Intressentanalys: Projektledarens guide
10 min read
Att definiera ett projekts omfattning (project scope) är oumbärligt om du vill genomföra ett projekt som inte växer över alla bräddar.
Tidrapportering
Skapa en stabil datagrund för smidig fakturering och detaljerade affärsinsikter med enkel tidrapportering.
Projektledning
Bli världsmästare i projektledning. Håll dina projekt på rätt spår - och lönsamma.
Resursplanering
Bemanna projekt på ett effektivt sätt och driv företaget med säkerhet.
Ledningsrapportering
Bli smartare - snabbare - och fatta smarta beslut som ger långsiktiga effekter på tillväxten.
Fakturering
Fakturera allt - snabbt och korrekt - samtidigt som du håller koll på projektets ekonomi.
Personal och lön
Ge CFO:er och HR-avdelningar ett verktyg för att eliminera onödig administration.
Finansiella system
Med TimeLog kan du integrera med ditt ekonomisystem. Det sparar tid och minskar det manuella arbetet.
Lönesystem
TimeLog erbjuder integrationer till flera olika lönesystem. Få enkel lönehantering.
Moduler
Rapportera tid via Outlook, använd gamification eller andra moduler som kan förenkla processer i din verksamhet.
Flera juridiska personer
Skapa synergi mellan avdelningar, mellan länder och kontor med modulen för flera juridiska personer.
Affärsinformation
Dra full nytta av de insikter och data du får från TimeLog. TimeLog PSA är redo att integreras med flera olika BI-lösningar.
Partnerintegrationer
TimeLog PSA är en del av ett större ekosystem. Få en översikt över alla partnerintegrationer i TimeLog-familjen.
Ekonomiavdelning
Spara 1-2 dagar per månad på din faktureringsprocess.
Projektavdelingar
Från planering till genomförande och utvärdering. Starka verktyg för varje projektledare.
Ledningsavdelning
Skapa en prestationsdriven kultur med starka rapporteringsmöjligheter.
Stora företag
Förbättra verksamhet och resultat i olika enheter, länder och avdelningar.
Icke-statliga organisationer och ideella organisationer
Förenkla interna processer, lägg mindre tid på administration och få dokumentationen på plats - till ett rabatterat pris.
Blogg
Få inspiration till att driva en ännu bättre verksamhet med artiklar, guider, analyser och verktyg i bloggen.
Guider, podcasts och webbinarier
Få tillgång till mallar, guider och webbinarier som hjälper och inspirerar dig.
Help Center
Letar du efter hjälpmaterial och användarhandböcker för TimeLog? Hitta all hjälp du behöver nu.
En enda källa till sanning
Se hur andra organisationer använder TimeLog som deras enda källa till sanning till länder, avdelningar och valutor.
Bättre integration och API
Upptäck vilka fördelar kunderna får av att använda våra integrationer och API.
Rapportering i realtid
Hur realtidsrapportering förändrar processer och beslutsfattande.
Kom igång med resursplanering
Med en bättre förståelse för dina resurser följer bättre planering och prognoser.
Förbättrade projektfinanser
Läs om hur andra verksamheter hanterar betalningsavtal, KPI:er och projektmarginaler.
Snabbare fakturering
Så här gör andra företag för att minska den tid de lägger på fakturering med 75 %.
Historien om TimeLog
Få insikter om TimeLog och hur vi kan hjälpa dig att växa och utveckla din verksamhet.
Medarbetarna
Se vem som dyker upp varje dag för att leverera den bästa PSA-lösningen till dig.
Karriär
Hur är det att arbeta på TimeLog? Håller vi på att anställa? Få svaret här.
Partner
Skapa ännu mer värde för dina kunder som TimeLog-partner.
Mycket mer service
Hjälp center, skräddarsydd onboarding och support från dag 1.
Vårt sociala ansvar
Vi arbetar för att säkerställa en positiv inverkan på planeten, människor och företag.
GDPR & säkerhet
Läs mer om hur vi arbetar för att skydda dina uppgifter och ge maximal säkerhet.
6 min read
Att definiera ett projekts omfattning (project scope) är oumbärligt om du vill genomföra ett projekt som inte växer över alla bräddar. I det här blogginlägget beskriver vi projektomfattning från A till Ö och går igenom hur man skapar en klart och tydligt avgränsad omfattning.
Har du behövt hantera ett projekt där du skulle leverera mer än vad de tillgängliga resurserna i form av personal, budget eller tid tillät?
Där din chef eller kund ringde hela tiden eftersom du inte hade uppfyllt alla förväntningar?
Då är chansen stor att du inte hade avgränsat projektomfånget klart och tydligt med alla intressenter.
I den här artikeln går vi igenom det och har tagit fram en tydlig guide för att hjälpa dig skapa en vattentät projektomfattning.
Vi måste börja med att fastställa vad projektomfattning är.
Projektomfattning är i grunden en avgränsning av vad du ska leverera inom projektet och – minst lika viktigt – vad du INTE ska leverera.
Man kan säga att omfattningen är projektets storlek och vad som ska levereras.
Det syftar på arbetet som ditt projektteam måste utföra för att leverera en specificerad produkt eller tjänst eller ett specificerat resultat.
Som projektledare avgränsar du aldrig projektomfattningen ensam. Du måste prata med alla intressenter och få dem att komma överens om vad som ska levereras i projektet och vad som ligger utanför omfattningen.
Den här processen är komplicerad eftersom olika intressenter har olika agendor, prioriteringar och åsikter. Trots det är det absolut nödvändigt att ta med dem när du definierar projektets omfattning eftersom justeringar av omfattningen under utförandefasen dramatiskt ökar risken att missa deadlines och spräcka budgeten.
Det leder ofta till leveranser av sämre kvalitet eftersom projektet har komprometterats av för många intressenter som ska hållas nöjda samtidigt som projektet genomförs.
Sammanställningen av projektomfattningen är ett dokument där alla aspekter av projektomfattningen sammanfattas.
Som projektledare måste du ofta gå tillbaka till det här dokumentet när intressenter försöker förändra projektets innehåll och flytta dess gränser. Eller när fokus har hamnat på detaljnivå.
Sammanställningen bör finnas tillgänglig för alla intressenter och de måste godkänna de slutgiltiga formuleringarna innan projektet genomförs.
Det är vanligt att projekt utvecklas okontrollerat när för många överenskommelser har gjorts muntligt. Sammanställningen av projektomfattningen är din guide för att hålla projektet på rätt spår och undvika att det växer okontrollerat.
Även om alla projekt är olika – vad de handlar om, hur stora de här, organisationen de genomförs i – så ska projektomfattning alltid innehålla vissa delar för att definiera projektets syfte och tydliga gränser.
Det här är några exempel på vanliga delar i projektomfattningar:
Beskrivning och slutleverans
Vad är projektets mål och hur skapar det värde
Begränsningar och undantag
Arbetsbeskrivning
Projektets milstolpar och tidslinje
Acceptanskriterier
Scope creep inträffar när du gradvis lägger till fler delar som ska levereras till projektet eller utökar de överenskomna leveranserna.
Det sker krypande och är inte något som händer avsiktligt eller sägs direkt. Det händer när intressenterna kommer med (kanske väldigt bra) idéer i takt med att projektet framskrider.
Du levererar en enkel, fristående IT-lösning till en kund så att de kan organisera mötesanteckningar på ett smart sätt. Efter ett tag upptäcker kunden att det vore bra om lösningen kunde integreras i en annan av deras lösningar. Den skulle kanske kunna autotagga alla som var med på mötet. Och lägga till mötesinspelningar till anteckningarna.
Det enkla programmet har utökats till en annan lösning och den enkla IT-arkitekturen kanske inte längre passar.
Du ska naturligtvis inte alltid säga nej till ändringar i projektet i takt med att det fortskrider. Ofta lär sig du och resten av teamet mer allt eftersom ni arbetar med projektet och det kan finnas goda skäl att utöka det och vad som ska levereras.
Se bara till att formalisera utökningen i en reviderad projektomfattning som alla intressenter godkänner innan ni fortsätter.
Om du ska anpassa projektomfattningen måste du vara mycket medveten om att de andra delarna i projekttriangeln också måste justeras.
Annars kan projektets kostnad eller tid hamna i obalans med omfattningen.
När du justerar omfattningen måste du formulera de här justeringarna och de måste godkännas av projektets intressenter. Ofta pressar kunder på för att utöka omfattningen utan att samtidigt öka budgeten eller förlänga deadlinen.
Som projektledare är det ditt ansvar att få nya beräkningar baserat på den nya omfattningen och förhandla en ny budget och tidslinje.
Om du inte gör det finns det risk att projekttiden eller -budgeten tar slut innan du kan leverera det ni har avtalat.
Projekttriangeln visar de gränser ett projekt måste utföras inom. Gränserna är sammankopplade och ömsesidigt beroende av varandra – och de bör alltid vara i balans.
De är:
Eftersom de tre gränserna är sammankopplade innebär det att om du utökar en av dem måste du överväga att utöka antingen den ena eller båda de andra gränserna också.
Med andra ord: Om du utökar projektomfattningen måste du antagligen öka kostnaden eller förlänga tidslinjen – eller kanske båda. Samma sak gäller om du antingen förkortar tidslinjen eller minskar kostnaden. Du bör justera de andra två gränserna utifrån det.
Att skapa en välavgränsad projektomfattning är det första som bör hända i projekthanteringsflödet. Det sätter upp riktlinjer och riktning för projektet. All vidare planering, förhandling och utvärdering bör baseras på den ursprungliga omfattningen.
Och det ger ditt team och alla intressenter en tydlig karta och gemensam förståelse för vad projektet är. Och vad det inte är.
I projekt utan en klar, tydlig och godkänd projektomfattning är risken hög:
Eftersom du kan (och bör) återkoppla till sammanställningen av projektomfattningen under utförandefasen kan du se till att dina och ditt teams beslut stämmer överens med vad som har avtalats.
Sammanställningen ger dig också en stabil utgångspunkt för att förhandla budget och tid när din kund (eller chef) begär ändringar i leveransen.
Nu ska vi titta närmare på hur du skapar en projektomfattning.
Projektomfattningen bör alltid vara färdig och godkänd innan projektet startar.
Att skriva en bra projektomfattning kräver mer arbete än att bara sätta sig framför en dator och börja skriva i ett tomt dokument.
Du måste gå igenom de olika faserna och involvera alla intressenter i processen.
Om du följer de här fyra stegen får du en bra start.
Som projektledare har du ofta inte lyxen att vara närvarande när projektet säljs till kunden. Eller beslutas i styrelserummet.
Ditt första steg är därför att läsa in dig på projektet i stora drag och förbereda dig inför att skriva projektomfattningen. Du måste prata med säljteamet i det här steget om du inte var inblandad i försäljningen.
I det här steget kartlägger du:
Dessutom tar du fram en disposition till sammanställningen av projektomfattningen som du kommer att ha som referensdokument under resten av projektet.
I det här steget måste du kontakta alla intressenter och personer i relevanta ledningspositioner för att tydliggöra och dokumentera förväntningar och krav.
En tumregel är att det aldrig går att ta med för många intressen eftersom det kan komma nya krav från oväntade håll under projektets gång. En bra kravsamling från så många som möjligt gör att alla känner sig hörda redan från början och är på samma linje som projektet.
Det är absolut nödvändigt att dokumentera allt i den här fasen – inklusive förväntningar du kanske tycker är orealistiska – så att du har en komplett överblick över förväntningar och krav. Det gör att du kan se avvikelser tidigt och arbeta på att sammanföra förväntningarna i den slutliga sammanställningen.
Några intressenter som alltid måste vara med i det här steget:
Vilken typ av krav ska du samla in?
När du har samlat in alla krav är det dags att omvandla dem till en klar och tydlig omfattning.
Det här är ett enkelt steg om alla intressenter är överens i steg 2.
Om intressenternas krav däremot INTE matchar varandra måste du skapa en så bra omfattningssammanställning du kan (där kraven stämmer överens) och kartlägga förväntningar och krav som inte matchar. Boka in ett möte med intressenterna och förhandla om allt som de inte är överens om tills du har en klar definition som alla kan ställa sig bakom.
I det här steget ska sammanställningen formuleras så klart och tydligt som möjligt, utan tolkningsutrymme och kryphål som kan leda till diskussioner och problem senare.
Alla intressenter ska sedan gå igenom, godkänna och skriva under den slutgiltiga definitionen.
Efter de här första stegen har du ett dokument du kan gå tillbaka och referera till under alla efterföljande steg i projektet. Du kan komma tillbaka till omfattningsdokumentet när det uppstår problem under projektet och det finns risk för scope creep.
Om du låter din projektomfattning samla damm fyller den ingen funktion och du låter bli att använda ett av de bästa verktygen i din verktygslåda.
Det kan vara nödvändigt att uppdatera projektomfattningen när du genomför projektet.
Du kanske stöter på ett tekniskt problem som påverkar den slutliga leveransen. Eller så begär din kund att projektet utökas.
Då måste du gå igenom steg 2 + 3 igen för att säkerställa att alla kan ställa sig bakom ändringarna, oavsett när de händer.
Och att en ny budget och realistisk tidsram förhandlas fram.
När projektomfattningen är färdig återstår det bara att genomföra projektet.
Vore det inte bra att ha ett anpassat projekthanteringsverktyg till hjälp?
TimeLog ger dig alla verktyg du behöver för att ta ditt projekt över mållinjen – i tid och inom budget.
Du får:
10 min read
Att definiera ett projekts omfattning (project scope) är oumbärligt om du vill genomföra ett projekt som inte växer över alla bräddar.
24 min read
Att definiera ett projekts omfattning (project scope) är oumbärligt om du vill genomföra ett projekt som inte växer över alla bräddar.
8 min read
Att definiera ett projekts omfattning (project scope) är oumbärligt om du vill genomföra ett projekt som inte växer över alla bräddar.
12 min read
Att definiera ett projekts omfattning (project scope) är oumbärligt om du vill genomföra ett projekt som inte växer över alla bräddar.
9 min read
Att definiera ett projekts omfattning (project scope) är oumbärligt om du vill genomföra ett projekt som inte växer över alla bräddar.
13 min read
Att definiera ett projekts omfattning (project scope) är oumbärligt om du vill genomföra ett projekt som inte växer över alla bräddar.
10 min read
Att definiera ett projekts omfattning (project scope) är oumbärligt om du vill genomföra ett projekt som inte växer över alla bräddar.
12 min read
Att definiera ett projekts omfattning (project scope) är oumbärligt om du vill genomföra ett projekt som inte växer över alla bräddar.
7 min read
Att definiera ett projekts omfattning (project scope) är oumbärligt om du vill genomföra ett projekt som inte växer över alla bräddar.