen – inden for tidsfristen og budgettet.
Du får: