Ta kontroll över dina projektekonomier: Våra mest effektiva strategier

Följande modell för projektekonomi och projektledningsmognad är baserad på över tjugo års samarbete med rådgivar- och konsultföretag. Modellen består av fyra nivåer, dedikerade till att förbättra din projektfinansiering genom målinriktade processer och nyckeltal (KPI:er).

I denna blogg fokuserar vi på:

Legend nivå: Kraftfull planering

Målet på legend-nivå: Ständig optimering

När det kommer till styrning av projektets ekonomi på legendnivå handlar det om att effektivt och agilt hantera resurser samt minska leveransrisken.

Detta uppnås genom att kontinuerligt ha koll på projektens framsteg och vara redo att optimera och justera resursanvändningen.

När du lyckas på denna nivå kan du svara på frågor som:

• Har vi rätt resurser för att slutföra projektet - eller över hela vår projektportfölj?
• Har vi de nödvändiga kompetenserna tillgängliga? Behöver vi frilansare eller experter utifrån?
• Bör vi bemanna projektet annorlunda för att öka vinsten?

Och många fler. Låt oss börja!

Läs även: [Jämförelse] Hitta den bästa projektstyrningsverktyget

1. Kapacitetsplanering

Planering av kapacitet är den första processen du behöver ha på plats på legendarisk nivå. Kapacitetsplanering innebär planering och analys av projektets resursbehov. Dessutom innebär processen att säkerställa att det finns tillräckligt med resurser för att slutföra de planerade projekten före deadline.

Uppgifterna innefattar:

• Analys av resursutnyttjande (utilisation)
• Identifiering av flaskhalsar och beroenden
• Justering av resursallokering efter behov

Läs också: Vad är resursplanering? [4 saker du behöver känna till innan du börjar]

Det är viktigt att regelbundet granska din kapacitetsplan, gärna varje vecka. Både behov och tillgänglighet kan snabbt förändras, vilket kräver kontinuerliga justeringar.

När du har en välstrukturerad process för kapacitetsplanering kan du hjälpa dina kollegor att undvika att få för många eller för få uppgifter och därmed skapa en bra balans.

2. Resursplanering

Den andra processen som kräver mästerlighet är resursplanering. Medan kapacitetsplanering fokuserar på kapaciteten och/eller resurserna i mer generella termer, så har resursplaneringen ett detaljerat fokus på att planera och allokera resurser.

Kapacitetsplanering har ett tidsmässigt perspektiv på 3-6 månader, medan resursplanering opererar med en kortare tidsram. Båda processerna involverar att tilldela och omfördela resurser till specifika projekt och uppgifter.

För att genomföra processen för resursplanering behöver du:

• Definiera ditt resursbehov (kompetenser, medarbetare etc.) per projekt och/eller uppgift
• Utvärdera vilka resurser som är tillgängliga; inklusive i vilken omfattning och under vilken tid
• Koordinera vilka resurser du kan använda och vid vilka tidpunkter
• Tilldela, och eventuellt omfördela, resurser. Inkluderar även analys av beroenden till andra uppgifter, projekt och team.

För oss är resursplaneraren en blick in i framtiden. Vem är tillgänglig? När är de tillgängliga? Gör vi rätt saker? Som chef kan du också se om någon har för mycket eller för lite."

Benita Ulrichs Nilsson

CFO & Partner, BPI

Läs också: 5 KPI:er som förbättras med effektiv resursstyrning

3. Effektivisering av arbetskostnader

Den tredje processen handlar om att effektivisera kostnaderna för det utförda arbetet.

Frågan du vill ha svar på är: 'Är personen som utför denna specifika uppgift vid denna specifika tidpunkt det optimala valet, när vi inkluderar kostnader (t.ex. löner), effektivitet och arbetsfart?'

Ibland kan du öka vinsten genom att byta ut en erfaren (och dyr) konsult mot en nyutexaminerad vid rätt tidpunkt. Ibland behövs det snabbare framsteg och då kan det motsatta bytet vara rätt.

Oavsett om det handlar om att justera budget och kostnader eller att öka hastigheten, kräver det att du har implementerat en strukturerad process för att övervaka arbetet och de relaterade kostnaderna, så att du kan agera vid rätt tidpunkt.

Ladda ner e-boken: Bli en mästare på projektets ekonomi (på engelska).

Och med det är vi redo för...

Nyckeltal för att styra projektets ekonomi som en mästare

• Arbetsbelastning per medarbetare
• Optimering av ikke-planlagt arbete
• Månatligt estimat av intäkter

Medarbetarnas arbetsbelastning

Denna KPI fokuserar på de uppgifter som tilldelas och utförs av projektteamet inom en given tidsram.

Det omfattar kunskap om medarbetares ansvar, kapacitet, kompetenser och andra åtaganden i deras projektroller.

Målet är att vara medveten om eventuella oöverensstämmelser mellan de uppgifter som ska utföras och den tid som är allokerad.

Det kan exempelvis vara att en uppgift tilldelas en medarbetare som inte har nödvändiga kompetenser, eller att samma medarbetare är tilldelad flera uppgifter (på olika projekt) inom samma tidsram.

Genom att ha insikt i arbetsbelastningen per medarbetare kan du som projektledare proaktivt identifiera och möjligtvis lösa eventuella oöverensstämmelser (eller konflikter), vilket i sin tur minimerar risker och förebygger flaskhalsar.

Tre sätt TimeLog PSA hjälper dig att utvärdera arbetsbelastningen.

• Använd våra resursallokerings- och användningsrapporter: Med TimeLog PSA har du tillgång till rapporter som tydligt visar varje medarbetares arbetsbörda. Dessa rapporter ger insikt i vem som arbetar på vilka projekt, deras allokerade timmar och hur mycket tid de spenderar (och har spenderat) på olika uppgifter. Genom att analysera denna information kan du säkerställa att arbetsbördan är balanserad för alla och vid behov justera för att undvika över- eller underbelastning.
• Använd vår resursplanerare: Med resursplaneraren kan du prognostisera vilka och hur många resurser som är tillgängliga, samt se ledig och bokad tid. Du kan skapa deadlines, uppgifter och estimera tidsåtgång. Genom resursplaneraren kan du visualisera potentiella konflikter (via heatmaps) och få en bra grund för att optimera fördelningen av uppgifter. Med en proaktiv strategi kan du hantera obalanser i arbetsbördan innan det blir ett problem.
• Håll koll på uppgifter och tid: Med olika appar och system för tidsregistrering i TimeLog PSA är det enkelt för alla att logga arbetstid på olika uppgifter. Som projektledare kan du se alla registreringar i realtid och följa framstegen samt identifiera områden där extra stöd kan behövas. Det bidrar till att säkerställa att alla har en rimlig arbetsbörda.

Effektivisering av oplanerat arbete

Genom att övervaka denna KPI kan du se hur mycket 'oplanerat arbete' (ad-hoc arbete) som förekommer i ditt projekt.

Genom att använda vår resursplanerare kan du identifiera, utvärdera, fördela och omfördela resurser för att optimera och minska det oplanerade arbetet.

Om du har en hög förekomst av oplanerat arbete kan det tyda på att du inte har tillräckligt med detaljerad planering och omfattning av projektet, eller att det tillkommer många nya uppgifter löpande. Båda dessa scenarier kan falla under begreppet "scope creep" - där projektet växer i omfång utan att du kompenseras för de (nya) uppgifterna.

Med scope creep riskerar du att projektets lönsamhet minskar, samtidigt som det kan leda till förseningar och budgetöverskridanden.

Läs också: Vad är ett projekts omfattning? Få en komplett guide nu

Månatligt estimat av intäkter

Denna KPI hjälper dig att uppskatta den förväntade intäkten eller omsättningen som genereras varje månad.

Du kan basera din prognos på exempelvis

• Historisk försäljning
• Projektdata
• Marknadstrender
• Kundbeteende
• Ekonomiska förhållanden
• Kommande händelser eller initiativ som kan påverka intäkterna

Det innefattar data- och marknadsanalys, användning av försäljningsprognoser, segmentering av dina kunder, anpassning till säsongsmässiga förhållanden och liknande.

Genom att prognostisera månadsvis kan du bättre planera och fördela resurser, sätta realistiska mål och fatta informerade beslut för att driva tillväxt och lönsamhet.

Steg-för-steg tillvägagångssätt för månatlig prognostisering med TimeLog PSA

Du kan inte få automatiska prognoser från TimeLog PSA, men det finns gott om information du kan hämta från systemet.

• Historisk data: Du kan samla in intäktsdata för de senaste månaderna eller åren. Detta bör inkludera projektintäkter, fakturerbara timmar och kundfakturor.
• Granska projektledning: Du kan använda dina projektplaner, resursplaner och kundkontrakt från TimeLog PSA för att få insikter om den förväntade intäkten från nuvarande och kommande projekt. Använd exempelvis våra nyckeltalsrapporter som visar täckningsgrad, faktureringsgrad och projektets framsteg eller produktionsrapporter som projektbudgetar eller portföljanalys.
• Utvärdera hur väl ni använder era resurser: I TimeLog PSA kan du använda resursplaneraren för att se användningsgrad och användningsprocent. Det visar dig hur mycket arbete du kan fakturera för de kommande månaderna. Se snabbt var ni kanske inte har tillräckligt med resurser - eller har tilldelat för mycket arbete - vilket kan påverka hur mycket pengar ni tjänar.
• Kom ihåg de olika timpriserna: Det är viktigt att komma ihåg att projektmedlemmar kan ha olika timpriser. Därför bör prognosen inkludera de olika priserna så att ni kan prognostisera intäkter baserat på fakturerbara timmar.
• Finns det säsongsmässiga trender? Förutom den historiska datan i TimeLog bör ni alltid beakta säsongsmässiga trender eller svängningar i efterfrågan. Likaså påverkar nuvarande marknadsförhållanden, globala eller lokala ekonomiska faktorer utgifter, intäkter och projektmöjligheter.
• Intäktsprognoser: Använd den insamlade datan och insikterna för att göra månatliga prognoser. Ni kan inkludera uppskattningar för nya affärsmöjligheter, återkommande intäktsströmmar (som t.ex. serviceavtal eller prenumerationer) och eventuella förväntade förändringar i projektomfattning eller tidsramar. Denna del kräver att ni exporterar data från TimeLog till er finansiella prognos- eller BI-verktyg. Det kan ni göra via våra integrationer, Excel, CSV eller via vår API.
• Övervaka och justera: Följ regelbundet de faktiska intäkterna mot de prognostiserade siffrorna. Ni kan exempelvis använda produktionsrapporter som projektportfölj, budgetuppföljning och statusrapporter. Justera sedan era prognoser.

Ta också en titt på: Öka ditt företags konkurrenskraft med effektiv rapportering

TimeLog hjälper oss att göra upp en detaljerad plan för den kommande veckan och ger oss en tydlig bild av vilka resurser som är mest efterfrågade, vilka som är överbokade under en längre period, vilka vi kan lita på och vilka vi kan dra nytta av."

Nicolai Wichmann

Partner, Frankly

Vill du ge ditt projekt ekonomiskt lyft?

Nyfiken på hur TimeLogs Professional Services Automation-lösning kan hjälpa dig att uppfylla ditt projekts fulla potential genom att optimera projektets ekonomi?

Vi är redo att visa dig TimeLog PSA, så att du kan ta ditt projekts framgång och vinst till nya höjder. Boka en online 20-minuters konsultation med oss idag.