Skip to the main content.

Tidrapportering
Skapa en stabil datagrund för smidig fakturering och detaljerade affärsinsikter med enkel tidrapportering.

Projektledning
Bli världsmästare i projektledning. Håll dina projekt på rätt spår - och lönsamma.

Resursplanering
Bemanna projekt på ett effektivt sätt och driv företaget med säkerhet.

Ledningsrapportering
Bli smartare - snabbare - och fatta smarta beslut som ger långsiktiga effekter på tillväxten.

Fakturering
Fakturera allt - snabbt och korrekt - samtidigt som du håller koll på projektets ekonomi.

Personal och lön
Ge CFO:er och HR-avdelningar ett verktyg för att eliminera onödig administration.

Finansiella system
Med TimeLog kan du integrera med ditt ekonomisystem. Det sparar tid och minskar det manuella arbetet.

Lönesystem
TimeLog erbjuder integrationer till flera olika lönesystem. Få enkel lönehantering.

Moduler
Rapportera tid via Outlook, använd gamification eller andra moduler som kan förenkla processer i din verksamhet.

Flera juridiska personer
Skapa synergi mellan avdelningar, mellan länder och kontor med modulen för flera juridiska personer.

Affärsinformation
Dra full nytta av de insikter och data du får från TimeLog. TimeLog PSA är redo att integreras med flera olika BI-lösningar.

Partnerintegrationer
TimeLog PSA är en del av ett större ekosystem. Få en översikt över alla partnerintegrationer i TimeLog-familjen.

Ekonomiavdelning
Spara 1-2 dagar per månad på din faktureringsprocess.

Projektavdelingar
Från planering till genomförande och utvärdering. Starka verktyg för varje projektledare.

Ledningsavdelning
Skapa en prestationsdriven kultur med starka rapporteringsmöjligheter.

Stora företag
Förbättra verksamhet och resultat i olika enheter, länder och avdelningar.

Icke-statliga organisationer och ideella organisationer
Förenkla interna processer, lägg mindre tid på administration och få dokumentationen på plats - till ett rabatterat pris.

Blogg
Få inspiration till att driva en ännu bättre verksamhet med artiklar, guider, analyser och verktyg i bloggen.

Guider, podcasts och webbinarier
Få tillgång till mallar, guider och webbinarier som hjälper och inspirerar dig.

Help Center
Letar du efter hjälpmaterial och användarhandböcker för TimeLog? Hitta all hjälp du behöver nu.

Invoicing Process SE_header

Prova TimeLog nu!

En enda källa till sanning
Se hur andra organisationer använder TimeLog som deras enda källa till sanning till länder, avdelningar och valutor.

Bättre integration och API
Upptäck vilka fördelar kunderna får av att använda våra integrationer och API.

Rapportering i realtid 
Hur realtidsrapportering förändrar processer och beslutsfattande.

Kom igång med resursplanering
Med en bättre förståelse för dina resurser följer bättre planering och prognoser.


Läs om hur andra verksamheter hanterar betalningsavtal, KPI:er och projektmarginaler.

Snabbare fakturering
Så här gör andra företag för att minska den tid de lägger på fakturering med 75 %.

Historien om TimeLog
Få insikter om TimeLog och hur vi kan hjälpa dig att växa och utveckla din verksamhet.

Medarbetarna
Se vem som dyker upp varje dag för att leverera den bästa PSA-lösningen till dig.

Karriär
Hur är det att arbeta på TimeLog? Håller vi på att anställa? Få svaret här.

Partner
Skapa ännu mer värde för dina kunder som TimeLog-partner.

Mycket mer service
Hjälp center, skräddarsydd onboarding och support från dag 1.

Vårt sociala ansvar
Vi arbetar för att säkerställa en positiv inverkan på planeten, människor och företag.

GDPR & säkerhet
Läs mer om hur vi arbetar för att skydda dina uppgifter och ge maximal säkerhet.

7 min read

8 råd för att förbättra din verksamhet med nyckeltal

Med KPI:er kan du göra det komplexa enkelt och optimera ditt konsultföretag. Välj rätt nyckeltal för din verksamhet - och lär dig hur du hanterar dem.[Uppdaterad]

8 råd för att förbättra din verksamhet med nyckeltal

Det kan vara svårt att identifiera helt rätt KPI:er (förkortning för Key Performance Indicators eller nyckeltal) som ger den affärsinsikt du behöver om du vill utveckla och lyfta ditt företag.

Du kan t.ex. göra kontinuerliga mätningar och uppföljningar av

  • intjäningsgraden
  • faktureringsprocenten
  • företagets pipeline
  • aktiva supportärenden
  • eller något helt annat ...

Det kan förbättra er prestation över tid.

Men det kan även grumla din bild av verksamheten om du mäter på nyckeltal som inte är relevanta för ditt företag.

Därför är det avgörande att du noga funderar igenom vilka nyckeltal du vill mäta på för att kunna styra din verksamhet.

Skapa sammanhang på alla nivåer i företaget med KPI:er

Om du ha extraordinära resultat måste du inte bara vara bra på att välja ut de KPI:er som är mest relevanta i förhållande till verksamhetens utmaningar, mål, storlek och mognad.

Du måste också kunna använda samma nyckeltal på alla nivåer i företaget, visualisera framsteg och ha blick för suboptimering.

Om du enbart fastställer företagets nyckeltal i ledningens lokaler utan att göra fotarbetet ute i företaget kan du komma att få tal som reellt sett inte visar hur bra du är på att driva din verksamhet.

När du har ett välunderbyggt och relevant KPI-ramverk på plats får du i gengäld djupgående kunskaper om din maskin. Och du kan korrigera när det blir nödvändigt.

Jobba med KPI:erna som idrottare gör

Min förebild för arbetet med KPI:er är professionella idrottare:

De ställer upp mål och delmål, är tålmodiga, systematiska och jobbar oftast med statistik för både sina egna och andras prestationer (benchmarking). Och så fortsätter de tills de kommer i mål.

Men även för större företag kan det vara svårt att inarbeta idrottarnas professionalism.

1. Gör det komplexa enkelt

Ett nyckeltal, KPI eller vad du nu kallar det är en förenkling av ett komplext fenomen.

Om företaget t.ex. har en utmaning med intjäningen är det en självklarhet att fokusera på den enskilda konsulten eller på avdelningens faktureringsgrad.

Faktureringsgraden visar hur stor procentandel av medarbetarens normtid som faktureras. Bakom nyckeltalet ligger en massa komplexa processer som t.ex.:

  • Varför gick det inte att fakturera det projektet?
  • Varför finns det så många interna uppgifter?
  • Varför är det så mycket sjukfrånvaro på konsultavdelningen?

Processer som dessa måste du optimera för att förbättra faktureringsgraden. Men det är ledningsmässigt svårt att kommunicera och jobba med alla detaljerna.

Därför är det bättre att fokusera på nyckeltalet och efterfråga resultat. Och sedan låta organisationen jobba fram emot resultatet på de olika nivåerna.

Den goda ledaren bestämmer riktningen och vill ha resultat. Den dåliga ledaren trasslar in sig i alla möjliga dagliga processer som det hade varit bättre att överlåta till mellanchefer eller till den enskilda medarbetaren.

Det varierar från företag till företag vilka nyckeltal som är mest relevanta. Och det beror på företagets strategi och mognad.

I TimeLog möter vi ofta nyckeltal som rör:

  • Intjäning
  • Projektstyrning
  • Säljarbete
  • Medarbetartid (sjukdom, flextid etc.)

2. Välj dina strider

Vi upplever ofta att när ett företag börjar jobba med nyckeltal så har de valt ut en sex-tio stycken som de vill fokusera på.

För medarbetarna är detta alldeles för många KPI:er. Det komplicerar bilden, det förekommer överlappande data och det är besvärligt att kommunicera.

Det är bättre om du börjar med att välja några få nyckeltal. Då kan du lägga tid och energi på att få hela företaget att ta dem till sig. Det hjälper dig med att justera de olika delarna av din organisation efter varandra.

Det är helt avgörande att KPI:erna avspeglar de utmaningar och målsättningar som du har allra störst behov av att ni reagerar på.

Faran med mikroindelning av nyckeltal är att varje person lägger stora resurser och fokus på att syssla enbart med de KPI:er som är relevanta för dem.

Då mister organisationen som helhet fokus på det som är viktigast för företaget.


New call-to-action

Börja med att identifiera de viktigaste utmaningarna och målen. Ställ sedan upp nyckeltal som är tillräckligt exakta så att du med hjälp av dem kan mäta om ni når de målen.

Det är helt avgörande att KPI:erna avspeglar de utmaningar och målsättningar som du har allra störst behov av att ni reagerar på. Om du tar med för många KPI:er mister du snabbt blicken för de huvudsakliga utmaningarna och du riskerar att bli handlingsförlamad eftersom du inte kan reagera på allting på en gång.

3. Använd samma KPI:er på olika nivåer

Om du t.ex. väljer att fokusera på tre nyckeltal som faktureringsgrad, sjukskrivningsprocent och aktiva supportärenden så ska du tillämpa dem på alla nivåer i företaget:

  • på den enskilda medarbetaren
  • på den enskilda avdelningen
  • på hela företaget
  • och som en del av styrelsens rapportering.

Om nyckeltalen inte är relevanta avseende styrelsen är det sannolikt inte rätt nyckeltal, för då finns det inget samband mellan den taktiska och den strategiska nivån.

Och om du kopplar bort den strategiska nivån från medarbetarnas dagliga, taktiska arbete blir KPI:erna irrelevanta och du får du svårt att följa upp prestationerna.

Se till att involvera medarbetarna när du tar fram relevanta nyckeltal utifrån styrelsens behov. 

4. Var tålmodig och insisterande

Det lättaste är att välja nyckeltal. Det svåra är att stå fast vid dem och fortsätta att jobba med samma tre nyckeltal nio månader efter att ni fastsatte dem på ert chefsmöte.

Men det är det som krävs.

Därför måste du fortlöpande fokusera på nyckeltalen. Gärna varje vecka. Om det sedan sker på veckomöten, i statusmejl, på en infotavla eller i chefens femminutersanförande vid frukostbordet på fredagar spelar ingen roll.

New call-to-action

Det avgörande är att nyckeltalen finns där och att de är relevanta för alla medarbetare.

Både internt i TimeLog och hos kunder har vi sett hur tålmodigt insisterande på ett till tre nyckeltal kan förändra företaget.

5. Visualisera era KPI:er

Om du använder ett system som inte kan rapportera eller visualisera nyckeltalen kan det vara en fördel att göra utdrag av nyckeltal från affärsystemet och lägga över dem i Excel.

Då kan du koncentrera dig på det viktigaste och bara kommunicera det du vill kommunicera.

På samma sätt är det ofta en bra idé att visualisera nyckeltalen i grafik eller i form av illustrationer. Och hemskt gärna på en jämförande resultattavla som kan ses av hela organisationen.

Hos TimeLog har vi alltid vår jämförande resultattavla hängande fritt framme så att både besökande kunder och medarbetarna kan följa med i våra aktuella prestationer.

Undervärdera inte att jobba med visualiseringen. Ibland kan du med hjälp av små förändringar – genom att t.ex. ändra en graf från att visa faktiska nyckeltal till att visa skillnaden vecka för vecka – få en mycket bättre visualisering av framstegen.

Hos TimeLog har vi alltid vår jämförande resultattavla hängande fritt framme så att både besökande kunder och medarbetarna kan följa med i våra aktuella prestationer. 

6. Jobba med processerna – men behåll nyckeltalen

När nyckeltalen har fastställts måste de underliggande processerna förbättras. Det kan göras på många olika sätt och det beror helt på vilka nyckeltal du jobbar med. Företagets karaktär och mognad spelar också in på ett avgörande sätt.

Intervju med experten: Lönar det sig överhuvadtaget att investera i mognad?

Det avgörande är att du står fast vid dina KPI:er, experimenterar och optimerar kontinuerligt för att se vad som funkar.

På så sätt får du ett samband mellan dina processer och dina nyckeltal som ger dig insikt till att handla om KPI:erna blir kritiska. Om du inte vet vilka processer som hänger ihop med vilka nyckeltal blir du handlingsförlamad (eller i bästa fall blind) när du ska reagera på röda nyckeltal.

Min erfarenhet är också att om du har tydliga nyckeltal så ger de resultat i sig själva. Ofta leder synliggörandet till en omprioritering i företaget som kommer innan du börjar optimera processerna.

7. Kom ihåg att dina medarbetare ska anpassa sitt beteende till KPI:erna

Du ska komma ihåg att om du mäter dina medarbetare utifrån bestämda nyckeltal så kommer de snabbt att ändra beteende i förhållande till nyckeltalen. Och det är ju målet med nyckeltal.

Men håll koll på suboptimering där medarbetarna anpassar sitt beteende till ett enskilt specifikt nyckeltal i en sådan utsträckning att det blir en nackdel för företaget.

Ett bra exempel är KPI:er för försäljning och marknadsföring. Om marknadsföringsteamet bara jobbar efter antalet leads som lämnas till försäljning kan det hända att teamet jobbar för att skaffa många leads men inte tittar på kvalitet. Om försäljningen däremot bara fokuserar på stängningsgraden kan de börja avvisa bra marknadsföringsleads för att begränsa antalet öppna processer.

När varje team bara jobbar mot sina egna nyckeltal motarbetar de ofta varandra och missar det övergripande målet – att öka omsättningen genom leadgenerering och försäljning.

Det är bra att vara kritisk mot de nyckeltal som ni inför i företaget:

  • Påverkar nyckeltalet arbetet på ett mindre lyckat sätt?
  • Pekar alla nyckeltal mot de få gemensamma nyckeltal som gäller för hela företaget?

Ett exempel på suboptimering från en av våra kunder

Kunden hade infört nyckeltalet  Extern-% , det vill säga hur stor andel av medarbetarens timmar som var externa.

Det gjordes många mätningar med detta nyckeltal. Varje vecka hängde företaget upp en översikt över de enskilda medarbetarnas insats mot bakgrund av detta nyckeltal. Det togs dessutom upp på alla utvecklingssamtal.

Det ledde till att det blev normalt att medarbetarna försökte undvika att tidregistrera för all intern tid som översteg 40 timmar. För om de lät bli med det fick de en högre Extern-%.

8. Välj hastighet framför precision

Vissa nyckeltal har en inbyggd fördröjning.

Exempelvis vet man först hur hög faktureringsgraden är efter Extern-%. Därför är Extern-% lättare att jobba med och enklare att göra relevant för medarbetarna i vardagen.

Om företaget nästan alltid fakturerar alla externa timmar eller sällan har problem att få kunden att acceptera projektöverlåtelsen så är det bättre att styra utifrån Extern-%.

Se till att de nyckeltal du jobbar med snabbt kan läsas av så att du och medarbetarna kan agera utifrån dem.

Om alltför många av de nyckeltal som du vill mäta och agera på kommer för sent kan det vara nödvändigt att se över dina affärssystem. Det förekommer tämligen ofta att problemet är att den interna rapporteringen alltid sköts via många, komplicerade kalkylblad.


10 nyckeltal du får med TimeLog

  1. Faktureringsgrad: Faktureringsgraden anger hur stor andel av medarbetarens tid som faktureras. I TimeLog beräknas faktureringsgraden utifrån medarbetarens normtid.
  2. Extern-%/Utilization: Utilization eller Extern-% anger hur stor del av medarbetarens normtid som läggs på kunduppdrag. Extern-% påminner om faktureringsgrad men med den skillnaden att alla externa timmar inte faktureras. Ibland har den enskilda medarbetaren inflytande på hur många timmar som faktureras – ibland inte. Fördelen med nyckeltalet Extern-% jämfört med faktureringsgrad är också att det inte förekommer någon fördröjning när det gäller när timmarna registreras och fram tills de faktureras.
  3. Nedskrivning: Hur stor andel av det värde som medarbetarens skapar som skrivs ned.
  4. Registrerat/fakturerat värde: Omsättning på projekt, medarbetar- eller avdelningsnivå.
  5. Täckningsbidrag: Täckningsbidrag på projekt, medarbetar- eller avdelningsnivå.
  6. Employee Retention: Hur bra en chef eller hela företaget är på att behålla medarbetarna. Nyckeltalet retention används framför allt på avdelningsnivå. En avdelning med dålig Employee Retention är typiskt ett tecken för dålig ledning.
  7. Sjukdoms-%: Hur stor andel som utgörs av sjukdom av den enskilda medarbetarens eller avdelningens normtid. Sjukdoms-% är en bra sondering av stämningen på en avdelning.
  8. Faktureringstid: Hur många dagar det går från det att en månad eller ett projekt avslutas tills fakturorna har skickats. Det är självklart så att det sett utifrån likviditeten är avgörande att fakturor skickas så tidigt som möjligt.
  9. Pipeline (CRM): Den enskilda säljarens eller avdelningens pipeline. Förutsättningen för att pipeline kan användas som nyckeltal är att man har ställt upp objektiva kriterier för när en lead går från t.ex. en prognos på 20 % till 30 %. Du kan t.ex. skapa regler om att en lead aldrig kan vara över 20 % om de inte har fått en skriftlig offert.
  10. Events (CRM): Hur många telefonsamtal, offerter eller motsvarande den enskilda säljaren har gjort eller skickat ut.

Och nu tillbaka till idrottarna

Om du är bågskytte och vill vara bland världens bästa så fokuserar du inte på ett mål den ena veckan och ett annat veckan efter.

Du vet att du sannolikt måste skjuta iväg en halv miljon pilar innan du är redo för tävlingen. Du lägger upp en plan för de kommande åren. Du planerar hur många pilar du ska skjuta varje dag. Du mäter och du förväntar dig kanske att du kommer att börja se resultat efter tre månader. Du är uthållig och du fortsätter.

Så är det också med företag. Så det svåra är att:

  • Begränsa sig till några få nyckeltal
  • Mäta systematiskt
  • Utvärdera och kommunicera samma nyckeltal vecka ut och vecka in

För om det är olympisk mästare du vill bli är det det som krävs!

Navigera datadilemmat: Balansera möjligheter och etik i affärsvärlden

Navigera datadilemmat: Balansera möjligheter och etik i affärsvärlden

9 min read

Vi konstaterar det uppenbara när vi säger att data är en kraftfull drivkraft för tillväxt, innovation och beslutsfattande i dagens snabbt...

Download now
Att bemästra resursplanering och -allokering: Nyckeln till framgång

Att bemästra resursplanering och -allokering: Nyckeln till framgång

11 min read

Resurshantering är en avgörande aspekt av ditt företags verksamhet när det gäller att driva affärsframgång. Och det kan vara en viktig...

Download now
Så jobbar danska IT-företag med kundåterkoppling

Så jobbar danska IT-företag med kundåterkoppling

37 min read

Är du produktägare och behöver du ny inspiration till hur du kan jobba med kundåterkoppling i din produktutveckling? För att hjälpa dig på...

Download now
Tips för att förhindra att IT-system bromsar din internationalisering

Tips för att förhindra att IT-system bromsar din internationalisering

6 min read

Trots vår lilla storlek kan det svenska näringslivet skryta med att vi har många väletablerade och framgångsrika företag på världskartan. ...

Download now
Därför är kundåterkoppling A och O för ditt företags tillväxt

Därför är kundåterkoppling A och O för ditt företags tillväxt

7 min read

Kundåterkoppling driver kundnöjdhet och kundlojalitet. Få tips om hur du samlar in återkoppling från dina kunder och vilka trender du ska...

Download now
Guide: De 7 finansiella KPI:erna som är avgörande för PSO's

Guide: De 7 finansiella KPI:erna som är avgörande för PSO's

12 min read

Driver du en sund och lönsam organisation för professionella tjänster (PSO)? När året är slut vet de flesta av oss när vi har gjort bokslut...

Download now
Maximera din företagsmognad. Få guiden här!

Maximera din företagsmognad. Få guiden här!

12 min read

Först får du tre rappa nyckeltal för att få dig att anta utmaningen: 23 % högre faktureringsgrad 14 % högre täckningsgrad på projekt 152 %...

Download now
Fem exempel på datadrivna beslut i företag

Fem exempel på datadrivna beslut i företag

7 min read

I dagens snabba och datadrivna affärslandskap förlitar sig organisationer i alla branscher alltmer på data för att vägleda sina strategiska...

Download now