Sådan undgår du, at IT-systemet bremser jeres internationalisering

Trods vores lille størrelse kan dansk erhvervsliv bryste sig af, at vi har mange veletablerede og succesfulde virksomheder på verdenskortet. Nogle virksomheder har bygget deres succes på hjemmemarkedet, andre er ’born globals’.  

Der kan være mange grunde til at ekspandere til udlandet: Stordriftsfordele, konkurrencemæssige fordele, knowhow og arbejdskraft.  

Selvom danske virksomheder er gode til at internationalisere, er der plads til forbedring. I hvert fald hvis du spørger de succesfulde vækst-entreprenører i EY Entrepreneur Of the Year. De mener, at dansk erhvervsliv i højere grad bør rette blikket mod det internationale marked for at bevare konkurrenceevne i fremtiden.  

Men internationalisering er svær og risikabel. Jeg taler ikke kun af erfaring fra mine 12 år som VP i Ericsson.  

Ni ud af ti danske softwarevirksomheder mislykkedes med deres internationalisering 

En analyse foretaget af TBK Consult viser, at ni ud af ti danske softwarevirksomheder ender med at hejse det hvide flag i forsøget på at ekspandere til udlandet.  

Måske kender du også historien om Walmart, der knækkede halsen i Sydkorea?  

En af grundene til at Walmart ikke fik fodfæste i Sydkorea er, at de mislykkedes med at implementere deres IT-system i landet – til trods for at deres IT-system er en af deres største konkurrencefordele.

Konsekvenserne? Et tab på omkring 10 mio. dollars alene i 2005.  

Her får du mine fem bedste tips til, hvordan I undgår at falde i samme fælde som Walmart. 

Tip 1: Hvad er jeres behov for rapportering i et IT-system?  

Hvis jeres juridiske enheder skal arbejde tæt sammen på tværs af landegrænser, bør du overveje, hvordan I lettest får en relevant og præcis rapportering på jeres KPI’er.   

Det kan være, I har krav om, at alle data skal kunne trækkes i Excel? Eller at I har mulighed for at samle jeres rapportering i et BI tool?  

Det kan også være, at jeres landechefer har forskellige behov til, hvilke KPI’er de skal kunne se. Nogle landechefer har eksempelvis behov for at kunne trække rapporter på deres egen juridiske enheds performance.   

Og så kan der være andre landechefer, som vil se deres medarbejderes belastning, men ikke ønsker, at disse data er tilgængelig for de andre landechefer.  

Tag jer derfor god tid til at finde et system, der understøtter jeres rapporteringsbehov, uden at systemet bliver for komplekst for medarbejderne, der skal arbejde i systemet.  

Med TimeLog kan I trække rapporter, hvor alle juridiske enheders performance er samlet. I rapporterne kan I også filtrere på den enkelte juridiske enhed, så performance kun vises for den valgte enhed. 

Få overblik over, hvilke ressourcer I har udlånt til hinanden med TimeLogs rapporter 

Det skal være nemt for jer at holde styr på, om jeres juridiske enheder får betaling for at udlåne ressourcer til hinanden. Med TimeLogs rapport Intercompany analysis får I overblik over, hvilke ressourcer der er lånt ud til andre juridiske enheder. 

Øverste række viser, at TimeLog Mexico og TimeLog Sverige kan fakturere TimeLog Danmark for henholdsvis 12 og 22 timers arbejde, som de har leveret til TimeLog Danmarks projekt.   

Tip 2: Gør dine medarbejderes arbejde så nemt som muligt  

Når du kigger på IT-systemer, bør du have in mente, at det skal være så nemt som muligt for dine medarbejdere at:  

Det gør du bedst ved at sikre, at de kun skal arbejde i ét fælles system, uafhængigt af om de er tilknyttet jeres juridiske afdeling i Sverige, Sydafrika eller Mexico.  

Læs også: Kundecase: Symetri har strømlinet projektprocessen på tværs af alle lande

Tip 3: Gør det nemt for projektlederen at sætte drømmeholdet til projektet 

Når I arbejder i ét fælles system, hvor alle jeres data er centraliseret, er det også nemmere for jeres projektledere at stille ’holdet’ med de rette kompetencer til jeres fælles projekt på tværs af landegrænser – selvfølgelig forudsat at ressourcerne er ledige.  

Jeres projektledere skal kun oprette projektet én gang og har altid overblik over alle jeres ressourcer: hvilke er ledige og hvilke er optaget?  

Og dermed kan projektlederne altid se, hvilke ressourcer de kan allokere til deres projekter.  

Tip 4: Skarp snitflade mellem økonomiafdelingen og resten af virksomheden  

I rigtig mange virksomheder er ERP – eller finanssystemet et centralt værktøj, som mange forskellige medarbejdere har adgang til. Overvej, om det er hensigtsmæssigt for jer.  

Der kan hurtig gå ged i det, hvis jeres projektlederne skal fakturere kunderne i finanssystemet. En arbejdsopgave og et system, der (måske) ligger dem fjernt, og det kan skabe bekymringer i økonomiafdelingen.  

Der er også en økonomisk fordel i, at det kun er enkelte af jeres medarbejdere, der har licens til økonomisystemet.   

Tip 5: I behøver ikke investere i et avanceret ERP-system 

Mange virksomheder frygter, at internationalisering og komplekse IT-systemer går hånd i hånd. Men i mange tilfælde er det ikke nødvendigt at investere i et avanceret ERP-system.  

Der findes mange andre systemer, der understøtter jeres internationalisering på lige fod med ERP-systemer. Som ovenikøbet er billigere, hurtigere at implementere og nemmere at lære at bruge for dine medarbejdere.  

PSA-systemer er et godt alternativ til ERP-systemet. De tilbyder et mere simpelt setup af jeres juridiske enheder sammenlignet med ERP-systemer. Men det betyder ikke, at I mister den kompleksitet, I har behov for i et IT-system.   

Ofte er PSA-systemer også mere fleksible end ERP-systemer, fordi de:

Der findes mange forskellige PSA-systemer på markedet, eksempelvis TimeLog PSA, som er et best of breed system. Og med disse råd er jeg sikker på, at I finder det rigtige IT-system til jeres internationalisering.