Vil du tune vækstmotoren i din SMV? Så øg fokus på de her 10 områder

Som ejerleder er det en udfordring at begrave sig alt for dybt i drift og dagligdag. Ifølge FSR - danske revisorer bevirker det, at du med stor sikkerhed har et uudnyttet vækstpotentiale gemt i dine eksisterende processer eller arbejdsmodeller.

Men spørgsmålet er: Har du for travlt til at optimere? 

Vi ved godt, at du har travlt – så her får du listen med 10 områder du bør befri fra manuel limbo. Altså, hvis du vil sikre dit grundlag for stabil vækst.

1. Registrering af arbejdstid = dit faktureringsgrundlag

For konsulent- og rådgivervirksomheder er tid jeres produkt og hyldevare. Derfor er det afgørende, at du får samlet timerne op.

Jo nemmere det er for dine medarbejdere at registrere deres arbejdstid, jo flere timer bliver registreret og som konsulent er det, dit faktureringsgrundlag.

Og som en af vores kunder udtrykker det: 

Tid er en forgængelig vare. Hvis den står på hylden, når dagen er omme kan vi smide den ud."

Peter Østerballe-Christensen

Direktør, Fellowmind

Bruger du TimeLog understøttes og digitaliseres hele processen fra tidsregistrering -> projektstyring -> fakturering -> rapportering, og du kan registrere tid som det passer dig. 

2. Effektivt overblik over tidsforbrug på opgaver og projekter

Når du kan se, hvor meget tid I har brugt versus den tid I troede I ville bruge på et projekt, kan du korrigere opgaver og orientere kunden, hvis scopet skal udvides eller deadlines eller budgetter skal ændres.

Når du får redskaber, der kan beregne projektets fremdrift og vise eventuelle afvigelser, bliver det med tiden lettere at estimere projekter og opgaver:

• Er det i planlægningsprocessen timerne skrider?
• Under udførelse?
• Eller ved overlevering?
• Det ved du med et system, der samler projektdata i realtid på tværs af organisationen.
  
  

3. Dyb dokumentation: Sådan undgår du diskussioner og tabt indtjening

Hvis der opstår uenigheder om fx budgetter, tidsforbrug eller lignende, har du brug for dokumentation, der viser, hvornår og hvorfor budget eller opgaver er blevet ændret.

I stedet for kommentarer i et Excel-ark, kan du med et PSA-system tilføje kommentarer til hver eneste tidsregistrering i systemet. Det kan bruges til at afgøre tvister eller uoverensstemmelser. 

4. Indsigt i kostpriser: Hvor tjener din SMV penge?

I et effektivt projektstyringsværktøj kan du se prisen på et projekt ved at angive kostpris for hver enkelt medarbejder.

På den måde kan du hurtigt og nemt beregne dækningsgraden pr. projekt/medarbejder/kunde.

Det er vigtig viden i forhold til at se, hvor du tjener jeres penge, uanset om du sælger arbejde på medgået tid, fast pris eller klippekort.

5. Husk brugervenligheden

Brugervenlighed er generelt vigtigt, når det kommer til IT-systemer. Det gælder også, når det kommer til tidsregistrering. Jo nemmere det er for dine medarbejdere at registrere tid, desto mindre intern modstand vil du opleve og jo mere præcise data vil du få.

Med præcis tidsregistrering kan du fakturere alle timer og dermed se, hvor meget tid der går på virksomhedsdriften.

6. Omsætning, omsætning, omsætning

For (især) konsulent- og rådgivningsvirksomheder hænger tidsregistrering tæt sammen med faktureringsgrundlaget. 

Tager du TimeLog PSA som eksempel, er kernen i vores system netop sammenhængen mellem – og understøttelsen af – arbejdsprocessen fra tidsregistrering til projektstyring og fakturering.

Konkret betyder det, at så snart du har lavet alle registreringer (tid, udgifter, udlæg, kørsel mv.) på et projekt, er det nemt og hurtigt at oprette fakturakladder baseret på registreringerne. Resultatet er, at flere timer bliver opsamlet, der er mindre bøvl og administration med processen og det jer giver større omsætning.

”Vi fandt 30.000, vi ikke vidste, vi havde!”
– Sådan giver TimeLog Frankly overblik over indtjening og ressourcer.

7. Pipeline-administration: Hvad er månedens potentielle salg?

Få overblik over månedens potentielle salg og se sandsynligheden for, at I kan lukke nye ordrer.

Med pipeline-administration kan du fokusere indsatsen på de salg, der har størst potentiale og mulighed for succes.

Når de forskellige muligheder er vægtet, får du hurtigt overblik og kan prioritere (salgs)arbejdet. Samtidig kan du se, om du har ”huller”, der skal lukkes i den kommende periode.

8. Kundeinformation: Har du brug for et CRM-system?

Når du har et forretningssystem, der kan håndtere kunde- og kontaktinformationer, kan du altid søge informationerne ud i systemet.

Dermed kan et CRM-system give god mening, fordi du ved, at de nyeste informationer om kunden findes her. Så gælder det bare om at opdatere og vedligeholde informationerne.

Bruger du PSA software, er kundestyring eller en integration til et CRM-system ofte en del af pakken.  

9. Kan du spare tid ved at integrere lønstyring og bogholderi?

Hvis timerne kan overføres til økonomisystemet og håndteres eksternt, kan du spare penge og tid – også på fx lønnen til eksterne konsulenter.

TimeLog PSA har integrationer til flere lønsystemer, herunder e-conomic, som flere af vores kunder har valgt. 

10. Nøgletal og strategi: Er du datadrevet?

Når du har brugt et forretningssystem i et stykke tid, har du data nok til at kunne begynde at analysere på forretningen:

• Hvad er faktureringsgraden i virksomheden per medarbejder?
• Hvor meget tjente vi per kunde sidste måned?
• Hvilken overskudsgrad har vores projekter?
• Hvilke opgaver har størst indtjeningspotentiale?
• Hvor skal vi i fremtiden lægge salgsindsatsen?

Med alle de data ved hånden kan du for alvor tune vækstmotoren.

Lær hvor du kan forbedre virksomhedens performance 

Hvor moden er din virksomhed, hvor skal du stramme op på processer eller understøtte med ny teknologi? 

TimeLog har udviklet en modenheds-test, så du kan se teste hvor din virksomhed står stærkt og hvor I skal fokusere lidt mere. 

Testen er online, anonym, tager 5-10 minutter - og du får svar med det samme plus tips til hvilke skridt der kan styrke din virksomhed.

-> Test hvor moden din virksomhed er nu