Följande modell för projektekonomi och projektledningsmognad är baserad på över tjugo års samarbete med rådgivar- och konsultföretag. Modellen består av fyra nivåer, dedikerade till att förbättra din projektfinansiering genom målinriktade processer och nyckeltal (KPI:er).
I denna blogg fokuserar vi på:
När det kommer till styrning av projektets ekonomi på legendnivå handlar det om att effektivt och agilt hantera resurser samt minska leveransrisken.
Detta uppnås genom att kontinuerligt ha koll på projektens framsteg och vara redo att optimera och justera resursanvändningen.
När du lyckas på denna nivå kan du svara på frågor som:
Och många fler. Låt oss börja!
Läs även: [Jämförelse] Hitta den bästa projektstyrningsverktyget
Planering av kapacitet är den första processen du behöver ha på plats på legendarisk nivå. Kapacitetsplanering innebär planering och analys av projektets resursbehov. Dessutom innebär processen att säkerställa att det finns tillräckligt med resurser för att slutföra de planerade projekten före deadline.
Uppgifterna innefattar:
Läs också: Vad är resursplanering? [4 saker du behöver känna till innan du börjar]
Det är viktigt att regelbundet granska din kapacitetsplan, gärna varje vecka. Både behov och tillgänglighet kan snabbt förändras, vilket kräver kontinuerliga justeringar.
När du har en välstrukturerad process för kapacitetsplanering kan du hjälpa dina kollegor att undvika att få för många eller för få uppgifter och därmed skapa en bra balans.
Den andra processen som kräver mästerlighet är resursplanering. Medan kapacitetsplanering fokuserar på kapaciteten och/eller resurserna i mer generella termer, så har resursplaneringen ett detaljerat fokus på att planera och allokera resurser.
Kapacitetsplanering har ett tidsmässigt perspektiv på 3-6 månader, medan resursplanering opererar med en kortare tidsram. Båda processerna involverar att tilldela och omfördela resurser till specifika projekt och uppgifter.
För att genomföra processen för resursplanering behöver du:
Läs också: 5 KPI:er som förbättras med effektiv resursstyrning
Den tredje processen handlar om att effektivisera kostnaderna för det utförda arbetet.
Frågan du vill ha svar på är: 'Är personen som utför denna specifika uppgift vid denna specifika tidpunkt det optimala valet, när vi inkluderar kostnader (t.ex. löner), effektivitet och arbetsfart?'
Ibland kan du öka vinsten genom att byta ut en erfaren (och dyr) konsult mot en nyutexaminerad vid rätt tidpunkt. Ibland behövs det snabbare framsteg och då kan det motsatta bytet vara rätt.
Oavsett om det handlar om att justera budget och kostnader eller att öka hastigheten, kräver det att du har implementerat en strukturerad process för att övervaka arbetet och de relaterade kostnaderna, så att du kan agera vid rätt tidpunkt.
Ladda ner e-boken: Bli en mästare på projektets ekonomi (på engelska).
Och med det är vi redo för...
Denna KPI fokuserar på de uppgifter som tilldelas och utförs av projektteamet inom en given tidsram.
Det omfattar kunskap om medarbetares ansvar, kapacitet, kompetenser och andra åtaganden i deras projektroller.
Målet är att vara medveten om eventuella oöverensstämmelser mellan de uppgifter som ska utföras och den tid som är allokerad.
Det kan exempelvis vara att en uppgift tilldelas en medarbetare som inte har nödvändiga kompetenser, eller att samma medarbetare är tilldelad flera uppgifter (på olika projekt) inom samma tidsram.
Genom att ha insikt i arbetsbelastningen per medarbetare kan du som projektledare proaktivt identifiera och möjligtvis lösa eventuella oöverensstämmelser (eller konflikter), vilket i sin tur minimerar risker och förebygger flaskhalsar.
Tre sätt TimeLog PSA hjälper dig att utvärdera arbetsbelastningen.
Genom att övervaka denna KPI kan du se hur mycket 'oplanerat arbete' (ad-hoc arbete) som förekommer i ditt projekt.
Genom att använda vår resursplanerare kan du identifiera, utvärdera, fördela och omfördela resurser för att optimera och minska det oplanerade arbetet.
Om du har en hög förekomst av oplanerat arbete kan det tyda på att du inte har tillräckligt med detaljerad planering och omfattning av projektet, eller att det tillkommer många nya uppgifter löpande. Båda dessa scenarier kan falla under begreppet "scope creep" - där projektet växer i omfång utan att du kompenseras för de (nya) uppgifterna.
Med scope creep riskerar du att projektets lönsamhet minskar, samtidigt som det kan leda till förseningar och budgetöverskridanden.
Läs också: Vad är ett projekts omfattning? Få en komplett guide nu
Denna KPI hjälper dig att uppskatta den förväntade intäkten eller omsättningen som genereras varje månad.
Du kan basera din prognos på exempelvis
Det innefattar data- och marknadsanalys, användning av försäljningsprognoser, segmentering av dina kunder, anpassning till säsongsmässiga förhållanden och liknande.
Genom att prognostisera månadsvis kan du bättre planera och fördela resurser, sätta realistiska mål och fatta informerade beslut för att driva tillväxt och lönsamhet.
Steg-för-steg tillvägagångssätt för månatlig prognostisering med TimeLog PSA
Du kan inte få automatiska prognoser från TimeLog PSA, men det finns gott om information du kan hämta från systemet.
Ta också en titt på: Öka ditt företags konkurrenskraft med effektiv rapportering
Nyfiken på hur TimeLogs Professional Services Automation-lösning kan hjälpa dig att uppfylla ditt projekts fulla potential genom att optimera projektets ekonomi?
Vi är redo att visa dig TimeLog PSA, så att du kan ta ditt projekts framgång och vinst till nya höjder. Boka en online 20-minuters konsultation med oss idag.