Hvordan forbereder du dig bedst inden køb af forretningssoftware?

Vi bliver tit spurgt, hvordan best practise er, når man skal investere i et nyt IT-system, og mange vil gerne høre, hvordan andre virksomheder bærer sig ad.

Der kan gå år imellem, at du investerer i et større forretningssystem - så hvordan var det, du gjorde sidst?

I TimeLog er vi tit i dialog med en "intern projektleder". Det vil sige én, der har ansvaret for at researche et (eventuelt) nyt system, men som ikke er den endelige beslutningstager eller den, som har størst behov for systemet.

Derfor har vi samlet de råd og erfaringer, som vi har gjort os gennem tiden, til dig.

Det er forskelligt, hvornår i købsprocessen, vi møder virksomhederne, men overordnet kan de inddeles i tre grupper:

1. Virksomheder der skal undersøge markedet. De har ikke endeligt besluttet, om de skal have et system.
2. Virksomheder der ved de skal have et nyt system, men som ikke har en deadline.
3. Virksomheder der har en specifik deadline for at implementere et nyt system.

Alt efter hvor seriøst (eller akut!) du leder efter et nyt system, er der ofte forskel på, hvor meget du researcher. 

1. Lav en kravspecifikation

Det er en god ide at lave en kravspecifikation, hvor du skriver jeres krav til og formål med systemet.

Detaljegraden varierer alt efter, hvilket stadie du er på i købsprocessen. Men du gør dig selv en tjeneste ved at skabe overblik over, hvad jeres minimumskrav til et nyt system er.

Er du længere i købsprocessen - og har du en deadline for, hvornår det nye system skal implementeres - er det ikke nok med en kravspecifikation.

Saml' alle interessenter på en intern workshop

Her vil jeg anbefale, at inddrage alle relevante interessenter. Det kan fx være i form af en intern workshop, hvor I kortlægge de forskellige behov.

Sørg altid for, at den ansvarlige projektleder hjælper med at definere "need to have" og "nice to have" i forhold til det overordnede mål med løsningen. Hvis alt er  "need to have", bliver det svært at finde et system.

Husk, at alle systemer har deres speciale, og med mindre du vil implementere en kæmpe enterprise løsning, skal du være klar over, hvilke krav du kan leve uden.

Din kravspecifikation er din spiseseddel til leverandøreren

Ved at have et indledende møde internt, slipper du også for slemme overraskelser senere hen, når I er i gang med at implementere det valgte system. Der er ingen, som kan komme efterfølgende og bebrejde, at projektlederen ikke havde taget højde for en specifik situation, da alle interessenter har været med til at definere listen af krav.

Ved at have en kravspecifikation, sikrer du også, at leverandøren forstår, hvad behovene er - i hvert fald dem, du har beskrevet. Og hvis du afleverer jeres kravspecifikation til leverandøren, som svarer på den skriftligt, har begge parter et godt ståsted for videre dialog.

Hvor lang skal en kravspecifikation være?

Der er ingen krav til, hvor lang en kravspecifikation skal være. Vi har set kravspecifikationer, der fylder én side og andre der fylder 30 sider. Det vigtige er, at den er præcis og fokuserer mest på "need to have".

Når disse punkter er beskrevet, kan du altid supplere med "nice to have"-punkterne.

2. Gå i dialog med forskellige leverandører

Vi oplever ofte, at kunder der leder efter et system er tilbageholdende med at få en personlig præsentation af produktet.

Mange vil "ose" og selv få en fornemmelse af, om systemet kan det, de leder efter. Men hvis du går efter en mere kompleks løsning, anbefaler vi, at du tager en dialog om hvilke behov, du skal have dækket - også selvom du "bare" vil sondere markedet og inspireres.

I en præsentation kan du sparre om, hvad du skal lægge vægt på i den ønskede løsning. Ofte sparer du også tid fordi du få svar på sine spørgsmål direkte - i stedet for at du selv skal lede efter svarene på hjemmesider og eller i diverse prøveversioner af systemerne.

Husk at mange sælgere også er gode rådgivere, som har snakket med andre i lignende situation. Derfor kan de fortælle om best practise. Vi oplever tit at, når vi først er i dialog med kunderne, dukker der flere behov op. Simpelthen fordi kunderne opdager, at der er flere ting, der kan lade sig gøre end de havde troet. 

Er du stadig beklemt ved direkte kontakt med en sælger, tilbyder de fleste leverandører en online demo, hvor der ofte er videoer, som beskriver processerne. 

Husk IT-sikkerheden - din leverandør skal leve op til GDPR

I 2018 kom der forordningen om GDPR som virksomheder, der opererer med kunder i Europa skal overholde. Samtidig skaber virksomheder i dag langt flere digitale data end tidligere. Derfor skal du i forhold til din kravspecifikation og afsøgning af markedet være opmærksom på:

• Hvordan din kommende leverandør lever op til GDPR.
• Hvordan virksomheden beskytter dine data.
• Hvordan virksomheden dokumenterer og sikrer dens IT-systemer.

3. Evaluering

Når din kravspecifikation er færdig, og du har fået en præsentation af de forskellige systemer, som valget står mellem kan du lave en overordnet evaluering.

Er du ikke den endelige beslutningstager - og er der forskellige interessenter - er det måske en god idé at I sætter jer sammen og diskuterer fordele og ulemper ved de forskellige løsninger.

Er der steder, hvor du er i tvivl om, hvorvidt leverandøren kan løse dette eller ej, er vores erfaring, at det hjælper at sætte et kort møde op med den interessent, som har den største viden omkring dette emne og leverandøren.

Det kan for eksempel være en projektleder, der har specifikke spørgsmål til milepæle eller projektfaser i et projekt, eller regnskabsafdelingen, der har spørgsmål til integrationsmulighederne.

Et afklaringsmøde er med til at give interessenter ro i maven, så de stoler på systemet lever op til deres behov. Det skal stadig styres af projektlederen, som har det overordnede mål for øje, så en enkelt interessent ikke pludselig laver sin egen dagsorden og kører projektet ud på et sidespor.

Læs også: Sådan laver du den ultimative projektplan

Så, hvad skal du gøre?

1. Lav en kravspecifikation

• Find ud af hvad er "need to have" og hvad er "nice to have".
• Inkluder forskellige interessenters behov.
• Vær realistisk om, at alle behov formentlig ikke kan opfyldes præcis, som I vil have det.

2. Gå i dialog med forskellige leverandører

• Vær ikke bange for at bruge de forskellige leverandører som rådgivere.
• Få en præsentation.
• Stil mange spørgsmål.

3. Evaluer de forskellige leverandørers løsning

• Sæt et møde op, hvor interne interessenter samt beslutningstagere får svar på specifikke spørgsmål inden for deres fagområde.
• Projektlederen skal holde det overordnede mål med indkøb af nyt system for øje.
• Er der dukket nye krav op i løbet af processen, så få dem samlet sammen og sendt ud til alle leverandører for at være sikker på, at de kan løse det, inden I tager en beslutning.

Hvis forarbejdet er gjort godt, så er du klædt på til at finde den bedste løsning for ens virksomhed - og sandsynligheden for at have overset fundamentale behov er meget lille.