3 tegn på, at I tidsregistrerer ineffektivt

Maya Lander Gornitzka

Maya deler unik indsigt i forretningslandskabet i konsulentvirksomheder med omfattende viden om tidsregistrering, projektstyring og PSA-systemer.

3 tegn på, at I tidsregistrerer ineffektivt

Tid er penge - og derfor har I indført tidsregistrering i din virksomhed, så I kan få et klart billede af, hvordan medarbejderne fordeler deres tid på projekter og opgaver. Kundetid og såkaldt 'intern tid'.

Men noget fungerer ikke helt, som det skal.

I fakturerer ikke så meget, som I burde, og der er ikke nogen konsistens i timeforbruget. Måske synes du heller ikke, at tidsregistreringen har gjort dit arbejde lettere.

Se her, om din virksomhed oplever et af de 3 tegn på, at I tidsregistrerer ineffektivt:

1. Dine medarbejdere ser skævt til dig, fordi de hader at tidsregistrere

Er dine medarbejdere ikke fans af at registrere deres arbejdstid? Det er de færreste.

Især, hvis det er mere besværligt og tidskrævende, end det burde være.

Du kan gøre livet lettere for dem, hvis du vælger et tidsregistreringssystem, der er hurtigt og nemt at bruge – og jo nemmere det er, desto mere præcist registrerer medarbejderne. Jo mere præcist, desto klarere et billede får du af økonomien i dine projekter. Og i sidste ende, også bedre indtjening.

Der findes flere funktioner, der kan gøre det lettere at tidsregistrere, og tidsregistrere mere præcist.

Elektronisk tidsregistrering

Registrerer dine medarbejdere deres tid manuelt? Så er der fordele i at skifte til elektronisk tidsregistrering. Det betyder, at de kan registrere i realtid, altså mens de arbejder, og det bliver altid mere præcist.

Tidsregistrering på telefonen

Hvis medarbejderne ofte er ude af huset, vil en tidsregistrering app på telefonen være en god løsning.

Offline tidsregistrering

Er der ikke altid internetforbindelse der, hvor medarbejderne befinder sig? Det kan være tilfældet, hvis de har meget rejseaktivitet. Derfor er det en god idé at kunne tidsregistrere i en offline timeseddel, enten på pc eller telefon og automatisk synkronisere, når der igen er forbindelse.

Kalender

Mange bruger allerede kalenderen til at planlægge deres tid fordelt på møder og projekter. Hvis tidsregistreringssystemet kan tale sammen med kalenderen, fx via tidsregistrering i Outlook, behøver du kun at registrere tid ét sted.

2. Du har en hotline til bogholderen, og er altid ved at lede efter nogle papirer

Medarbejderne registrerer deres tid, og alt er godt. Bortset fra at det meste af din arbejdsdag går med at ringe til bogholderiet, grave kontrakter og gamle fakturaer frem og tjekke excel-ark for at få overblik over økonomien i et projekt.

Det kan være situationen hos dig, hvis tidsregistreringen ikke kan integreres med andre systemer, fx lønsystem og kontraktstyring. Det betyder, at tidsforbruget manuelt skal sammenholdes med alt andet. Det stjæler din tid og bliver alligevel upræcist, fordi der er større risiko for menneskelige fejl.

Overblik undervejs

Kan du nikke genkendende til ovenstående, bør dit tidsregistreringssystem kunne mere end blot registrere tid. Det skal kunne lave rapporter og detaljerede fakturaer undervejs og ved afslutningen af et projekt.

Det handler om at koble forbruget af tid til den øvrige forretning. Måske kan din virksomhed også få fordele af, at jeres tidsregistreringssystem kan tale sammen med nogle af disse systemer:

Fildeling
Bruger I webbaserede fildelingssystemer i forbindelse med jeres projekter og kunder, kan det være praktisk, at det fungerer sammen med tidsregistreringssystemet. På den måde er alle dokumenter altid tilgængelige direkte fra systemet.
Lønsystem
Der kan være store fordele i at kunne overføre registreringer om ikke bare arbejdstid, men også ferie, sygdom, afspadsering og andet fravær fra tidsregistreringssystemet til lønsystemet. Så behøver medarbejderne kun at registrere ét sted, og du undgår manuelle indtastninger i lønsystemet.
Økonomisystem
Fakturadeling er den store fordel, fx hvis tidsregistreringssystemet og økonomisystemet kan bruge de samme fakturanumre, og hvis du kan få en fakturastatus fra både økonomisystemet og fra tidsregistreringssystemet.

3. Alle ringer eller skriver konstant til dig, for at få status på projekter

Økonomidirektøren vil have en status på igangværende arbejder per projekt. HR skal bruge en oversigt over medarbejdertimer fordelt på opgaver. Kunden skal bruge en rapport til en præsentation. Og du er flaskehalsen, der sidder inde med alle data. Hvis bare de selv kunne hente oplysningerne…

I har brug for et mere brugervenligt system, hvor flere medarbejdere kan tilgå data - også medarbejdere uden for økonomiafdelingen.

Lad kunderne gøre arbejdet

Verden ville være meget nemmere, hvis kunderne selv kunne følge med i projekterne. Nogle systemer giver faktisk mulighed for, at kunderne kan få adgang til flere projekt-informationer, så de selv kan finde de ønskede oplysninger.