Nyt tidsregistreringssystem? 97 ting du skal vide - før du køber!

Tips til din kravspecifikation

Der kan være mange tegn, på at det er på tide at gå på jagt efter et (nyt) tidsregistreringssystem. 

Men hvad skal du kigge efter?

• Er det vigtigt, systemet har en app til tidsregistrering?
• Hvad er det bedste tidsregistreringssystem?
• Hvad skal jeres tidsregistreringssystem kunne i forhold til fakturering, projektstyring og rapportering?

Dét vil jeg gerne hjælpe dig med at finde ud af! Eller rettere: Jeg vil gerne hjælpe dig med at finde ud af, hvad du skal finde ud af...

Lyder det kryptisk?

Efter mere end 10 år i tidsregistreringsbranchen (okay, måske er det ikke en helt officiel branche), er jeg efterhånden blevet stillet – og har besvaret – de fleste spørgsmål, når det kommer til:

• Valg af tidsregistreringssystem
• Nem fakturering
• Projektstyring for konsulentvirksomheder
• Håndtering af løn samt udlæg med mere

Skulle jeg besvare alle de spørgsmål her og nu, ville det blive verdens længste blogpost – du ved en af den slags man bogmærker og derefter glemmer alt om.

Så i stedet får du her en top-97-liste med inspiration til de emner og spørgsmål, det kan være en god ide at afklare før du køber (nyt) tidsregistreringssystem.

Tidsregistrering

1. Hvad vil I gerne forbedre i forhold til jeres nuværende måde at tidsregistrere på?
2. Vil I registrere al jeres arbejdstid (intern og ekstern) eller kun projekttid (ekstern)?
3. Har I brug for at skrive kommentarer til jeres timeregistreringer?
4. Laver jeres medarbejdere mange forskellige ting i løbet af dagen eller arbejder de koncentreret på et projekt i flere timer ad gangen?
5. Har I brug for en app til tidsregistrering?
6. Vil I have mulighed for tidsregistrering via Outlook?
7. Hvordan håndterer I ferie, flex og fravær i dag?
8. Hvordan vil I registrere fravær?
9. Har I brug for at styre ferie?
10. Har I brug for en godkendelsesproces til afrapportering af timer?
11. Vil I gerne understøtte lønberegning til jeres lønsystem?
12. Kan alle medarbejdere registrere tid på et projekt i dag?
13. Har I behov for at kunne tildele adgang til bestemte projekter fremadrettet?
14. Skal der være adgang til timeseddel online, fx via en desktop app, app til iPhone og Android eller browser adgang?

Håndtering af udlæg

1. Har I brug for at registrere udlæg eller indkøb?
2. Har I brug for at registrere rejseafregning?
3. Har I brug for at registrere diæter?
4. Har I brug for at registrere kørsel og lave kørselsafregning?
5. Har I brug for et godkendelsesflow for medarbejdernes udlæg?
6. Har I brug for at skelne mellem udlæg på firmakort eller fakturaer og personlige udlæg fra medarbejderne?
7. Registrerer I indkøb eller udlæg på jeres projekter?
8. Registrerer I rejseafregning, diæter eller kørsel i dag?
9. Skal I fakturere udlæg videre til kunden?
10. Arbejder I med at lægge avance på jeres udlæg?

Læs også: Hvordan forbereder du dig bedst inden køb af forretningssoftware?

Lønbehandling

1. Skal tidsregistreringer bruges til lønbehandling?
2. Hvilke data skal med over i jeres lønsystem – for eksempel ferie, flex, fravær, kørsel, diæter og/eller private udlæg?
3. Har I forskellige arbejdsuger eller skiftende normtider?
4. Hvor mange lønkoder har I?
5. Hvilket lønsystem har I?
6. Skal jeres tidsregistrering integreres med jeres lønsystem?
7. Arbejder I med overtid eller tillæg?

Projektstyring og projektstyringsværktøj

1. Har I brug for tidsregistrering af projekter?
2. Hvilket projektstyringsværktøj har jeres projektleder i dag?
3. Har I brug for en projektplan?
4. Skal I kunne bruge projektstyring som del af jeres projektledelse?
5. Hvilke kontrakter benytter I i jeres projektstyring: Medgået tid, fastpris, klippekort, retainers, andre?
6. Blander I forskellige kontrakter på samme projekt?
7. Har I forskellige kostpriser per medarbejder?
8. Har I forskellige timepriser per medarbejder?
9. Har I kundespecifikke timepriser?
10. Bruger I forskellige timepriser på samme projekt?
11. Ved fastprisprojekter – skal I så kunne se værdiberegningen ud fra en gennemsnitlig timepris?
12. Ved fastprisprojekter – skal I så kunne se, hvor meget I kunne have solgt projektet til på medgået tid?
13. Hvordan budgetterer I jeres projekter i dag?
14. Budgetterer I både i timer og værdi?
15. Har jeres medarbejdere et personligt budget for deres arbejde?
16. Budgetterer I på opgaveniveau eller kun på overordnet projektniveau?
17. Har I brug for kontraktskabeloner?
18. Har I brug for projektskabeloner?
19. Kan værdien eller timerne på jeres projektbudget og projektkontrakt være forskellige?
20. Budgetterer I jeres projekter i forskellige valutaer?
21. Hvor mange opgaveniveauer bruger I på jeres mest komplekse projektplaner?
22. Vil I gerne allokere specifikke ressourcer til jeres projekter eller skal alle kunne se alle projekter?
23. Vil I gerne beregne igangværende arbejder?
24. Er det vigtigt at kende op- og nedskrivninger på projektfaktureringen?
25. Vil I gerne have et gantt-kort på projektniveau?
26. Arbejder I med milepæle på jeres projekter?
27. Arbejder I med princippet estimated time to complete (ETC) i jeres projektledelse?
28. Har I start/slutdato på jeres projekter?
29. Har I internationale kunder og arbejder I med prislister eller projektpriser i forskellige valutaer?
30. Budgetterer I jeres projekter i forskellige valutaer?

Fakturering

1. Fakturerer I jeres kunder per projekt eller samlet på én faktura?
2. Har nogle af jeres kunder en anden fakturaadresse end besøgsadresse?
3. Vil jeres kunder have en detaljeret faktura eller en meget simpel faktura?
4. Fakturerer I i forskellige valutaer?
5. Har I brug for flere fakturadesigns?
6. Gør I nogle gange brug af op- og nedjusteringer på jeres faktura?
7. Har I behov for at gøre registreringer ikke-fakturérbare?
8. Har I et specielt workflow for godkendelse af fakturaer og faktureringspotentiale?
9. Sender I fakturaer til det offentlige?
10. Har I overblik over planlagte betalinger frem i tiden?
11. Hvad hedder jeres økonomisystem?

Ressourceplanlægning

1. Arbejder I med at planlægge opgaver ud fra, hvor belastede jeres medarbejdere er?
2. Vil I gerne tilknytte ressourcer til et projekt baseret på kompetencer?
3. Har I brug for at kunne flytte timer eller opgaver mellem medarbejdere?
4. Skal I kunne se forventet omsætning baseret på planlagte projekter?

Rapportering og analyse

1. Hvilke nøgletal arbejder I med i dag?
2. Vil I gerne kunne beregne dækningsgrad per projekt, kunde og/eller medarbejder?
3. Vil I gerne kunne se medarbejderes udnyttelsesgrad fx faktureringsgrad og effektivitetsgrad?
4. Vil I gerne kunne se en analyse af, hvad I har brugt jeres ressourcer på?
5. Skal I kunne se hvilke kunder, der har taget mest af jeres tid, og hvilke der har været mest rentable?
6. Skal I rapportere på hvilke forretningsområder, der har taget mest af jeres tid, og hvilke der har skabt størst værdi?
7. Vil I vide hvilke projekter, der har taget mest af jeres tid, og hvilke der har været mest rentable?
8. Hvilke analyser eller rapporter af medarbejdere har I brug for?
9. Vil I gerne sammenligne jeres projekters performance uagtet projekternes størrelse?
10. Har I behov for at kunne rapportere på afdelings- og teamniveau?
11. Organisation og tidsregistrering til store virksomheder
12. Vil I gerne inddele systemet i afdelinger på flere niveauer?
13. Har I internationale medarbejdere eller kontorer i udlandet, så I har behov for, at jeres tidsregistreringssystem er på forskellige sprog?
14. Gør I brug af bonus I jeres organisation - hvis ja, hvilke nøgletal udregner I så bonussen ud fra?

Yderligere overvejelser

1. Hvordan sikrer du, at din leverandør lever op til GDPR?
2. Har din leverandør erklæringer på, at IT- og sikkerhedsprocedurer er dokumenterede og kvalitetssikrede? 
3. Har I brug for integration mellem tidsregistrering og andre systemer?
4. Har I brug for at kunne trække jeres data ud i Excel, Word, PDF, XML, .txt eller via et API?
5. Vil I gerne have, at salgsafdelingen skal kunne styre deres pipeline i systemet?
6. Vil I gerne kunne segmentere jeres kundedatabase ved brug af jeres egne kriterier?
7. Supporterer I jeres kunder i dag ved hjælp af et help desk-system?
8. Vil I gerne dele information med jeres kunder via et extranet?
9. Har I brug for dokumentstyring eller kan I nøjes med at linke til kunde-/projektfolderen på jeres server?
10. Har din kommende leverandør ISAE-erklæringer

Nåede du hele listen igennem? Du er altid velkommen til at dele den med en kollega eller printe den. 

Har du brug for personlig vejledning?  

Giv os et kald på +45 70 200 645, så hjælper vi dig videre.