Varför en tidrapport-mall i Excel är bättre än ingenting

Behöver du en tidrapporteringsmall från Excel?

Det sägs att arbetsplatsen redan år 2023 kommer att utvecklas till en mångfaldig, dynamisk och framför allt virtuell miljö.

I allt fler branscher blir det vanligare att utföra projektbaserat arbete med flexibla arbetstider. Det ställer allt högre krav på att projektledare och team ska vara bra på att jobba på flera projekt samtidigt.

Tidhantering blir då den viktigaste delen av projekthanteringen.

Om tidsschemat spårar ur så spårar hela projektet ur. Därför är det för de allra flesta företag meningsfullt att införa ett tidrapporteringsverktyg som en del av projekthanteringen.

Även om det bara handlar om en tidrapporteringsmall.

Fördelarna med en enkel tidrapporteringsmall

Om du är redo att börja tidrapportera är det nog bäst att börja försiktigt om personalen på ditt företag inte använder sig av ett tidrapporteringssystem ännu och fortfarande är lite tveksamma. Tidrapporteringsmallen i Excel är nog den vanligaste metoden att tidrapportera på för företag som vill registrera sina allra första timmar.

En tidrapporteringsmall ger vissa tydliga fördelar om man vill börja registrera i Excel.

1) Den är gratis och enkel

Tidrapporteringsmallar i Excel är gratis och har fördefinierade formulär. Då slipper du lägga tid på att sätta dig in i ett nytt system eller bygga upp det från grunden. Det enda du behöver göra är att hämta en gratis tidrapporteringsmall, spara den på din lokala drivenhet och dela den med dina medarbetare.

2) Den kan anpassas
Tidrapporteringsmallar i Excel är enkla att ändra och anpassa efter de specifika behoven beroende på ditt företag eller på projektet. Du kan använda dem för separata arbetsperioder, t.ex. per dag, per vecka, varannan vecka eller per månad och du kan använda en flik per projekt.

3) Den är användarvänlig
De flesta av dina medarbetare känner redan till Microsoft Excel och vet på ett ungefär hur det funkar. När du hämtar den kostnadsfria tidrapporteringsmallen från Excel så kan ni börja registrera tid med detsamma.

4) Den är analytisk
Excel är känt som ett kraftfullt analys- och rapporteringsverktyg. Genom att använda de avancerade analysfunktionerna kan du hitta viktiga samband som annars kan vara svåra att få syn på.

Tidrapportering ger dig något mycket värdefullt: Data

När dina medarbetare registrerar tid får både medarbetare och chefer värdefulla insikter i hur tiden används och hur de övergripande resultaten förbättras.

Det ger helt enkelt en överskådlig insyn i verksamheten.

Dessutom blir både chefer och medarbetare lite överraskade över att se vad de faktiskt lägger tiden på när de går från magkänsla till objektiv tidrapportering.

Vad får cheferna ut av att använda en tidrapporteringsmall?

1) Ökad lönsamhet på företaget

Tidrapportering förbättrar resultaten på alla slags företag. Tid är pengar och för att optimera användningen av dina värdefulla resurser måste du veta vad tiden läggs på och var den ger största möjliga avkastning. 

Det kan du bara veta om du registrerar tiden. Om du inte vet hur tiden används på ditt företag så förlorar du sannolikt redan pengar.

2) Fast grepp om nuvarande och framtida aktiviteter

Tidrapportering hjälper dig att få reda på om dina medarbetare har koll på sina projekt och ifall deras aktiviteter stämmer gentemot uppställda mål och deadlines. 

Du får en tydlig bild av hur dina medarbetare utnyttjar sin tid och du kan utvärdera deras prestationer i realtid. Det är framför allt bra om du har medarbetare som t.ex. jobbar hemifrån. 

Tidrapportering gör också att du kan lägga upp exakta tidplaner för framtida projekt. Du har även större möjlighet att delegera aktiviteter till dina medarbetare eftersom du förstår deras starka och svaga sidor.

Vad får medarbetarna ut av att använda Excel för tidrapportering?

• Högre produktivitet

  När du använder tidrapporter får du reda på hur du egentligen utnyttjar din tid och dina krafter. När du har börjat registrera tid (och därmed får reda på var och hur du använder den) blir det smidigare för dig att utnyttja den på ett mer ansvarsfullt sätt. 
  
  Det förbättrar både din produktivitet och din effektivitet. 
  
  Tidrapportering hjälper dig även att fokusera på en uppgift i taget. Det garanterar en förbättrad kvalitet i ditt utförda arbete och minimerar risken för misstag.
  
  

• Bättre koll på din egen tid

  Ett fast grepp om nuvarande och framtida aktiviteter. När du har koll på dina aktiviteter och tillhörande deadlines blir det lättare att hålla tidplanen. 
  
  Även enkel tidrapportering kan hjälpa dig att bli bättre på att prioritera viktiga uppgifter och undvika att missa viktiga deadlines. 
  
  Tidrapportering kommer att hjälpa dig så att du inte drunknar i en massa uppgifter som bara hopar sig på ditt skrivbord på grund av dålig tidhantering.

Så frågan är: Behöver ditt företag ett tidrapporteringsverktyg?

Om du tittar på alla fördelarna med en tidrapporteringsmall, så är det nog inte så svårt att fatta det beslutet.