Hvorfor tidsregistrering i Excel er bedre end ingenting

Maya Lander Gornitzka

Maya deler unik indsigt i forretningslandskabet i konsulentvirksomheder med omfattende viden om tidsregistrering, projektstyring og PSA-systemer.

Hvorfor tidsregistrering i Excel er bedre end ingenting

Er du usikker på, om du får betaling for alle de opgaver, du udfører for dine kunder eller er du i tvivl om, hvorvidt din reelle timeløn er lavere, end den kunne (og burde) være?

I flere og flere brancher bliver det mere og mere almindeligt at lave projektbaseret arbejde med fleksible arbejdstider. Det stiller højere krav til, at projektledere og teams er gode til at arbejde på flere projekter ad gangen.

Dermed bliver styring - og registrering - af arbejdstid en vigtig del af projektstyringen. Og den gode nyhed er, at det kan være nemt at komme i gang med at registrere tid.

[Download] Hent dit gratis Excel skema til tidsregistrering

For skrider tiden, så skrider hele projektet. Derfor giver det for langt de fleste virksomheder god mening at implementere et tidsregistreringssystem som en del af projektstyringen.

Men før, du tager springet ud i et decideret system, kan du jo starte med at vænne dig til at registrere tid ved at bruge Excel.

Fordelene ved tidsregistrering i Excel

Har du mod på at begynde timeregistrering, er det bedst at starte simpelt, hvis din virksomhed ikke bruger et tidsregistreringssystem nu og stadig har forbehold.

Her er Excel skabelonen den mest udbredte metode til tidsregistrering for virksomheder, der vil registrere de første timer.

Et Excel skema til tidsregistrering har nogle klare fordele:

1) Det er gratis og nemt

Et Excel skema til tidsregistrering er gratis, og har prædefinerede formler. Så du skal ikke bruge tid på at sætte dig ind i et nyt system eller bygge et fra bunden. Alt hvad du skal gøre er, at finde en skabelon, gemme den og dele den med dine medarbejdere.

2) Det kan tilpasses

Et Excel skema til tidsregistrering er nemt at tilpasse til din virksomheds eller dit projekts specifikke behov. Du kan bruge dem for separate arbejdsperioder, fx per dag, per uge, hver anden uge eller per måned, og du kan bruge et faneblad per projekt.

3) Det er brugervenligt

De fleste af dine medarbejdere kender allerede Excel, og ved hvordan det virker overordnet set. Når du downloader en gratis Excel skabelon til tidsregistrering, kan I derfor begynde at registrere tid med det samme.

4) Det er analytisk

Excel er et solidt analyse- og rapporteringsværktøj. Ved at bruge de indbyggede analysemuligheder kan du finde vigtige sammenhænge, som ellers kan være svære at få øje på.

Tidsregistrering giver dig noget værdifuldt: Data

Når dine medarbejdere registrerer tid, får både medarbejdere og ledere indsigt i, hvordan tiden bruges, og hvordan den overordnede performance forbedres.

Det giver grundlæggende indsigt i virksomheden. Ledere og medarbejdere bliver ofte overraskede over, hvad de bruger tiden på, når de skifter fra mavefornemmelser til objektiv tidsregistrering.

Læs også: Er tidsregistrering lovkrav i 2024? Få styr på EU-reglerne om at registrere tid.

Hvad får lederne ud af at bruge Excel til tidsregistrering?

Med tidsregistrering stiger profitabiliteten.

Stigende profitabilitet i virksomheden
For alle typer virksomheder giver tidsregistrering forbedringer på bundlinjen. Tid er penge, og for at optimere brugen af din tid, er du nødt til at vide, hvor du spilder den og og hvor den giver størst mulig værdi. Det får du lynhurtigt indsigt i, når I registrerer jeres arbejdstid. Hvis du ikke ved, hvordan tiden bruges i dit firma, så taber du højst sandsynligt penge allerede.
Fast greb om nuværende og kommende opgaver
Dokumentation af tid hjælper dig også med at finde ud af, om dine medarbejdere har styr på deres projekter, og om deres opgaver er afstemt med de opsatte mål og deadlines.
Du har et klart billede af, hvordan dine medarbejdere bruger deres tid, og du kan bedre hjælpe dem med at estimere nuværende og kommende opgaver.
Tidsregistrering gør det også muligt præcist at planlægge tidsplaner for fremtidige projekter. Du har også bedre mulighed for at delegere opgaver blandt dine medarbejdere, fordi du forstår deres stærke og svage sider.

Læs også: 9 vitale tips til implementering af tidsregistering.

Fordele ved tidsregistrering i Excel

Mange virksomheder bruger Excel til at registrere tid, før de skifter til et "rigtigt" tidsregistreringssystem. Et Excel skema til tidsregistrering har en række fordele:

Det er gratis.
Let at tilpasse til jeres behov.
Excel er genkendeligt for medarbejderne.
Solidt værktøj til analyse.

Hvad får medarbejderne ud af at bruge Excel til tidsregistrering?

Medarbejderne oplever højere produktivitet og får bedre styr på tiden.

Højere produktivitet. Når du bruger en timeseddel finder du ud af, hvordan du egentlig bruger din tid og dine kræfter. Når først du begynder at registrere tid (og finder ud af, hvor og hvordan du spilder den), så bliver det mere naturligt for dig at bruge den mere ansvarligt. Det forbedrer både din produktivitet og effektivitet.
Tidsregistrering hjælper dig også med at fokusere på én opgave ad gangen, hvilket giver en større kvalitet i dit arbejde og minimerer risikoen for at lave fejl.
Bedre styr på din egen tid. Et fast greb om nuværende og kommende opgaver. Når du har styr på dine opgaver og respektive deadlines, kan du bedre holde dig til tidsplanen. Selv en simpel ugeseddel kan hjælpe dig til at blive bedre til at prioritere vigtige opgaver og undgå at misse vigtige deadlines.
Tidsregistrering vil hjælpe dig, så du ikke drukner i et hav af opgaver, der hober sig op på dit skrivebord på grund af dårlig tidsstyring.